Вопрос 99. Организация и сущность контроля выполнения принятого управленческого решения. Процесс контроля реализации ур, характеристика видов контроля. Инструменты эффективного контроля.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

 установление плановых величин и критериев;

 сопоставление с ними реальных результатов;

 принятие необходимых корректирующих действий.

Контроль выполнения решения.

1. Контроль соблюдения основных характеристик реализуемого решения.

2. Контроль соблюдения сроков реализации.

3. Контроль состояния проблемной ситуации.

4. Выявление причин отклонений в ходе реализации решения.

5. Внесение (в случае необходимости) изменений в программу реализации решения.

В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения выделяют контроль предварительный, текущий, фильтрующий (упреждающий) и заключительный

Методы предварительного контроля применяются до начала исполнения решения и позволяют определить качественные, количественные и структурные характеристики варианта его реализации. Задача предварительного контроля заключается в подтверждении правильности сформулированной цели и стратегии реализуемого управленческого решения, разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальнейшего контроля.

От начала практического осуществления управленческого решения до его завершающего этапа действует текущий контроль. Методы текущего контроля позволяют провести измерение, сравнение, оценку объекта, и направлены на получение конечного результата.

Метод фильтрующего (упреждающего) контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. Задача фильтрующего контроля - приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях между фактическими результатами и запланированными. Фильтрующий контроль осуществляется на базе организационной, экономической, технической, финансовой и другой документации. В процессе контроля проводится оценка отклонения фактического результата от зафиксированного в соответствующих документах.

Данный вид контроля эффективен для циклических процессов. Путем корректировок управленческого решения можно постепенно совершенствовать решение, анализируя предыдущий результат его разработки и реализации.

Метод заключительного контроля (по результатам) применяется при исполнении решения и позволяет оценить успехи и недостатки, проанализировать все этапы подготовки, принятия и реализации решения, сделать соответствующие выводы. Заключительный контроль имеет три важные функции:

1. Создание или пополнение базы данных, которая позволит руководителю расширить спектр типовых заданий, средств и методов их эффективного выполнения, что необходимо при дальнейшем выполнении аналогичных работ.

2. Формирование статистики деятельности организации, позволяющие руководителю или специалисту принимать эффективные решения в нестандартных (форс-мажорных) ситуациях.

3. Выявление инновационных технологий (производственных и/или управленческих), прошедших апробацию и являющихся предметом продажи как интеллектуальная собственность.

Требования к эффективному контролю

Стратегическая направленность. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты (эффект никогда не должен служить критерием для решения, нужно ли вводить механизм контроля).

Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.

Соответствие контролируемому виду деятельности.Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Своевременность.

Гибкость. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

Простота. Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны.

Экономичность. Очень редко при помощи контроля стремятся достичь полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

Дополнительный фактор, осложняющий ситуацию с контролем, связан с возможными коммуникационными проблемами, возникающими между центральной штаб-квартирой корпорации и ее филиалами и дочерними фирмами. Подобные проблемы могут возникать из-за географической удаленности, языковых и культурных барьеров.

Вопрос 100. Экономическая информация, ее свойства и виды, требования, предъявляемые к ней, и информационные процессы. Информационная модель предприятия: информационный контур управления персоналом и уровни управления. Информационные ресурсы организации.

Экономическая информация – это ин-фа отражающая и обслуживающая экономический процесс.

Свойства экономической информации:

1) преобладание алфавитно-цифровых знаков;

2) необходимость оформления результатов обработки данных в форме удобной для восприятия человеком;

3) широкое распространение документов, как носителей данных и результатов их обработки;

4) значительный объем переменных и условно постоянных данных;

5) дискретность. Эк информация характеризует состояние объекта или процесс, либо на определенный момент времени, либо за определенный интервал времени;

6) Сохраняемость (неиссякаемость) ее использования, потребления;

7) возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;

8) возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;

9) способность к преобразованию, к агрегирования по определенным признакам, к детализации (расширению), к сжатию (укрупнению);

Требования к экономической информации: 1) достоверность, 2) своевременность, 3) документальность – эк ин-фа должна быть юридически подтверждена документом с необходимыми подписями соответствующих должностных лиц, 4) актуальность, 5) полнота данных, 6) минимальность, 7) оптимальность, 8) надежность

Классификация инф систем:

• Временность: перспективная и ретроспективная.

• Время поступления: периодическая и непериодическая.

• Функциональность: кадровая (труд ресурсы), финансовая (учет финансов).

• По стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса:

а) стадии: снабжение, произ-во, распределение, потребление,

б) элементы: трудовые, материальные, фин, информационные ресурсы.

• Критерии соответствия отраженным явлениям: достоверная и недостоверная.

• Полнота отражения событий: полная, недостаточно полная, избыточная инф-я.

• По стадиям возникновения:

а) исходная или первичная (планово-дерективная, отчетно-учетная инф-я),

б)производная или вторичная (промежуточная инф-я, окончательная инф-я).

• По отношению к данной информ системе: входная, промежуточная, выходная.

• По стабильности во времени: переменная и условно-переменная.

Информационные процессы - это процессы, связанные с поиском, хранением, передачей (каналы передачи, источники, кодирование и декодирование инф.), обработкой и использованием информации.

Информационный контур. Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 1.1).

Обычно различают три уровня управления в управляющей части объекта: высший, средний и низший (рис.1.2). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень управления – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, осуществляется оперативный контроль и учет и т.п.

Информационные ресурсы. Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны – это будут информационные ресурсы страны, для организации одного из уровней – информационные ресурсы организации. Иначе говоря, информационные ресурсы – это весь объем знаний, отчужденных от их создателей, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.

Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но из-за своей специфичности они не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество находило какое-либо решение. Появление иерархии управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть трудности в переработке огромных объемов информации для управления.

В настоящее время общество достигло такого уровня развития, когда объемы информации и уровень ее сложности потребовали созданияинформационной индустрии. Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация стала одним из важнейших стратегических ресурсов.

Источники формирования информационных ресурсов организации. В зависимости от источника возникновения в рамках организации имеется внутренняя и внешняя информация, составляющая ее информационные ресурсы.

Информация внутренней среды, как правило, точная, полно отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обработка часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур. Внутренняя информация: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна и противоречива. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Внешняя информация: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства.