2. Обчислювальні поля

В системі Access є можливість в результуючій таблиці запитів представ-ляти окрім значень полів окремих таблиць бази даних спеціальні поля, в яких подається деякий вираз. Цей вираз будується на основі деяких звичайних полів за допомогою спеціальних функцій та арифметичних операторів. Створення такого виразу здійснюється за допомогою спеціальної програми, що називається Построитель выражений.

Використання цього засобу розглянемо на прикладі. Помітимо у вкладці Запросы створений вже нами запит Відомості і натиснемо кнопку Конструктор. На екрані з’явиться вікно Запрос на выборку. Виберемо в рядку Поле першу зліва пусту клітинку і встановимо в ній курсор. Потім на панелі інструментів на-тиснемо кнопку Построить. На екрані з’явиться діалогове вікно Построитель выражений.

Це вікно складається з чотирьох частин (блоків). Верхню частину вико-ристовують для введення логічного виразу. Тут розташовані також кнопки керу-вання вікном, кнопки із знаками математичних та логічних операцій. Трое ниж-чих блоків (вікон) використовуються для вибору елементів, які в них знаходять-ся. Ліворуч розташовані об’єкти бази даних: таблиці, запити та ін. В середній частині перераховано елементи вибраного об’єкта ліворуч.

Виберіть в лівому нижньому блоці вікна розділ Таблицы і двічі клацніть лівою кнопкою миші по знаку “+” перед розділом. Розкриється ієрархічне дерево таблиць бази даних, з якою ми працюємо. Створимо обчислювальне поле Ціна замовлення, значення якого дорівнюють добутку полів Замовлена кількість таблиці Замовлення і Ціна одиниці таблиці Товар.

Виберемо спочатку таблицю Замовлення, натиснувши її лівою кнопкою миші. В середньому нижньому блоці вікна з’явиться перелік всіх полів вибраної таблиці. Виберемо поле Замовлена кількість і натиснемо на кнопку Вставить. В результаті в верхньому блоці вікна з’явиться запис [Замовлення]![Замовлена кількість]. Натиснувши кнопку “*” додамо до цього запису знак множення. Аналогічно, з таблиці Товар виберемо поле Ціна одиниці і кнопкою Вставить доповнимо запис виразом [Товар]![Ціна одиниці]. Після цього, натиснувши кно-пку Ок, знову переходимо в вікно Запрос на выборку.

В вибраному нами чистому полі з’явився вираз: Выражение1: [Замов-лення]![Замовлена кількість]* [Товар]![Ціна одиниці]. Якщо залишити цей вираз без змін, то в результуючій таблиці запиту з’явиться нове поле з назвою Выражение1. Змінемо назву цього поля, замінивши Выражение1 на Ціна замовлення і закриємо вікно. Після цього відкриваємо запит на перегляд за допомогою кнопки Открыть.

Приклад 2. В таблицю Співробітники, що містить інформацію про співробітників деякої установи, зокрема дату їх народження в полі Дата Народження, необхідно включити обчислювальне поле Вік працівника. Поле, яке відображатиме інформацію про вік співробітника буде мати вид:

Вік: Int((Date()-[Покупець]![Дата Народження])/365)

3. Запит на вибирання з параметром

Запити, які ми досі розглядали базувалися на жорстко заданих умовах, оперативна зміна яких непроста. Враховуючи це, в Access передбачено спеціальний запит на вибирання – запит з параметром. Його формат такий:

Like [текст] – де Like – оператор (команда) мовою SQL; [ текст] – будь-який текст звернення до користувача, наприклад, “Введіть прізвище”, або “Введіть наіменування товару”. Цей оператор записується в рядок Условие отбора при формуванні запиту в режимі Конструктор.

Після запуску запиту на виконання на екран викликається вікно Введите значение параметра, у поле якого вводиться одне із можливих значень параметра.

У разі необхідності формування запиту, що складається з кількох параметрів, останні будуть виводитися на екран у тій послідовності, у якій їх вказано у бланку запиту.

При використанні оператора Like (подібність) і метасимволів значно розширюється можливості формування запитів, які мають змогу знайти потрібні записи в таблиці, знаючи лище фрагмент написання параметра.

4. Звіти

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різним рівнем деталізації. В нього можуть бути включені лінії, рамки, рисунки, графіки та ін.

У процесі конструювання звіту визначаються склад і зміст його розділів, оформляються заголовки, підписи реквізитів, що визначаються. В разі необхідності мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць. В основу звіту конструювання може бути покладений багатотабличний запит.

Всі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:

• рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому стовпці;

• стовпцеві, в яких усі поля відображаються одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;

• поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.

Для створення звіту необхідно у вікні бази даних вибрати вкладку Отчеты і клацнути лівою кнопкою миші на кнопці Создать, внаслідок чого на екрані з’явиться діалогове вікно Новый отчет.

За допомогою цього вікна можна вибрати один із режимів конструювання звіту:

• Конструктор.

• Мастер очетов.

• Автоотчет.

Змінити рівні групування (додати нові чи знищити існуючі) можна у діалоговому вікні Сортировка и груп­ировка, яке з'явиться на екрані після вико­нання команди Вид Сортировка и группировка або натискання однойменної кнопки панелі інструментів Конструктор отчетов, у полі Поле/выражение потрібно ви­брати зі списку, який відкриється, назву поля, по якому групують записи, або за допомогою побудовувача виразів створити вираз для обчислювального поля. Поле чи вираз у першому рядку визначатиме перший (найвищий) рівень групування. Тільки-но у рядок буде введено назву поля чи вираз, у наступному полі діалогового вікна з'явиться зна­чення По возрастанию - значення, яке вибирається за замо­вчуванням при сортуванні значень поля. Його також мож­на змінити, вибравши інше значення в списку, який від­криється, у нижній частині вікна відобразяться властивос­ті групування, змінюючи які можна задати необхідний режим групування:

- Заголовок группы - визначає наявність заголовку групи;

- Примечание группы - визначає наявність примітки гру­пи;

- Группировка - задає порядок групування записів;

- Интервал - задає інтервал групування для значень в полі чи виразі;

- Не разрывать - задає параметр представлення групи на одній сторінці.

Для того, щоб створити групу, потрібно задати для властивостей Заголовок группы і/або Примечание группы значення Да. При цьому у області даних проекту звіту ві­добразяться заголовок та примітка відповідної групи. По­руч з полем, яке утворює групу, у діалоговому вікні Сор­тировка и группировка з'явиться відповідний значок, який вказуватиме на наявність групи. Змінюючи послідовність розміщення полів, які беруть участь у групу­ванні (перетягуючи мишкою назви полів у вікні), користу­вач може змінити послідовність рівнів групування. Якщо потрібно знищити якийсь рівень, то знищують рядок з на­звою поля у верхній частині вікна.

У діалоговому вікні Сортировка и группировка також можна задати параметри сортування да­них у полях звіту (у полі Порядок сортировки).