2. Організація роботи бухгалтерської служби і матеріально – відповідальних осіб підприємства

Організація бухгалтерського обліку супроводжує створення підприємства, та забезпечує його підготовку до ефективної діяльності. Без організованого бухгалтерського обліку неможлива діяльність суб’єктів господарювання, оскільки це суперечить чинному законодавству України.

Виступаючи передусім в якості методичної бази, організація бухгалтерського обліку забезпечує отримання, відображення і застосування знань про принципи, форми й способи побудови процесу бухгалтерського обліку, отримання інформації про господарську діяльність підприємства.

Організація бухгалтерського обліку – це прерогатива власника (керівника) у співпраці з обліковими працівниками. Ведення бухгалтерського обліку входить до обов’язків облікових працівників та полягає у застосуванні бухгалтером узгодженої з керівництвом підприємства методики та технології відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій і складання бухгалтерської звітності.

Бухгалтерський облік організовується передусім для отримання користувачами в будь-який момент часу інформації необхідної деталізації. Тому організовуючи бухгалтерський облік, необхідно пам’ятати, що він повинен існувати не заради самого себе, а задля задоволення інформаційних потреб користувачів.

Завдання організації бухгалтерського обліку визначаються, виходячи із завдань бухгалтерського обліку і передбачають:

− вибір методики ведення бухгалтерського обліку;

− вибір технології і техніки ведення бухгалтерського обліку;

− підбір облікового персоналу та забезпечення їх роботи.

Організація роботи бухгалтерської служби здійснюється керівництвом підприємства та передбачає визначення прав і обов’язків головного бухгалтера, підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами підприємства.

У сучасних умовах господарювання роль бухгалтера на підприємствах постійно зростає, оскільки розширюється перелік його функцій. З облікового працівника, який займається рознесенням даних первинних документів на рахунки бухгалтерського обліку для складання звітності, він поступово перетворюється на “радника” керівника практично за всіма питаннями діяльності підприємства. Жодне управлінське рішення не обходиться без інформації головного бухгалтера щодо його ефективності, можливих економічних і податкових наслідків. Таким чином, роль бухгалтера на сучасному підприємстві не обмежується відображенням операцій на рахунках бухгалтерського обліку та складанням звітності, а передбачає також надання допомоги керівництву під час розв’язання проблем управлінського характеру.

Бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером є одним з провідних підрозділів управлінської структури підприємства, яка забезпечує формування повної і достовірної інформації про результати діяльності та майновий стан підприємства, необхідної для прийняття ефективних рішень, здійснення контролю за використанням матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і попередження негативних явищ у господарській діяльності. Цим обумовлено місце бухгалтерської служби в системі інформаційних потоків підприємства.

Необхідність створення бухгалтерської служби як відокремленого підрозділу підприємства, з правової точки зору, зумовлена двома причинами. По-перше, без ведення бухгалтерського обліку від моменту реєстрації до офіційної ліквідації підприємство не має права на існування. По-друге, бухгалтерська служба є тим підрозділом, який повинен слідкувати за дотриманням діючого законодавства: господарського, податкового, трудового та ін., оскільки лише законні господарські операції підлягають відображенню у бухгалтерському обліку. Причому контроль повинен здійснюватися як щодо рішень і дій всіх працівників підприємства, так і щодо операцій, які здійснюються з контрагентами підприємства.

Для виконання контрольних функцій працівники бухгалтерського служби наділяються відповідними правами, яких немає у працівників інших підрозділів підприємства. Так, без підпису головного бухгалтера або уповноваженої ним особи грошові та розрахункові документи не мають юридичної сили. У більшості випадків головним бухгалтером попередньо переглядаються і візуються договори, які укладаються підприємством на виконання сторонніх робіт і послуг, постачання та відпуск товарно-матеріальних цінностей тощо.

Працівники бухгалтерської служби здійснюють контроль за діяльністю матеріально-відповідальних осіб, перевіряють їх звітність, беруть участь в інвентаризації цінностей. На обліковий підрозділ покладається обов’язок не лише здійснювати контроль за правильністю оформлення первинних документів, а й за відповідність їх змісту чинному законодавству. Облікові працівники відповідають за збереженість бухгалтерської документації на всіх етапах документообігу, за своєчасність представлення бухгалтерської звітності відповідним користувачам.

Вказівки та розпорядження головного бухгалтера в межах його компетенції є обов’язковими для виконання всіма працівниками й структурними підрозділами підприємства. Неухильне виконання всіх вимог головного бухгалтера щодо дотримання правил ведення бухгалтерського обліку повинен забезпечити керівник підприємства.

Штатна чисельність працівників підприємства, в тому числі й бухгалтерської служби, затверджується відповідно до статуту власником підприємства або уповноваженим органом управління.

Залежно від підпорядкованості бухгалтерів та отримання розпоряджень від головного бухгалтера розрізняють три типи організаційної структури бухгалтерської служби: лінійна, лінійно-масштабна, комбінована.

Розроблена структура бухгалтерської служби повинна відповідати наступним вимогам:

– праця облікових працівників повинна ґрунтуватися на науковій організації праці;

– всі облікові роботи повинні виконуватися комплексно;

– мають бути створені сприятливі умови праці для облікових працівників.

Розподіл праці між працівниками бухгалтерської служби може бути трьох видів: функціональний, операційний, змішаний.

Найбільшу частку в бухгалтерській роботі складають облікові процеси, що поділяються за об’єктами обліку (основні засоби, виробничі запаси тощо); за комплексами облікових операцій (облік оприбуткування, витрачання тощо).

Виконувані в бухгалтерії операції за змістом складають 6 груп: технічні, логічні, аналітичні, творчі, організаційні та допоміжні.

Бухгалтерія може займатись, крім облікових, ще й загальноекономічними, фінансовими, плановими питаннями та прогнозуванням діяльності підприємства на найближчу та довгострокову перспективу.

Обліковий підрозділ підприємства тісно пов’язаний з усіма іншими підрозділами підприємства, отримує від них необхідну для ведення бухгалтерського обліку та здійснення контролю документацію (табл. 1) і надає їм економічну інформацію, здійснюючи безпосередній вплив на виконання плану постачання, виробництва та збуту продукції, рентабельність й інші економічні показники діяльності підприємства.

Таблиця 1