2. Рекомендации по совершенствованию организации и ведению

бухгалтерского учета ООО «Чароит»

Организация бухгалтерского учета предприятия - это целый комплекс мероприятий, определение долговременной учетной политики, выбор формы бухгалтерского учета, подбор комплекса технических средств, формирование структуры бухгалтерской службы, разработка графика документооборота и должностных инструкций для бухгалтерского персонала и т.д.

Эффективное управление предприятием возможно, если на нем организована дееспособная система бухгалтерского учета, позволяющая делать выводы о взаимосвязях между деятельностью подразделений и соответствующими стоимостными показателями. Под рациональной организацией и ведением бухгалтерского учета следует понимать систему элементов и средств наиболее оптимального построения учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и уместной (полезной) для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производственных ресурсов.

В целом организация и ведение бухгалтерского учета в ООО «Чароит» ведется в соответствии с Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 07.12.2011 г. № 402-ФЗ. Учет на данном предприятии организован рационально и соответствует принятым нормам и правилам. Но выявлено несколько слабых сторон: отсутствие Положения о системе бухгалтерского учета на предприятии, Графика документооборота, должностных инструкций. Следствием отсутствия данных документов в организации являются ошибки в первичной документации, несвоевременное движение первичных документов, не правильное разделение должностных обязанностей.

В целях совершенствования организации бухгалтерской службы малого предприятия рекомендуем разработать график документооборота, устанавливающий порядок движения первичных документов организации, относящихся к соответствующим разделам.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Ответственность за разработку графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, а утверждает его руководитель предприятия.

График документооборота поможет предприятию установить рациональный документооборот, т.е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определить минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение будет способствовать оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивать своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных должны будут нести лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации должен осуществлять главный бухгалтер ООО «Чароит». Целесообразно вручить каждому работнику предприятия выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

График документооборота может стать в организации инструментом для выполнения одной из задач главного бухгалтера: организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов.

Еще одним из недочетов организации бухгалтерского учета в ООО «Чароит» является отсутствие должностных инструкций, которые дают четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогают разрешать возникающие трудовые споры.

Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Поэтому мы считаем, что для совершенствования бухгалтерского учета нужно разработать должностные инструкции для каждой должности на предприятии.

Должностная инструкция — основной документ, определяющий функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействия сотрудников. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками компании.

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому предприятие самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). Для организации должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как ­самостоятельный документ.

Назначение должностной инструкции — объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы:

-  общие положения;

-  должностные обязанности;

-  права;

-  ответственность;

-  квалификационные требования;

-  необходимые знания;

-  взаимодействия.

В общих положениях предприятие должно описать, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр. Пункт «должностные обязанности» должен содержать подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать. В следующем пункте должны быть описаны права специалиста (например - своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.), а так же ответственность его перед компанией.

Требования к квалификации и необходимые знания – это описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности. Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования для организации не принципиальны - пункт лучше опустить.

В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако, эти «подробности», в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне.

В целях совершенствования организации и ведения бухгалтерского учета ООО «Чароит» можно предложить автоматизировать учет заработной платы и кадров. Ведение заработной платы на предприятии ведется вручную, что отрицательно отражается на бухгалтерском учете организации. В данном случае можно порекомендовать автоматизировать учет с помощью программы «1С: Зарплата и кадры», которая является компонентой системы «1С Предприятие», настроенной на расчет заработной платы и учет персонала.

Компонента «1C Зарплата и кадры» поможет на предприятии автоматизировать периодические расчетные операции. Области применения компоненты:

- расчет заработной платы;

- учет кадров;

- учет акций и расчет дивидендов;

- учет жилого фонда и расчет квартплаты и прочее и может быть использована как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1С Предприятие».

Конфигурация, предназначенная для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться на данном предприятии, и удовлетворяет законодательству Российской Федерации.

Предусмотрена возможность работы с кадровыми документами без привязки к начислению и расчету заработной платы, что делает более самостоятельной и гибкой кадровую подсистему. Обеспечена поддержка текущего налогового законодательства, в том числе учет зарплаты в организациях, полностью или частично переведенных на уплату единого налога на вмененный доход.

Отчетность о налогообложении доходов физических лиц и об исчислении взносов в ПФР можно получать как на основании автоматически проведенных расчетов заработной платы, так и по введенным вручную данным.

Пользователи типовой конфигурации могут перенести содержимое справочников и накопленные данные расчета в информационную базу редакции 3.0 при помощи конвертора, входящего в поставку новой редакции конфигурации.

Типовая конфигурация позволяет осуществлять:

- оформление приказов о приеме на работу

- оформление приказов о продвижении по службе

- ввод и расчет больничных листов

- оформление и расчет отпусков разного типа, и получение отпускных записок;

- ввод разовых и долгосрочных доплат;

- оформление приказов о выплате премии, как отдельным сотрудникам, так и любой выбранной группе сотрудников;

- расчет разнообразных доплат: от доплаты к окладу до доплаты за выслугу лет, ведение штатного расписания предприятия;

- получение стандартных отчетов и форм для предоставления в налоговые и другие органы;

- проведение авансовых выплат заработной платы;

- проведение частичной выплаты заработной платы;

- депонирование сумм, не выданных по платежным ведомостям;

- учет долгов по заработной плате прошлых периодов;

- оформление увольнений с расчетом компенсаций отпуска;

- выходного пособия и другие возможности.

