Рационализация делопроизводства.
Рационализация – это усовершенствование, улучшение
организации какой-либо деятельности наиболее целесообразными, рациональными способами;
При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. Например, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу взят аналогичный по наименованию и по содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т.п.).
При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам.
Тем не менее, период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения: - организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства; - вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ); - практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.
В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Был издан ряд законов, регламентирующий порядок внесения законопроектов, их утверждения и подписания, использование печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918г. «О форме бланков государственных учреждений».
8 декабря 1918г. – постановление Совета Рабочей и Крестьянкой Обороны «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой».
Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан – узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.
Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ). Координация работы по НОТ была возложена на Совет научной организации при коллегии НК РКИ в 1923г., а роль методического центра по руководству рационализации делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО).
Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ(Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции) в 1925г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали и для установления связей с госаппаратом в 1928г. Создано консультационное бюро.
Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие «локальные» управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям: - документооборот учреждений и методы его оптимизации; - способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации; - контроль исполнения документов; - хранение документов.
По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.
При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации.
В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне — Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др.
Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).
В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль.
В первой половине 20-х гг. было создано огромное количество вариантов индивидуальной и групповой карточной регистрации. Эти системы широко внедрялись в практику взамен журнальной системы. Разрабатывались формы регистрационно-контрольных карточек (РКК), методика их заполнения, схемы построения справок и контрольных картотек.
В 1920 г . при Народном комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) НКРКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства.
В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Статистическая документация - важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством.
В 1921 г . состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации труда и работы с документами, а также создания органов, которые могли бы координировать и направлять эту работу.
Руководство этой работой было возложено на отдел нормализации НКРКИ, который был создан в 1922 г. и занимался, в основном, улучшением работы госаппарата. В состав этого отдела входила секция административной техники. На нее возлагалась разработка рациональных приемов, процессов, вопросов, связанных с рационализацией техники делопроизводства, стандартизации, повышением производительности и охраны труда, установление норм выработки. В планы работы этой организации помещались вопросы совершенствования процессов делопроизводства и контроля исполнения документов.
В 1923 г . при Высшем совете народного хозяйства (ВСНХ) ВСНХ было создано бюро ДОУ, которое было позже переименовано в бюро стандартизации. Этой работой занимался Центральный институт труда (ЦИТ). Бюро стандартизации являлось хозяйственно-расчетным органом, проводившим рационализаторскую работу преимущественно в торгово-промышленных организациях наряду с вопросами оперативного учета хозяйственной деятельности, бухгалтерского учета, занималось и вопросами делопроизводства.
Управленческое направление норм формировалось в неразрывной связи с развитием рационализаторской работы органов НКРКИ.
Научная организация труда в области рационализации делопроизводства развивалась по следующим направлениям:
Изучались вопросы значения и роли делопроизводства в деятельности учреждения, содержания делопроизводственных функций, правовых основ документоведения.
Рационализация осуществлялась применительно к определенным категориям и группам организаций, а также для отдельных участников делопроизводственных процессов. При этом объектом рационализации являлись специфические операции, которые выполняются в работе с документами.
Наибольший интерес специалистов вызвала разработка эффективной системы регистрации и классификация служебных документов, которая обеспечивает учёт, справочно-информационный поиск, проверку исполнения и группировку документов в первичные логические комплексы, т.е. дела.
На 1922-1924 гг. предусматривалось проведение обследования делопроизводства и контроля исполнения в ряде учреждений, внедрение систем внутренней связи в организациях выработка рациональных приемов трудовых процессов и установление научных норм на делопроизводственное обслуживание.
Для проведения работ по усовершенствованию труда был создан ряд подразделений при НКРКИ. В 1925 г. – Государственное бюро организации правительства (Оргстрой). Затем оно было преобразовано в Акционерное общество, которое являлось базой практических применений разработок ИТУ (который был хозяйственно-расчетной организацией). Одновременно с ним был создан Совет научной организации труда (СовНОТ). Центром все научно-исследовательской работы являлся ИТУ. Положение о нем было утверждено в 1926 г.
В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и похозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.
