5. Модели и структура накопления и хранения учетной информации.

Сбор и регистрация учетных данных реализуется посредством первичного (оперативного) учета. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количе­ственных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Сбор учетных данных тесно связан с их регистрацией. Реги­страция представляет собой фиксацию учетных данных на мате­риальном носителе: документе или машинном носителе. Наибо­лее распространенным носителем учетных данных является бу­мажный документ.

В последнее время используются специализированные автоматизированные системы, совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, их ввод непосредствен­но в компьютер для накопления учетных данных и их последую­щей обработки или для формирования документов.

Ввод учетных данных в информационную базу зависит от спо­собов реализации предыдущих процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатуры. В сис­темах с массовым вводом однотипной информации получают распространение сканирующие устройства. Информация, пере­данная по каналам связи, фиксируется в устройствах долговре­менной памяти компьютера. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате ко­торой формируются бухгалтерские записи. Они вводятся и хра­нятся в информационной базе учета.

Хранение и накопление учетных данных. Введенные в инфор­мационную базу данные не сразу подвергаются обработке. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоян­ная, справочная и другая информация, многократно используе­мая при решении разных задач учета. Хранение и накопление первичной информации связано с потребностью получения дан­ных за определенный интервал времени, многократного исполь­зования их при обобщении в разных разрезах. Более того, в ИСБУ обычно хранятся все введенные данные с начала ее экс­плуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать результатную информацию за предшествующие периоды. С хранением информации связана процедура поиска данных, т. е. выборки нужных данных по запросу пользователя.

Обработка учетных данных предполагает выполнение логиче­ских и арифметических операций над исходными данными в це­лях получения результатной информации. Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объеди­нение), выборку данных из информационной базы и т. п. Ариф­метические операции — алгебраическое сложение, деление, ум­ножение и т. д.

Обработка учетных данных выполняется согласно опреде­ленному алгоритму — набору четко сформулированных пра­вил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную ин­формацию) за конечное число шагов. Это позволяет автомати­чески решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

В процессе обработки информации формируются результат­ные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регла­ментированной отчетности. Отчеты формируются, как правило, по запросам пользователей и отображаются на экране компьютера или выводятся на бумажный носитель в необходимом количестве экземпляров.

Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. Корректи­ровка данных в ИСБУ выполняется как в процессе выполнения операций ввода учетных данных в информационную систему, так и после их завершения в течение всего отчетного периода.

Подобно тому, как в материальном производстве технологи­ческий процесс реализуется с помощью различных технических средств: станков, оборудования, инструментов и т. д., так и про­цесс преобразования информации в ИСБУ реализуется посредст­вом определенных средств и методов. На разных этапах преобра­зования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Они могут быть разными и обусловлены технической и программной средой, в которой протекает процесс преобразования информа­ции. Установленная последовательность процедур преобразова­ния информации и совокупность методов и способов их реализа­ции определяют информационную технологию.