1.2. Перелік документів зоз.

Перелік документів, які необхідно/доцільно мати у ЗОЗ, переважно визначається його формою власності. Наприклад, приватний лікувально-профілактичний заклад, що надає платні медичні послуги, може (і зобов’язаний) мати прейскурант цін, затверджений відповідною посадовою особою закладу і доведений до відома пацієнтів – споживачів медичних послуг. Зрозуміло, що до державних чи комунальних ЗОЗ, які надають безоплатну медичну допомогу, така вимога не висувається.

Проте наявність деяких документів у ЗОЗ обов’язкова незалежно від їх форми власності, відомчої підпорядкованості, виду чи профілю діяльності. Так, наприклад, у будь-якому такому закладі має бути укладено колективний трудовий договір між власником (уповноваженим ним органом) і профспілковою організацією (представниками, уповноваженими трудовим колективом).

Необхідність введення деяких документів правового характеру визначають самі ЗОЗ. Так, у багатьох з них використовують формуляри інформованої згоди пацієнта на певні види медичних втручань, розроблені самими закладами. Щоправда, у деяких випадках обов’язкову наявність такої згоди певного зразка передбачає і законодавство (йдеться, наприклад, про бланк Інформованої добровільної згоди на застосування визначеного методу переривання вагітності, що міститься у додатку до «Інструкції про порядок штучного переривання вагітності», затвердженої Наказом МОЗ України від 20.07.2006 р. № 508). Проте у більшості випадків питання про необхідність впровадження у діяльність ЗОЗ такого документа та його зміст заклади вирішують самостійно.

При цьому важливо зазначити, що, запроваджуючи типову форму документа, наявність якого не обов’язкова згідно з чинним законодавством, керівник ЗОЗ має керуватися нормами законодавства, що визначають суб’єктивні права та обов’язки, використанню і виконанню яких має сприяти документ, що запроваджується. Пояснимо це на прикладі.

Законодавство не встановлює бланків інформованої згоди пацієнта на більшість видів медичних втручань, скажімо, на видалення зуба. Проте для сприяння ознайомленню пацієнта з альтернативними методами лікування, можливими ризиками, ускладненнями та іншою інформацією, а також для фіксації факту згоди пацієнта, наданої на підставі такої інформації, з метою запобігання можливим непорозумінням між лікарем і пацієнтом керівництво ЗОЗ може визнати за доцільне запровадити бланк Інформованої згоди пацієнта на видалення зуба. У такому разі, розробляючи бланк, необхідно ґрунтуватися на нормах законодавства, що встановлюють правила інформування пацієнта про медичне втручання та надання ним своєї згоди (ст. 284 Цивільного кодексу України, ст. 39, 42-44 Закону України «Основи законодавства України про охорону здоров’я»). Отже, зміст документа, обов’язкова наявність якого не вимагається чинним законодавством, має ґрунтуватися на існуючих нормах законодавства.

На нашу думку, юридичні документи ЗОЗ можна поділити на дві групи:

• Документи, наявність/ведення яких є обов’язковим відповідно до вимог чинного законодавства;

• Документи, наявність/ведення яких є доцільним для належного функціонування закладу, здійснення ним діяльності з надання медичної допомоги чи послуг, забезпечення захисту прав пацієнтів, а також профілактики порушень та/або захисту прав ЗОЗ і медичних працівників.

До першої групи належать документи, необхідність яких передбачена кодексами (наприклад, Кодексом законів про працю України), законами (скажімо, Законом України «Про ліцензування певних видів господарської діяльності»), підзаконними актами. Так, жоден ЗОЗ не може функціонувати без правовстановлюючих документів (наприклад, статуту) та документів, які деякі фахівці називають «документами дозвільного характеру», відносячи до них власне дозволи та інші документи, що містять ознаки дозволу [2], особливе місце серед яких посідає ліцензія на медичну практику.

Крім того, доцільність наявності/ведення певних документів часто випливає з чинного законодавства, хоча безпосередньо ним і не вимагається. У цьому плані варто відзначити такий нормативно-правовий акт, як Критерії (умови) державної акредитації лікувально-профілактичних закладів, затверджені Наказом МОЗ України від 24.02.2007 р. № 92 (далі – Критерії).

