5. Розроблення багатотабличного звіту в режимі Мастер отчетов

Конструювання звітів за допомогою Майстра зводиться до діалогового режиму його створення, коли система задає ряд запитань про звіт і на підставі відповідей конструює його. Майстер використовується для створення звітів з групуванням і без нього, а також підсумкових, багато- й однотабличних звітів і т.д.

Для створення звітів у цьому режимі необхідно в діалоговому вікні Новый отчет клацнути лівою кнопкою миші на пункті Мастер отчета, а в списку джерел даних вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть використовуватися у звіті. Якщо в ньому потрібно використати дані з кількох таблиць, необхідно вибрати первинну таблицю (наприклад, Покупець).

Після клацання лівою кнопкою миші на Ok відкривається перше діалогове вікно Создание отчетов.

У цьому вікні відображаються список таблиць і запитів, що розкривається, для вибору їх як джерела даних, а також списки Выбранные поля та Доступные поля для додавання у звіт потрібних полів. Відбирання цих полів здійснюється за допомогою кнопок >, >>, <, <<.

Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці або одного запиту, то необхідно зі списків таблиць та запитів вибрати потрібні і додати відповідні поля. Набравши таким чином усі необхідні для звіту поля, треба клацнути по кнопці Далее.

В новому вікні з’являється елемент керування – список Выберите тип представления данных, який в нашому випадку має елементи: Товар, Замовлення, Покупець. Виберемо елемент Замовлення для якого всі імена полів звіту подаються однією групою. Після цього слід клацнути лівою клавішею миші на кнопці Далее, внаслідок чого у діалоговому вікні з’являється список Добавить уровни группировки?, з якого виділимо і перенесемо до правої частини почергово поля Прізвище та Ім’я, задаючи тим самим рівні групування даних по прізвищу та імені.

Натиснувши кнопку далее одержимо вікно, в якому написано: Выберите порядок сортировки записей в возрастающем или убывающем порядке. В нашому випадку сортування проводити не будемо, а натиснемо на керуючу кнопку Итоги. В результаті одержимо нове діалогове вікно Итоги, в якому в рядку Замовлена кількість проставимо прапорець в керуючому елементі, розміщеному в стовпці Sum. Це означає, що для кожної групи та для всієї бази даних будуть підводитися підсумки, які полягають в сумуванні даних по вибраному полю Замовлена кількість. В командному елементі Показать виберемо режим Данные и итоги, при якому буде виводитися максимум інформації.

Натиснувши кнопки Ok та Далее одержимо діалогове вікно якому пропонується вибрати вид макета для звіту. Виберемо з наявного списку елемент По левому краю 2. В цьому вікні також можна вибрати орієнтацію сторінки для друкування – книжкову чи альбомну.

Після натискування кнопки Далее в новому вікні пропонується вибрати стиль звіту. Виберемо, для прикладу, стиль Спокойный. Натиснувши кнопку Готово одержимо сформований звіт.

Якщо якісь елементи одержаного звіту не задовольняють нас, наприклад титульний заголовок, звіт можна відкрити в режимі Конструктор і скорегувати його.

ХІД РОБОТИ

1. Побудуйте запит до вашої бази даних як подано в інструкції.

2. Доповніть або змініть запит за допомогою команди Конструктор.

3. Створити запит до таблиці Товар, який вибиратиме записи про товар, ціна якого знаходиться в діапазоні [100:200].

4. Створити запит до таблиці Замовлення, який вибиратиме записи про виконані замовлення протягом 2007 р.

5. Створити запит до таблиці Працівники, який вибиратиме записи працівників, у яких немає телефону.

6. В запиті Відомості створіть обчислювальне поле Ціна замовлення згідно приведеної інструкції.

7. Згідно описаній технології створіть за допомогою Майстра звітів звіт з іменем Відомість1.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Що таке запит?

2. Які види запитів ви знаєте?

3. Які існують способи створення запиту?

4. Опишіть створення запиту з параметром.

5. Опишіть створення запиту на вибірку.

6. Що таке обчислювальні поля?

7. Що таке звіт?

8. Опишіть спосіб створення звіту за допомогою Майстра звітів.

9. Вкажіть основні елементи керування звітом.

10. В яких режимах можна створювати звіт в MS Access?