1.5. Зберігання ключів (дублікатів ключів)
Всі сховища цінностей, сейфи, металеві шафи, в яких зберігається готівка і цінності, повинні мати дублікати ключів, які з докладним описом вкладаються в пакет, обшиваються тканиною і опечатуються печатками службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей.(мал.5)
Мал. 5 Дублікати ключів
Ключі відгрошових сховищ повинні знаходитися: перший ключ — узавідувача каси; другий — у керівника банку; третій — у головного бухгалтера.
При розміщенні у декількох сховищах, на стелажах (полицях) цінностей одного і того ж виду або грошових білетів чи монети одного і того ж номіналу по кожному такому сховищу, стелажу (полиці) складається «Опис цінностей» за встановленою формою із зазначенням у ньому дати і суми фактичного вкладення.
Усі бланки суворої звітності (чекові та вкладні книжки, трудові та вкладені у них квитанційні книжки, акції, облігації, сертифікати, векселі тощо) обліковуються на відповідних позабалансових рахунках як у книжках, так і в окремих аркушах.
Бланки суворої звітності, що знаходяться в грошовому сховищі, обліковуються за їх видами в «Книзі обліку залишків бланків суворої звітності»
Видача цінностей із грошових сховищ здійснюється під розписку в «Книзі обліку видачі з комори та інших грошових сховищ грошових білетів та інших цінностей для обробки, контрольного перерахування, ревізії та повернення у сховище», записи в якій проводяться за видами цінностей, а грошових білетів з резервних фондів, крім того,— за номіналом.
Прийняті грошові білети, монети й інші цінності в грошових сховищах обліковуються в «Книзі обліку готівки обігової (операційної) каси й інших цінностей» та «Книзі обліку грошей у резервних фондах». Ці книги заповнює завідувач каси. Стелажі (полиці), візки, сейфи і металеві шафи, незалежно від наявності в них цінностей, повинні бути замкнені на ключ.
1.6. Закриття сховищ цінностей філій
Сховище цінностей – це спеціально обладнане приміщення (сейф, депозитна система), що використовується для зберігання готівки та інших цінностей, технічний стан якого відповідає нормативно-правовим актам.(мал.6)
Мал.6 Сховище цінностей
Філія - відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій.
Філія не є юридичною особою. При прийманні готівки і цінностей у сховища цінностей службові особи, відповідальні за схоронність цінностей (особи, на яких покладені такі обов'язки відповідно до наказу по установі банку), особисто перевіряють:
грошові знаки - повні, неповні і збірні пачки за кількістю корінців і надписами на накладках, не запаковані - з поаркушним перерахуванням, монету - за написами на ярликах, прикріплених до мішків;
банкноти, перераховані і сформовані завідуючим касою в пачки, що залишаються в операційній касі на наступний день, обв'язуються шпагатом хрестоподібно без накладення пломби (печатки), а грошові знаки, з яких не можна сформувати повні корінці, - обандеролюються, але не пакуються в пачки;
монета, перерахована і розфасована завідуючим касою, що знаходиться в залишку операційної каси, в розмірі, який не перевищує щоденної потреби, може зберігатися в сховищі цінностей або сейфі в розфасованому вигляді на лотках, в пакетах (роликах) - за кількістю пакетів, роликів і в сумах, зазначених на них. Монета, що знаходиться на лотках, приймається в оголошеній завідуючим касою сумі;
грошові знаки, попередньо підготовлені для видачі, - за написами на ярликах, прикріплених до мішків (візків); іноземну валюту і валютні платіжні документи, сформовані за видами, номіналами і упаковані в порядку, визначеному Положенням про здійснення операцій з готівковою іноземною валютою установами Відкритого акціонерного товариства "Державний ощадний банк України", затвердженим постановою правління ВАТ "Ощадбанк" від 03.06.2003 р. № 99 (із змінами і доповненнями), у повні, неповні і збірні пачки - за кількістю корінців і написами на накладках, а монету в опломбованих мішках - за позначками на прикріплених до них ярликах. Окремі грошові знаки і платіжні документи, а також монету, не упаковану в установленому порядку в мішки, - шляхом суцільного перерахування;
банківські метали - у встановленому порядку згідно з Положенням про проведення операцій з банківськими металами на валютному ринку України установами ВАТ "Державний Ощадний банк України", затвердженого постановою правління ВАТ "Ощадбанк" від 23 липня 2001 р. № 91;
чекові і ощадні книжки у непошкодженій упаковці друкарень або установ банків - за пачками без поаркушного перерахування;
решта цінностей (в умовній або номінальній оцінці) - поштучно або поаркушно