Кожному ЗОЗ доцільно порівняти стан документального забезпечення своєї діяльності зі станом, якого вимагають зазначені Критерії для позитивної оцінки. Складаючи орієнтовний перелік документів, наявність/ведення яких у ЗОЗ є необхідними/доцільними (наведено наприкінці цього матеріалу), ми, крім положень низки різних нормативних актів, взяли до уваги й вимоги зазначених Критеріїв, а також існуючу практику.

Слід звернути увагу й на вимоги щодо оформлення документів, передбачені ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Орієнтовний перелік основної документації, наявність/ведення якої є необхідною/доцільним для забезпечення нормальної діяльності закладу охорони здоров’я, дотримання прав пацієнтів, медичних працівників та закладу і дотримання вимог чинного законодавства України

Установчі та інші документи, що надають закладу право здійснювати свою діяльність:

• Рішення про створення ЗОЗ.

• Статут.

• Свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи.

• Довідка з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України.

• Документи (довідки, повідомлення) про взяття на облік у податковій інспекції та фондах.

• Ліцензія на медичну практику.

• Положення про відокремлений підрозділ (філію тощо) ЗОЗ.

• Положення про структурний підрозділ (службу) ЗОЗ.

Документація щодо організації надання медичної допомоги/послуг та відносин із пацієнтами:

• Графік роботи ЗОЗ та його лікарів.

• Інформація про вищих посадових осіб ЗОЗ та графік їхнього прийому.

• Перелік видів медичної допомоги, процедур/послуг, що надаються ЗОЗ.

• Правила (порядок) надання медичної допомоги/медичних послуг ЗОЗ.

• Прейскурант цін (у разі надання платних медичних послуг).

• Договори про надання медичних послуг (якщо використовуються ЗОЗ).

• Формуляри інформованих згод пацієнта на певні види медичних втручань (якщо використовуються ЗОЗ).

• Формуляри відмови пацієнта від медичного втручання, акти про відмову пацієнта від медичного втручання.

• Анкети для анамнезу пацієнта (якщо запроваджені).

• Медична карта амбулаторного хворого, історія хвороби та інша медична облікова документація та статистична звітність.

• Інформація про права пацієнтів.

• Книга заяв і пропозицій.

Стандарти якості надання медичної допомоги. Положення про контроль якості надання медичної допомоги.

• Правила сестринського догляду.

• Інша документація щодо забезпечення діяльності ЗОЗ:

• Плани діяльності ЗОЗ.

• Фінансова документація.

• Інструкція про заходи протипожежної безпеки.

• Документи з охорони праці.

• Документи щодо відповідності державним санітарним нормам і правилам.

• Правила та інструкції щодо користування обладнанням.

• Перелік засобів вимірювальної техніки, що перебувають в експлуатації. Графік повірки.

• Порядок (схема) взаємодії між структурними підрозділами (службами) ЗОЗ.

• Інструкція з діловодства.

• Книга обліку вхідної документації.

• Книга обліку вихідної документації.

• Положення про таємну і конфіденційну інформацію.

• Журнал реєстрації перевірок (для ЗОЗ-суб’єктів підприємницької діяльності).

Кадрова документація:

• Штатний розпис.

• Документація по роботі з кадрами.

• Посадові інструкції.

• Колективний договір.

• Правила внутрішнього трудового розпорядку.

• Графік відпусток.

• Положення про преміювання працівників ЗОЗ.

1.3. Робота з архівними документами в медичноу закладі

Архівна справа, як і будь-яка галузь діяльності мединого закладу, потребує документаційного забезпечення. Робота з архівними документами має бути добре організована, забезпечена необхідною інформацією, ефективно здійснена й піддана ретельному обліку, й все це неможливо зробити без відповідних документів.

У більшості підприємств та організацій документаційне забезпечення архівної справи є дуже незначним за об’ємом й не викликає труднощів. Документи які потрапляють до архіву в медичному закладі.

Довідки, створені в організації, установі, на підприємстві (далі — організація) умовно поділяються на внутрішні й зовнішні. Внутрішні створюються, функціонують і залишаються на зберігання виключно в межах організації. Тоді як зовнішні довідки призначені для направлен ня до інших організацій, зокрема до податкової інспекції, органів соціального захисту.

Утім, копії зовнішніх довідок обов’язково залишаються у справах організації на тимчасове зберігання.

ФОРМУВАННЯ ДОВІДОК У СПРАВИ

Як правило, з довідок не формують окремі справи. Виняток становлять лише копії довідок біографічного характеру, виданих організацією працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо.

