Тема 16 Бухгалтерские информационные системы

Особенности бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам.

Особенности бухгалтерских информационных систем:

• разрабатываются применительно к малым, средним и большим предприятиям;

• бывают универсальными или специализированными;

• используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне;

• ориентируются на разный вид собственности;

• используют разный тип настройки.

Компоненты бухгалтерских информационных систем:

• информационная база объекта управления;

• программное обеспечение;

• вычислительная система;

• пользователи.

Основу бухгалтерских информационных систем составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

На различных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному.

На крупных предприятиях реализуются все виды учета — первичный, управленческий, финансовый учет, каждый из которых решает свои задачи;

На уровне первичного учета осуществляется сбор, регистрация, частичная обработка информации.

На уровне управленческого учета формируются результатные данные, отражающие совершаемые хозяйственные операции в стоимостной оценке в виде файлов бухгалтерских проводок;

На уровне финансового учета реализуется сводный учет, формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются автоматизированные рабочие места специалистов-экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков, взаимодействующие между собой.

Задачи бухгалтерских информационных систем

К задачам бухгалтерских информационных систем относятся:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

• получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений.

• интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

• автоматизация обработки информации на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Бухгалтерская информация

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринималась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям.

1. Бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства, т. е. нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой системы учета должны быть веские основания. Такие изменения можно совместить с началом нового учетного периода (года).

2. Бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов, т. е. если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом — сразу списан на затраты.

3. Бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

4. Бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

Бухгалтерская учетная информационная система (БУИС)

В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС.

Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений.

В этой связи БУИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предприятия в условиях рынка.

Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. В ней осуществляется сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений.

Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, — выходом из нее.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии — обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

В БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако осуществить обратную связь можно только решив задачи бухгалтерского учета.

Существует несколько видов БУИС.

БУИС для крупного предприятия должна обеспечивать:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российским и международными стандартами, анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирование, а также внутренний аудит;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии. Такой режим важен, например, для крупных промышленных предприятий, имеющих отдаленные подразделения, филиалы, с целью более эффективного использования их ресурсов, а также для предприятий, работающих в сфере оптовой торговли, которые контактируют с большим количеством клиентов, требующих оперативную информацию об ассортименте, текущих ценах, наличии товара на складах и условиях его поставки. Основной акцент при этом должен быть сделан на получении оперативных аналитических отчетов и сводок по использованию вложенных финансовых ресурсов;

• возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов.

Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

БУИС крупного предприятия, отвечающую всем требованиям, можно создать на основе комплекса функционально взаимосвязанных АРМ специалистов. Такая БУИС относится к комплексным бухгалтерским системам.

БУИС на малых и средних предприятиях. При создании БУИС на малых и средних предприятиях использование ПК позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. В отличие от крупных предприятий на малых и средних предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется с помощью одного-трех человек.

При втором подходе, кроме финансового учета, частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек (бухгалтер и его помощники).

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

В настоящее время создание современных БУИС ориентировано на интегрированность в отношении автоматизации бухгалтерского учета анализа отчетности и планирования деятельности предприятия.

Интегрированные БУИС — это многофункциональные системы для управления предприятием. Необходимость создания таких систем очевидна для значительной части отечественных предприятий как производственной, так и торговой сферы.

Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации: сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим алгоритмам до анализа данных, причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в области баз данных, факторного анализа или методов оптимизации.

Для создания интегрированных БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент-сервер». Установка мощных серверов или закупка СУБД, требует немалых финансовых средств, привлечения высококвалифицированных специалистов, а также программной и аппаратной модернизации всей системы учета на предприятии, что делает такой проект дорогостоящим.

Разработка интегрированной БУИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования на предприятии с использованием приложений, построенных в архитектуре «клиент-сервер», имеет ряд преимуществ:

• чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих станций;

• возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких серверов приложений.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному.

Для пользователей БУИС — квалифицированных бухгалтеров — была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли.

Потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети. В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы, такие, как «АВАС118», рассчитанный на бухгалтерию в 50-60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» — для комплексной автоматизации предприятий

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить: «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»); «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»); «Склад» (фирма «Инфин»); «Парус — Реализация Склад» (корпорация «Парус»); «1С-зарплата» (фирма «1С»); «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»); «Зарплата» (корпорация «Рарус») и др.

Сайты российских фирм — разработчиков бухгалтерских программ данного класса:

• «Паритет-Софт» — http://www.compserv.inc.ru;

• «Фолио» — http://www.folio.ru;

• «Компьютер-Сервис» — http://www.compserv.inc.ru;

• «Инфин» — http://www.INFIN.ru;

• корпорация «Парус» — http://www.parus.ru;

• фирма «1С» — http://www.1c.ru;

• корпорация «Рарус» — http://www.rarus.ru.