У ИТУ было 2 направления в работе: собственно научная работа и выработка определенных нормативов и научно-информативная и научно-популяризаторская работа. Это придавало ИТУ характер методологического руководящего центра в делопроизводстве.
Взаимоотношения всех организаций были определены в 1929 г. на Первом Всесоюзном совещании Оргстроя. Функции были распределены так:
· Наркомат – руководящий орган, вырабатывающий основные директивы по организации госаппарата.
· ИТУ разрабатывал научную базу.
· Оргстрой обобщал научные разработки экспериментальным способом.
Особое внимание ИТУ обращал на разработку системы планирования, учета и контроля исполнения. ИТУ стремился упростить технику работы сельсоветов, райисполкомов, рационализировать работу налогового аппарата, органов труда, военного ведомства, землеустроительных организаций, наркомата путей сообщения, органов ЗАГС.
Результаты экспериментальной работы обобщались различными инструкциями и положениями.
Со временем это движение приняло формы общественных объединений.
В циркуляре НКРКИ (август 1928 г) о руководстве рационализаторской работой учреждений указывал на необходимость усиления работ по улучшению планирования, учета, отчетности, постановки контроля. Основное внимание рационализаторы уделяли упрощению структуры и функций аппарата, разработке системы ответственных исполнителей, улучшению техники управления, нормирования труда, постановке контроля, улучшению методики и техники, сокращению документопотока, внедрению стенографии. Эти указания легли в основу деятельности ведомственных органов рационализации.
Для ознакомления работников с опытом ИТУ и зарубежным опытом была создана выставка-музей (материалы и оборудование, последние достижения в области техники).
Издавались журналы «Техника управления», «За рационализацию», «Вестник стандартизации», «Стенография и машинопись». Выпускалось большое количество литературы по вопросам рационализации управления. ИТУ занимался переводом литературы по этим вопросам, уделял внимание подготовке и переподготовке кадров.
Почти во всех городах открывались курсы. Были созданы Высшие государственные курсы административной техники, где готовили организаторов и инструкторов Оргстроя. Значительный вклад ИТУ внес в совершенствование документации. ИТУ выдал несколько стандартов, относящихся к формам и форматам документов.
Например, был разработан ГОСТ 634 -1929: номенклатура почти двухсот наименований бумажных изделий, применяемых в управленческой работе, видов документов, телеграмм, конвертов, бланков денежных переводов; билеты, накладные. В области стандартизации форм документов был разработан бланк делового письма, который внес порядок в оформление реквизитов (место для адреса, указание номера, даты). Широко разрабатывалась трафаретная документация.
Для работ по личному составу был предложен трафарет учета, оформления движения личного состава в виде учетной карточки; формы записок, распоряжений о приеме/увольнении , переводе, отпуске, командировке. Все эти бланки изготавливались и распространялись Оргстроем.
Особое внимание уделялось организации контроля за исполнением документов.
В 1929 г. НКРКИ обобщил опыт работ по контролю. Было принято решение о создании центрального аппарата специальных контрольных органов – контрольно-плановое бюро, на которое возлагалась работа по контролю исполнения документов. В основе деятельности этих органов были положены принципы централизации всех видов контроля, создание единой системы контроля, обеспечение возможности проведения предварительного контроля и фактического контроля, установление системы ответственных исполнителей.
Разграничивалась ответственность за исполнение документов. Процесс контроля исполнения рассматривался как совокупность определенных видов работ: усвоение задания, сбор необходимой информации для исполнения, обработка, оценка и анализ собранного материала, подготовка проекта документа, его защита, т.е. согласование. При этом применялся бригадный метод исполнения, т.е. несколько исполнителей, правильного подписания документов, фактического контроля директивных документов, которые помогали осуществлять профилактику, т.е. предварительный контроль исполнения (поэтапно и по заданию в целом).
По моему мнению, делопроизводство середины 20-х годов отразило многие пороки действующей системы управления, особенно в центральных органах – наркоматах. В процессе рационализации делопроизводства наркоматов и ведомств важная роль отводилась созданию специальных подразделений, занимающихся делопроизводством в аппарате управления. Это канцелярии, секретариаты (внутри них экспедиции, машинописные бюро и т.п.). целью их организации была разумная централизация выполнения однотипных делопроизводственных функций в учреждениях.