Різні за змістом довідки не можна групувати в одну справу, адже вони можуть мати різну культурну й практичну цінність і, відповідно, різні строки зберігання. І навпаки, справа може містити окрім довідок й інші види службових документів (акти, протоколи, доповіді, доповідні та пояснювальні записки тощо), якщо всі вони присвячені одному питанню, пов’я зані між собою логічно або тематично.

Медичні довідки про стан здоров’я працівників, а також довідки, надані працівникам із місця проживання, навчання та інші подібні види довідок, можуть включати до особових справ відповідних працівників, де вони зберігаються певний час. Після звільнення працівника такі довідки зберігають ще три роки, а потім вилучають з особової справи згідно зі статтею 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік).

Довідки, що подають на засідання колегіального, дорадчогочи допоміжного органу, групують у справу разом із протоколом відповідного засідання як додаток до нього. При цьому довідки, що додають до протоколів, у межах справи систематизують за датами й номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

При об’єднанні в одній справі різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, в її заголовку зазначають загальний термін «Документи», а в дужках розкривають назви основних видів документів, що включено до справи, наприклад: «Документи (розрахунки, довідки, списки, листи) про встановлення й застосування системи преміювання працівників», «Документи (доповіді, огляди, аналітичні довідки) про підсумки діяльності організації».

Наведений в додатку витяг із Переліку стане в пригоді працівникам під час визначення й внесення до індивідуальної номенклатури справ організації конкретних справ, до складуяких належать і довідки.

СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ,

ДО СКЛАДУ ЯКИХ ВХОДЯТЬ ДОВІДКИ

Строк зберігання справ, до складу яких входять довідки, може бути:

• постійним;

• тривалим (понад 10 років);

• тимчасовим (до 10 років включно).

Нагадаємо, що строк зберігання «Постійно» встановлюють тільки для документів, які належать до Національного архівного фонду (далі — НАФ) і підлягають довічному зберіганню.

Тривалий строк зберігання може бути конкретним: 25, 50, 75 років, або умовним — «До ліквідації організації».

Строк зберігання «До ліквідації організації» означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а в разі її ліквідації підлягають повторній експертизі цінності. Залежно від її результатів ті з документів, які зачіпають права громадян, передають за описами справ до місцевих архівних установ, утворених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади й органами місцевого самоврядування. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не утворені, зазначені документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

Тимчасовий строк зберігання також може бути конкретним: один, три, п’ять або 10 років, і умовним — «Доки не мине потреба», «До заміни новими».

Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, щоъдокументи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання, який визначають самі установи, не може бути менш як один рік.

Для деяких справ, в яких, зокрема, містяться довідки тимчасового зберігання (наприклад, «Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів»), поряд із визначеним строком проставлено позначку «ЕПК», яка означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій — джерел формування НАФ — ухвалюють експертно-перевірні комісії державного архіву (далі — ЕПК). У цих випадках після завершення визначеного строку проводиться додаткова експертиза цінності цих справ і остаточне рішення ухвалює ЕПК відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває організація фондоутворювач.

Закінчені у діловодстві справи постійного, тривалого строку зберігання та з особового складу підлягають переданню в архів закладу охорони здоров’я. А документи тимчасового строку зберігання зберігаються за місцем їх формування у справах структурних підрозділів цього закладу і після закінчення строку зберігання підлягають знищенню у встановленому порядку.

Відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41, забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

Експертизу цінності документів, їх відбір для подальшого зберігання здійснюють експертні комісії (ЕК) цих закладів, що діють відповідно до положень про них, розроблених на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 р. №183, або Примірного положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 6 травня 2008 р. №83. Завданням ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві закладу охорони здоров’я.

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ закладу охорони здоров’я за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК закладу охорони здоров’я одночасно. Схвалені ЕК закладу описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК (експертно-перевірна комісія) відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником організації, після чого організація - фондоутворювач має право знищувати документи.

Заклади охорони здоров’я, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК закладу, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом із описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради.

Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником закладу охорони здоров’я, якщо практична потреба в них відпала й строки їх зберігання за Переліком, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41, вичерпані.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.

Знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання ЕПК державного архіву (для організацій - джерел формування НАФ), а також порушення встановлених Переліком строків зберігання документів є незаконними і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством України.