Отчеты в «1С зарплата и кадры» могут представляться в виде: своды по начислениям и удержаниям, расчетные листки, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость для получения денег через кассу, расходные кассовые ордера, налоговая карточка, справка о доходах, анкета застрахованного лица и индивидуальные сведения для Пенсионного Фонда, отчет по среднесписочной численности предприятия, отчеты о количестве принятых и уволенных за определенный период, отчеты о юбилярах и детях сотрудников, отчет о военнообязанных и др.

Программа даст возможность организации самостоятельно ввести региональные сборы с физических лиц и отчисления с ФОТ предприятий, регламентируемые местным законодательством.

Первоначально программа содержит целый набор справочников и классификаторов, содержащих исходные данные и предназначенных для работы с такими понятиями, как должности, категории работников, единая тарифная сетка.

Справочник подразделений позволит ООО «Чароит» отобразить сколь угодно сложную, многоуровневую структуру предприятия.

Можно вести штатное расписание предприятия, которое позволит оперативно учитывать степень заполнения штата, управлять такими понятиями как «вилка окладов» и быстро формировать список вакансий на предприятии.

Одной из важных предпосылок рациональной организации учета является разработка плана организации бухгалтерского учета, которым определяется содержание, последовательность и сроки выполнения учетных работ на предприятии, порядок получения информации, составление и представление отчетности.

О бухгалтерском учете и его роли говорится как о каком-то организме, который сам по себе способен предоставлять информацию, необходимую для принятия управленческих решений. Его роль в системе управления огромна, поскольку основой разработки и реализации управленческий решений является экономическая информация, в общей совокупности которой около 2/3 всего объема составляют данные бухгалтерского учета. Вознося роль бухгалтерской информации, достаточно узко освещается тема, касающаяся того, чьими руками эта информация аккумулируется, трансформируется и представляется в том виде, который доступен для понимания тому кругу людей, кого называют пользователями бухгалтерской информации.

На бухгалтерскую службу предприятия возлагаются ведение своевременного и достоверного бухгалтерского учета, формирование полной и достоверной информации о ее деятельности и имущественном положении, необходимой также для контроля за соблюдением законодательства, за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, предотвращение негативных явлений в деятельности организации, осуществление строжайшего режима экономии. Даже простое перечисление функций бух. службы показывает, насколько существенны ее место и роль в управлении предприятия. Бухгалтерская служба тесно связана со всеми структурными подразделениями организации, со службами и отделами аппарата управления и отдельными исполнителями. Представляемые в бухгалтерию всеми подразделениями и службами организации необходимые для учета и контроля документы, отчетные сведения, а также плановые, сметные и нормативные данные обрабатываются и группируются по определенным признакам, и на их основе готовится информация о деятельности отдельных подразделений и организации в целом. Практическая ценность этой информации заключается в том, что она позволяет глубоко анализировать экономические показатели работы, систематически контролировать хозяйственные процессы и явления, делать на их основе нужные выводы и принимать меры по улучшению работы организации, ее подразделений и служб.

Важнейшим условием эффективной работы бухгалтерии является правильное построение аппарата бухгалтерии и расстановка учетных работников, это как раз то, что принято называть структурой бухгалтерии. Под структурой бухгалтерской службы понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции на основе принципов разделения труда, то есть специализации работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий.

Одно из важнейших условий эффективной работы бухгалтерии - это выявление резервов повышения эффективности ее деятельности, а также поиск путей максимального улучшения устройства аппарата бухгалтерии для оптимизации выполнения функций, возложенных на это подразделение.

Сущность учета определяется его многообразными функциями и заключается в том, что он представляет собой механизм реализации, взаимодействия и защиты имущественных интересов в обществе.

Для бухгалтерского учета объектом отражения (учета) является экономическая (хозяйственная) деятельность экономических субъектов различных организационно-правовых форм и форм собственности.

Бухгалтерский учет имеет высокоразвитую, продолжающую эволюционировать методологию, которая может быть использована и в правоприменительной деятельности и немыслим без своей юридической составляющей, определяющей его содержание и форму, что характеризуется тремя базовыми положениями:

а) учет - это регистрация прав и обязанностей собственника, т.е. определенных правоотношений; следовательно, он имеет как экономические, так и юридические цели;

б) в центре учетной системы, которая нормативно определена по содержанию и форме, находится строгий учет капитала;

в) за невыполнение нормативных требований бухгалтерского учета к нарушителям предусмотрено применение юридической ответственности.

Таким образом бухгалтерский учет выполняет важные и целесообразные функции, в том числе и защитные, облеченные в правовую форму. Эти функции помогают управленческому персоналу предприятия и пользователям - должностным лицам государственных органов этой информации осуществлять свои функциональные обязанности.