1.5. Выбор методологии описания бизнес-процессов

Формирование модели бизнес-процесса является сложной задачей, требующей для своего решения определенного набора методов и средств. Для каждого проекта выбирается конкретная методика представления процессов в виде схем (диаграмм), выполненных определенным образом.

Метод создания схемы бизнес-процесса – важнейшая часть методологии проекта описания бизнес-процессов организации. Каждый метод предоставляет пользователю определенный язык описания объектов реального мира при помощи специально разработанного синтаксиса, использующего ряд графических символов, которые отражают реальные объекты и связи между ними, а также свой способ описания деятельности организации. Поскольку любая организация представляет собой сложную, многогранную систему, то не существует какого-то одного, выделенного метода описания, при помощи которого можно было бы полно описать ее модель. Поэтому часто споры о том, какой метод лучше, бывают лишены смысла. Выбор подходящего метода описания зависит от целей, поставленных перед аналитиком, создающим модель организации. Например, для описания управления деятельностью организации на верхнем уровне было бы неправильно использовать метод Work Flow (IDEF3) или Data Flow (DFD) и наоборот, для описания рабочих процессов нецелесообразно использовать стандарт IDEF0.

Следует обратить внимание на использование терминов «моделирование» и «описание». На практике эти два понятия часто не различаются. Под ними понимается создание схем (диаграмм) процессов при помощи определенного метода. Строго говоря, моделирование процессов подразумевает создание некоторой малой модели процесса, например, модели стоимости, времени выполнения. Сама по себе схема является некоторым чертежом, построенным по деленным требованиям, с целью передачи информации о деятельности системы. Было бы правильным называть этот чертеж именно «описанием» процесса, «моделью». Поэтому, употребляя слова «модель процесса», следует уточнять, какие именно параметры превращают простое «описание» в «модель». Для прикладных задач внедрения процессного подхода к управлению целесообразнее использовать термин «описание процесса». Он является простым и понятным при составлении документов, регламентирующих процесс или сеть процессов организации.

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Обычно объект модели отображается на диаграмме процесса при помощи определенного графического символа, например четырехугольника. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области или, проще говоря, организации. При создании моделей процессов объектами могут быть функции, люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и т.д. Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются различными.

Связи предназначены для описания взаимоотношения объектов между собой. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь помощи потока информации, использование другим объектом и т.д. Связи между объектами для разных моделей чаще всего отображаются стрелками.

Каждый объект и связь обладают рядом параметров или, как часто принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта. Состав атрибутов зависит от типа объекта модели, точнее от типа отображаемого при помощи модели реального объекта организации. Атрибутами могут служить такие характеристики, как номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др.

На практике при создании моделей организации описание атрибутов объектов модели осуществляется при помощи специальных возможностей инструментальных средств моделирования бизнес-процессов, что позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную «модель», на основе которой проводят определенные вычисления, анализ и оценивание процесса.

Связи, используемые в моделях процессов, также играют важнейшую роль. С их помощью удается описать взаимодействие между объектами модели. Связи, выраженные специальными условными обозначениями (стрелками), делают схему процесса информативной. В зависимости от смысла связи одна и та же модель может описывать совершенно различные практические ситуации.

Сами по себе описательные схемы процессов предоставляют руководителю лишь очень ограниченную информацию для анализа и принятия решений. Не понимая этого, многие руководители ставят задачу «тотального» описания деятельности организации. Создаются огромные по объему подшивки моделей, каждая из которых в отдельности является лишь описательной схемой небольшой части процессов. К сожалению, в этом случае количество не переходит в качество. Никому в организации не по силам работать с таким количеством чертежей, анализировать их и предлагать какие-то решения. В итоге наработки нескольких месяцев идут в корзину. Улучшение деятельности организации зависит не от объема и детальности созданных моделей процессов, от того, как будут с ними работать, а от качества этих моделей, их способности выявить реальные проблемы, возможности их применения при реплантации деятельности подразделений предприятия в рамках внедрения процессного подхода. Это означает, что цели формирования моделей процессов организации должны быть четкими и понятными, разработанные требования к моделям – конкретными, а порядок их практического использования – продуманным [34].