Всплывающие подсказки.

Если подвести указатель мыши к кнопке и немного подождать, то появится название действия, выполняемого кнопкой. Если этого не происходит, то нужно обратиться к команде Настройка пункта меню Сервис и в открывшемся окне обратиться к вкладке Параметры, где установить флажок Отображать подсказки для кнопок.

Контекстные меню.

В Microsoft Excel широко используется контекстные меню. Контекстное меню вызывается следующим образом: нужно подвести указатель мыши к объекту, с которым мы собираемся работать, и один раз щелкнуть правой кнопкой мыши. Рядом с указателем мыши появится меню с командами, которые применимы к данному объекту в данном контексте. Например, пункт Панели инструментов меню можно вызвать щелчком правой кнопки мыши в любой точке главного меню или панели инструментов. Если в контекстном меню нет команды, которую вы хотите применить, то, вероятно, вы собираетесь применить команду в неподходящем контексте: не тот объект выделен, не тот режим отображения установлен, не те значения имеют параметры и т.д.

При выходе из Microsoft Excel изменения, внесенные пользователем в меню и стандартные панели инструментов, панели инструментов, созданные пользователем, а также панели инструментов, отображаемые на момент выхода из приложения, сохраняются и используется по умолчанию при каждом последующем запуске Microsoft Excel.

Справочные данные по элементам интерфейса Excel

1.3.Организация расчетных таблиц Основные сведения о книгах, листах, ячейках

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для хранения и обработки данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист (лист диаграммы).

Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть левой клавишей мыши на соответствующем ярлыке. Для изменения имени листа необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке и ввести новое имя. Имя листа не может быть пустым.

Ячейка - это основной элемент электронной таблицы.

С труктура информации, связанной с ячейкой:

1-й уровень содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатированный текст или результат вычисления по формуле).

2-й уровень содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключатель/включатель - признак показывать или нет ячейку, вид рамки, защита ячейки).

3-й уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, чисел или функций.

4-й уровень содержит имя ячейки, это имя может использоваться в формулах других ячеек, при этом обеспечивается абсолютная адресация данной ячейки .

5-й уровень содержит примечания данной ячейки (произвольный текст). Если ячейка содержит примечание, то в правом верхнем углу появляется красный маркер.

На ячейку ссылаются по ее адресу. Ссылки на ячейки используют заголовки соответствующих строк и столбцов рабочего листа. В Excel столбцы помечены латинскими буквами (A, B, C, D, ... Z; AA, AB, AC, AD,... AZ; BA, BB, BC, и т.д.), а строки пронумерованы. Такие ссылки называются ссылками типа A1. Можно заменить буквы в заголовках столбцов на номера. Такой тип ссылок называется R1C1 где R – строка, C –столбец. Указание на активную ячейку выводится на экран в области ссылок, расположенной слева от строки формул (поле имени).

Для редактирования содержимого ячейки необходимо нажать клавишу F2 или сделать двойной щелчок мыши на ячейки. Содержимое ячейки можно редактировать или в строке формул или непосредственно в ячейке.

Для удобства работы рекомендуется редактирование содержимого ячейки (особенно формул) проводить в строке формул.

Формула является основным средством для обработки данных. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор операндов связанных, математическими операциями. В качестве операндов могут использоваться константы, ссылки на ячейки хранящие данные, имена данных и функции. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. При изменении формулы в ячейке ссылки на текущем листе и ячейки на которые они ссылаются отмечаются цветом.

Копирование. Используя кнопки (Копировать) и (Вставить) можно копировать содержимое выделенной (активной) ячейки (значения данных, текст, формулу) или группы выделенных ячеек (диапазон ячеек). Для копирования выделяется ячейка или диапазон ячеек; используется кнопка Копировать; курсор мыши позиционируется в поле ячейки или в левый верхний угол диапазона ячеек куда производится копирование и используется кнопка Вставить.

Другой путь копирования: выделяется ячейка (или группа ячеек); нажимаются одновременно клавиши Ctrl и Insert; курсор мыши позиционируется в левый верхний угол диапазона ячеек в которые проводится копирование; нажимаются одновременно клавиши Shift и Insert.

Часто приходится копировать формулу в последовательность ячеек, для этого: выделите ячейку с копируемой формулой, установите указатель мыши в правый нижний угол рамки выделенной ячейки (маркер копирования  ) При этом курсор мыши примет вид маркера заполнения  и зажав левую клавишу мыши проведите копирование, перемещая курсор мыши.

В тех случаях, когда необходимо скопировать результаты расчетов по формулам, а не сами формулы используется Специальная вставка. Для этого содержимое копируемого диапазона ячеек копируется в буфер обмена . Выделяется диапазон ячеек структурно аналогичный копируемому. В главном меню выбирается пункт Правка, а затем выбирается окно обмена Специальная вставка. В диалоговом окне переключатель устанавливается в положение значения .