4. Планування робочого дня секретаря-референта

Плануючи роботу на наступний день, слід враховувати реальність виконання запланованого. При плануванні обов'язково залишити час на непередбачувані ситуації, які фактично трапляються кожного дня (близько 40% часу). План повинен передбачувати аналіз зробленого і незробленого, з тим щоб перенести незавершені справи на наступний день. Як правило (для початківців – обов'язково!), план складається в письмовій формі.

Орієнтовна схема робочого дня секретаря може мати такий вигляд [3]:

Перша половина робочого дня:

– перевірити стан робочих місць (свого і керівника), привести до ладу свій зовнішній вигляд, скласти або уточнити план на поточний день;

– підібрати необхідні документи та справи;

– отримати кореспонденцію, ознайомитися з її змістом та зареєструвати. Відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника;

– документи, що залишились, розподілити для виконавців, підготувати варіанти відповідей;

– переглянути огляди, що надійшли, звіти, запрошення тощо. Дата та час проведення записати у щоденнику-календарі;

– розкласти кореспонденцію в залежності від терміновості виконання. Телеграми, термінові факси, телефонограми негайно передати керівникові;

– залишити документи, що використовуються для поточної інформаційно-довідкової роботи;

– доповісти керівникові про отриману кореспонденцію;

– уточнити з керівником зміст спланованих заходів на поточний день;

– робота з відвідувачами, телефонні переговори;

– підшивка виконаних документів у справи;

– виконання робіт на комп'ютері;

– організація копіювання документів відповідно до вказівки керівника.

Друга половина робочого дня:

– продовження роботи з відвідувачами та на телефоні;

– збирання й підготовка для підписання виконаних документів;

– доповісти керівникові про виконані документи, взяти у нього опрацьовані ним документи;

– опрацювати й відправити вихідні документи;

– намітити заходи на наступний день.

Кінець робочого дня:

– переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів;

– якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, треба забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами;

– привести робоче місце в порядок, прибрати документи, замкнути на ключ сейф і всі шафи з документами, вимкнути з мережі електротехнічне обладнання. [З, с. 11–12].

Особливу увагу слід приділити плануванню роботи. Необхідним ефективним засобом планування є щотижневик, в якому справи розподіляються по датах. З цією метою можна використовувати календар типу «органайзер», який окрім календаря містить телефонний довідник, адресну книгу, блокнот тощо.

При плануванні слід знати, що найбільш сприятливий час для виконання творчих або важких завдань – з 10 до 12 год. та з 14 до 17 год. Роботи, що повторюються щодня, рекомендується планувати на один і той же час. В роботі необхідно враховувати біоритми життєдіяльності людини і дні робочого тижня. Понеділок традиційно є «важким» днем, тому в цей день не варто планувати складні справи, як і в п'ятницю, під кінець тижня, коли співробітники стомились і чекають вихідних. Найбільш продуктивними днями тижня є вівторок і середа, на які й потрібно планувати всі важливі справи.

Назвемо шість правил з раціонального використання часу секретаря-референта за відомим російським дослідником-практиком В.П. Шейновим [16]. Як твердить він, ці нескладні правила дозволяють зекономити 25–30% робочого часу секретаря:

1. Складіть план дня з переліком справ за ступенем їх важливості.

Парадокс часу в тому, що коли ми його плануємо, його стає більше. Планувати рекомендується наступним чином. У спеціальному блокноті справи на день записуються в порядку приоритетності:

– найважливіші справи;

– термінові справи;

– поточні, нетермінові справи.

План складати краще зранку. Зробивши справу, викресліть її. Під кінець дня слід перевірити свої записи.

2. Перш за все беріться за найважливіші і термінові справи. Як правило, 80% часу забирають справи неважливі, які можуть почекати. Але секретарю необхідно виявити волю і витримку, щоб не бути «полоненим» поточних справ. До менш важливих справ слід переходити лише тоді, коли ви переконані, що з найважливіших – все зроблено, що тільки можна.

3. Не розпорошуйтесь на все одразу, робіть одночасно тільки одну справу. Пропускайте через свою свідомість тільки одне, найважливіше питання, і тільки завершивши його, переходьте до іншого.

4. Не збільшуйте кількості паперів на столі. Зазвичай з 80% паперів (документів) рішення може бути прийняте з першого прочитання, а реально приймається – тільки 20–40% випадків. Отже, слід подумати один раз, і негайно відправити документ за призначенням, а не затримувати його на столі.

5. Раціоналізуйте читання документів. Найкраще – освоїти техніку швидкого читання. Це дозволяє витрачати на читання в 3–5 разів менше часу.

6. Використовуйте ефект десяти «дрібниць»:

– перш ніж відправитись куди-небудь у вирішенні справ – зателефонуйте туди;

– завжди намагайтесь замінити відвідування телефонним дзвінком;

– об'єднуйте споріднені справи і телефонні дзвінки;

– ніколи не сподівайтесь на пам'ять, записуйте інформацію;

– використовуйте для роботи і читання час чекання прийому, в черзі, в дорозі і т. ін.;

– завжди носіть з собою чистий папір і олівець для записів вдалих думок;

– не витрачайте часу на нарікання з приводу неприємностей, невдач;

– аналізуйте свої звички і нахили, щоб позбуватися шкідливих;

– вирішивши складне завдання, нагородіть себе коротким відпочинком;

– ніколи не вважайте, що методи і прийоми вашої роботи – найкращі.