5. Обладнання і гігієна робочого місця

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в організації. Оскільки секретар – «обличчя фірми», то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх відвідувачів.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а це означає, що він стомлюється, тому в нього повинна бути можливість зручно витягувати ноги, вільно вставати, змінювати позу, щоб працювати на ПК, читати.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог гігієни і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й безшумно висуватися. Велику шухляду найкраще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування – для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т. ін. Необхідно постійно стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники. їх розміщують таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своїм ПК, телефоном, іншими засобами без нагальної потреби відвідувачам дозволяти не слід, тому що це може призвести до серйозної поломки, а також до розповсюдження службової інформації серед сторонніх.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, тому спитають в разі пошкодження за неї у першу чергу з нього і стягувати за поломки теж будуть із нього. Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру робота, що виконується.

При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати такі фактори:

1. Наявність підходів до меблів і устаткування.

2. Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування.

3. Потреба в особливих умовах.

4. Можливість установки нового додаткового обладнання. Секретар повинен працювати в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.

Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.

Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см; висота кришки столу над рівнем підлоги – 71 см; висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником.

Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками, довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах.

Використання сучасної організаційної техніки, її правильне розміщення є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності секретаря протягом всього робочого дня.

Робоче місце секретаря, як правило, обладнане технічними засобами: телефоном або телефаксом, персональним комп'ютером, факсмодемом, копіювальним апаратом та машиною для знищення паперів. Секретар, зрозуміло, повинен знати, вміти і максимально використовувати ці засоби для підвищення ефективності своєї праці.

Персональний комп'ютер по праву займає перше місце на робочому столі і допомагає секретарю виконувати широке коло завдань:

– складання і редагування документів;

– реєстрація і контроль виконання документів;

– зберігання і пошук документів та іншої корисної інформації;

– приймання і передача документів по каналах зв'язку;

– архівне зберігання документів;

– економії свого власного часу і часу керівника та інше… Крім традиційних комп'ютерних програм (Word, Excel та інші), секретар повинен вміти користуватися і спеціальними програмними продуктами, що називаються «персональними інформаційними системами». Ці системи дають секретарю основні робочі інструменти: записну книжку, планувальник часу, адміністратор телефонних переговорів, калькулятор, тобто те, що повинно бути повсякчас під рукою секретаря. Так, наприклад, електронна записна книжка дає можливість секретарю створювати, проглядати, редагувати і друкувати на принтері невеликі тексти. В текстах можна змінювати час і дату, що набагато полегшує роботу в майбутньому.

Щодо гігієни робочого місця, то є загальні правила організації праці секретаря, в тому числі і на робочому місці:

– не тримати на робочому місці нічого зайвого;

– кожний предмет на столі повинен мати своє постійне місце;

– предмети, які використовуються частіше, знаходяться ближче, а ті, що рідше, подалі;

– робочі документи мають бути під рукою, щоб їх можна було швидко переглянути і користуватися ними;

– клавіатура комп'ютера і «мишка» повинні бути на необхідній відстані від очей (65 см) і монітора;

– освітлення приміщення, колір фарб на стінах, шум, температура мають відповідати гігієнічним нормам.

В офісі рекомендується дотримуватись температури близько 18 градусів, для чого використовується кондиціонер.

Щоб запобігти шуму, слід приглушити телефонні дзвінки, заборонити голосні розмови.

Заради продуктивної роботи секретарю необхідно враховувати циклічний характер праці і відпочинку. Найбільш продуктивними вважаються перші три години роботи, а також шоста і сьома години праці. Втому можна ефективно зняти зміною діяльності, гумором, масажем, вживанням чаю, кави тощо. Тут кожний вибирає собі засоби залежно від індивідуальних уподобань.