1.1. Организация бухгалтерского учета в торговле

Организация бухгалтерского учета - это система построения учетного процесса, который слагается из следующих основных элементов:

- первичный учет;

- регистры бухгалтерского учета;

- документооборот;

- инвентаризация;

- отчетность.

Каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным документом, только в таком случае она принимается к бухгалтерскому учету. Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее окончания. Учесть операцию значит сделать бухгалтерскую проводку, то есть отразить операцию на счетах бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах.

Документооборот подразумевает собой прохождение документов от момента их выписки до сдачи в архив.

Инвентаризация имущества и обязательств организации - это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Инвентаризация обеспечивает достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Необходимость ведения аналитического учета обусловлена потребностью получения информации, сгруппированной тем или иным образом, и обобщенных сведений по группам товаров, покупателей, поставщиков и других объектов учета.

На определение видов аналитического учета на предприятии торговли влияют следующие факторы:

- необходимость анализировать объемы продаж и рентабельность по группам товаров, управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, планировать и нормировать издержки, искать пути их минимизации, сравнивать эффективность видов деятельности, проводить эффективную ценовую политику, стимулировать персонал и т.п.;

- необходимость составления и представления бухгалтерской отчетности, которая должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении;

- различные режимы налогообложения для разных объектов учета, при исчислении большинства налогов требуется ведение учета в аналитических разрезах, а использование льготных режимов возможно только при ведении раздельного учета облагаемых и необлагаемых оборотов;

- необходимость составления и представления статистической отчетности.

Ведение раздельного учета предполагает собой:

- описание в первичных учетных документах (счетах, актах выполненных работ, накладных, платежных поручениях и т.д.) содержания хозяйственной операции, позволяющее четко отнести такую операцию к определенному виду деятельности;

- ведение для обобщения первичных учетных документов по каждой операции, связанной с получением прибыли по определенному виду деятельности, отдельных регистров синтетического учета (мемориальных ордеров, бухгалтерских проводок, журналов, книг, ведомостей, оборотно-сальдовых ведомостей, главной книги и др.);

- отражение операций, связанных с получением доходов и осуществлением расходов по каждому виду деятельности, по которым установлены разные ставки налога на прибыль, по отдельным субсчетам соответствующих балансовых счетов.

Ведение аналитического учета в рамках системного бухгалтерского учета не всегда обязательно. Это может быть сделано путем присвоения определенных кодов, использования различных классификаторов и других возможностей оперативного учета.

Субсчета в системном учете следует открывать в тех случаях, когда требования аналитического учета диктуется требованиями бухгалтерской отчетности или порядком исчисления налогов. Но при этом не существует строгой регламентации в нормативных актах по бухгалтерскому учету того, какие разрезы информации выводить на уровень субсчетов и в какой иерархии, а какие вести в аналитическом учете.

Перечислим виды аналитического учета, которые необходимы для применения на предприятиях оптовой и розничной торговли, по счетам:

- 41 "Товары";

- 004 "Товары, принятые на комиссию";

- 90 "Продажи";

- 44 "Расходы на продажу";

- 62 "Расчета с покупателями и заказчиками";

- 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

В бухгалтерском учете, товары, приобретенные в собственность, учитываются на балансовом счете 41, а товары, принятые на комиссию, учитываются на забалансовом счете 004. Нужно организовать и складской (оперативный, управленческий) учет таким образом, чтобы движение закупленных товаров было отделено от движения товаров, оприходованных на комиссионных началах.

Среди групп товаров обязательно следует выделить тару. Учет товаров, принятых на комиссию, ведется не только по видам, но и по поставщикам, а может вестись и по каждому договору с различными условиями комиссии. Организация должна определить группы товаров, по которым используются различные методы списания. При использовании методов ФИФО и ЛИФО (метод ЛИФО с 1 января 2008 г. используется только для целей исчисления налога на прибыль) необходимым условием является партионный учет, причем в качестве признака партии принимается дата поставки.

Места хранения товаров (склады, различные розничные точки), материально-ответственные лица. Ведение такого учета важно для управленческих целей (информация о наличии товаров по складам), а также для проведения инвентаризации товаров.

