5 Специальный раздел

5.1 Постановка и описание выполненых задач

Целью дипломной работы является внедрение СЭД Alfresco и Alvex для ГАОУ СПО УГМТ, на котором в дальнейшем могут работать преподаватели и студенты, так как согласно статистике в последнее время все больше предприятий осуществляют переход на электронный документооборот. Причем это касается не только крупных предприятий с большим количеством сотрудников и филиалами по всей стране, но небольших компаний со штатом до 100 человек. Почему это происходит? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?

Электронный документооборот представляет собой систему, сопровождающую процесс ведения и учета документации организации, при которой весь объем формируемых, передаваемых и хранимых данных осуществляется при помощи программного обеспечения. Его установка производится на компьютеры, объединенные в локальную сеть. Данная система основана на том, что документы в электронном виде имеют неоспоримые преимущества перед бумажной документацией. Для реализации поставленной задачи пришлось изучить существующие СЭД. Выбор был сделан в пользу СЭД Alfesco который широко использоваться на западе для автоматизации документооборота.

Для развертывание данной системы нам необходимо было изучить стандартные его возможности, существующие дополнительные расширения (плагины), подобрать необходимые, походящие по версии и внедрить их.

Итак, внедрив у себя систему электронного документооборота, Учалинский горно-металлургический техникум получает следующие преимущества:

- Увеличение производительности труда. В первую очередь, это дает так называемая «автоматизация документов», существенно сокращающая время на поиск необходимых документов и информации. Система электронного документооборота (СЭД) позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале.

- Оптимизация бизнес-процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных инстанций. Что, в случае несоблюдения сроков или иной нештатной ситуации, позволит решить ее с минимальными временными потерями.

- Коллективная работа и улучшение взаимодействия между отделами. Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между департаментами и отделами внутри компании. Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.

- Уменьшение влияния «человеческого фактора». Грамотно выстроенная система управления электронным документооборотом позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой т.н. «человеческий фактор». Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при СЭД займет всего несколько секунд.

- Снижение материальных затрат. Помимо увеличения производительности труда, о котором уже было сказано, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации (согласно российскому законодательству срок хранения документов в организации составляет 5 лет).

- Уменьшение необходимости в дополнительном персонале. Внедрение системы электронного документооборота позволяет так организовать работу компании, что увеличение объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.

- Развитие «командного духа». Как ни удивительно, но внедрение системы документооборота, повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) включает в себя комплекс мероприятий:

- анализ бизнес-процессов и требований организации;

- подготовка технического задания, проектирование системы электронного документооборота;

- разработка программного обеспечения и его тестирование;

- ввод готовой системы электронного документооборота в эксплуатацию.

- Специалисты рекомендуют внедрять автоматизацию документооборота на предприятиях со штатом сотрудников более 50 человек. Внедрение производится для следующих подразделений компании в зависимости от ее организационной структуры:

- руководство предприятия,

- канцелярия,

- отдел финансового контроля,

- бухгалтерия,

- проектно-сметный отдел,

- административно-хозяйственная служба,

- отдел кадров,

- отдел продаж и т.д.