Инспектор службы кадров Личная подпись т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, опреде­ляемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне­го листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле­фона, например:

Васильев 32-45-78

или

Васильев Виктор Иванович 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2011

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его испол­нении, или при отсутствии такового документа, краткие сведе­ния об исполнении; помету В дело; номер дела, в котором бу­дет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124

В дело №0115

Личная подпись

01.07.2011

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его Обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый но­мер, дата поступления документа в организацию. При необхо­димости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа являет­ся отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование фай­ла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.¹

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь­но часто используется составителями деловых писем. В дос­ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях: 1. Если есть необходимость довести до сведения адресата ин­формацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос­новной текст. 2. Если информация в основном тексте претерпела существен­ные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен­ку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или Р.S . и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

С уважением, (Подпись)

2. P.S. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2011 г. 18°° (Подпись)

Оформление и расположение реквизитов документов в соответствии с требованиями государственного стандарта не только придает официальный статус деловой бумаге, но и является обязательным условием культуры письменного делового общения, показателем профессиональной компетентности составителя документа.

Типы документов. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения) высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

В основе классификации официально-деловой переписки также лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По признаку адресата различают обычные письма, т.е. письма, которые направляют в один адрес, и циркулярные письма, направляемые из одного источника по нескольким адресам, как правило, в подчиненные инстанции (организации).

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо – письмо-приглашение и т.д. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них существенно отличается от жесткой структуры обычных официальных писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, узкая лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Этические аспекты документной коммуникации. Официальность и регламентированность деловых отношений предполагают соблюдение норм делового этикета. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. Основу правил делового этикета составляют: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению; умение признать ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как подчеркивают специалисты, этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами Срочно, Незамедлительно, В возможно более короткие сроки (более приемлемыми являются формулы типа Прошу Вас ответить до такого-то числа, Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении); навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру; намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: Предлагаю внимательно изучить …; начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным (вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться).¹