Ставка НДС по товарам: 18%, 10%, необлагаемые. В отсутствие раздельного учета применяется ставка НДС 18%. Сложности возникают при организации раздельного учета не столько товаров, облагаемых НДС по разной ставке, сколько издержек обращения, приходящихся на товары, облагаемые и не облагаемые НДС.

Тип производителей товаров: импортные или отечественные. Такой учет важен для того, чтобы иметь возможность получить отчет о реализации импортных товаров, НДС по импортным товарам, уплаченный таможенным органам, показывается отдельно.

Виды аналитического учета расчетов с покупателями на предприятиях торговли.

1. Аналитический учет расчетов с покупателями ведется по каждому покупателю, при этом собираются следующие сведения:

- наименование;

- номер расчетного или иного счета;

- юридический адрес;

- наименование, местонахождение, номер корреспондентского счета банка предприятия-дебитора.

2. В целях предоставления бухгалтерской отчетности учет дебиторской задолженности, в т.ч. покупателей, должен быть организован таким образом, чтобы можно было получить отчеты о:

1) сроках погашения задолженности, при этом выделяется:

- краткосрочная (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) и долгосрочная;

- просроченная задолженность, в т.ч. длительностью свыше 3 месяцев; из долгосрочной задолженности выделяется задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты;

- дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности (3 года).

Дебиторской задолженности, обеспеченной векселями; при этом ведется учет просроченных векселей. Размер дебиторской задолженности, за поставленные товары не только в продажных ценах, но и по фактической себестоимости.

Учет расчетов с поставщиками следует вести по каждому выставленному счету, счету-фактуре, так как в противном случае у предприятия может возникнуть проблема с обоснованием возможности принятия входного НДС к зачету.

Следующий вид аналитики, который следует вести предприятиям торговли - учет прямых и косвенных затрат. Прямыми на предприятии торговли являются затраты, которые можно прямо отнести на соответствующий вид реализуемых товаров. К косвенным затратам относятся затраты, связанные с реализацией нескольких (всех) видов товаров.

В сочетании с учетом затрат в разрезе торговых точек, зон, учет прямых и косвенных затрат даст полезную информацию о рентабельности товаров каждого вида, будет способствовать эффективному ценообразованию.

В случае, когда предприятие занимается не только торговлей товарами, приобретенными в собственность, но и комиссионной торговлей, деление затрат на прямые и косвенные будет иметь значение и для правильного исчисления налога на прибыль.

В целях правильного исчисления налога на прибыль торговые предприятия обязаны обеспечить раздельное ведение учета по видам деятельности, облагаемым налогом на прибыль по разной ставке.

При этом общепроизводственные и общехозяйственные расходы (например, содержание дирекции и охраны предприятия, содержание зданий и их текущий ремонт, командировочные расходы, расходы на оплату труда и т.д.), распределяются пропорционально размеру выручки, полученной от каждого вида деятельности в общей сумме выручки.

Нужно вести отдельный учет затрат, не облагаемых НДС (например, заработная плата, отчисления по социальному страхованию, амортизация, оплата по счетам поставщиков без НДС) и затрат, по которым НДС был указан в счетах поставщиков и подрядчиков. Именно к этим последним затратам, распределенным пропорционально установленной базе, следует присоединить НДС.

Ведение аналитического учета предприятиями торговли по другим объектам учета, учитываемым на счетах:

- 01 "Основные средства";

- 02 "Амортизация основных средств";

- 04 "Нематериальные активы";

- 05 "Амортизация нематериальных активов";

- 63 "Резервы по сомнительным долгам";

- 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";

- 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- 76 "Расчеты с дебиторами и кредиторами";

и т.д. не имеет особенностей по сравнению с предприятиями других отраслей.

На счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" аналитический учет ведется:

- отдельно по недостачам и потерям;

- по материально-ответственным лицам;

- по отношению к нормам естественной убыли в пределах или сверх норм.

Построение аналитического учета, один из самых сложных и важных моментов организации бухгалтерского учета в торговле, во многом определяющий его качество.