1.5 Отличие управления проектами от других видов управления

Под управлением проектом понимается целенаправленная деятельность по со­зданию «нового продукта/услуги» или достижению «нового результата» в условиях ограниченных ресурсов и за определенное время. При этом природа са­мого создаваемого «продукта/услуги» не имеет особого значения. Например, в ИТ-отрасли понятие «управление проектом» прежде всего подразумевает комплекс действий по подготовке, проектированию, разработке, тестирова­нию и внедрению программного продукта или интернет-сайта.

Существует много различных определений управления проектами. При­ведем лишь одно из них, наиболее универсальное.

Управление проектами — это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения предъявляемых к нему тре­бований.

Управление проектами необходимо, потому что:

• отдельный индивидуум не может справиться с решением большого объема задач (предполагается участие специалистов и разделение труда, а значит, обеспечение организационной структуры и системы управления проектом);

• достижение определенных целей требует обеспечения, координации и эффективного использования ресурсов;

• для достижения целей необходимо организованное оформление протекания процессов работы, коммуникаций и принятия решений как внутри системы, так и за ее пределами.

Управление проектом — это своего рода искусство. В реальной практике оно включает совокупность любых творческих идей и приемов, позволяющих достичь целей проекта, а также и формализованный подход, когда ряд факторов может быть предсказан и все варианты заранее проанализированы.

На практике управление проектом часто сводят только к созданию самого продукта/результата проекта, забывая о необходимости административного управления процессом «создания». Чаще пристальное внимание уделяется вопросам разработки ПСД, проектно-изы­скательским, строительно-монтажным и пусконаладочным работам и т. п. Но на вопрос, кто и как формирует команду, как осуществляется управ­ление рисками, кто ведет организацию тендера, кто несет ответственность за правильное и своевременное проведение совещаний, организацию до­кументооборота, исполнители проекта ответить не могут. Однако по статистике это «съедает» от 5 до 15% всей сметы проекта. В связи с этим просто необходимо выделить руководителя проекта и создать команду управления проектом, отвечаю­щую за администрирование проекта.

Существуют различия и между деятельностью по управлению проектами и постоянной управленческой деятельностью, осуществляемой в компа­нии, которые проявляются в двух аспектах.

• Управление проектами связано с объектом только в течение жизненно­го цикла проекта, в то же время предполагает, что компания как объект управления существует значительно дольше (жизненный цикл компании), в идеале — очень долго. Хотя создание бизнес-единицы и доведе­ние результатов ее деятельности до конкретных показателей за ограни­ченное время тоже называют проектом (startup).

• Наиболее часто ресурсы в проекте заняты на основе частичного (и часто недостаточного) использования, в то время как, управляя постоянной деятельностью, компания старается вовлекать ресурсы полностью. Со­вместное использование ресурсов в проектах и в текущей оперативной деятельности приводит к конфликтам и требует навыков ведения пере­говоров и решения проблем для того, чтобы проекты получили необхо­димые ресурсы и достигли завершения. Особое искусство руководителя проекта состоит в способности предугадывать и разрешать эти конфлик­ты еще на стадии зарождения.

Кроме взаимодействия с текущей оперативной деятельностью компании проекты часто пересекаются и конфликтуют между собой. В этом случае при­нято говорить о несбалансированном портфеле проектов компании. Баланси­рование компонентов портфеля во избежание их соперничества является обя­зательным шагом при управлении портфелем.

Управление проектами также отличается и от функциональных видов управления, например управления персоналом, управления финансами или производством, и носит кроссфункциональный характер. При таком типе управления используются все или многие основные функциональные области, только в различной степени и в разное время, в за­висимости от специфики проекта.