Чеклист администратора на этапе подготовки Форсайта

1. Содержание:

• Программа;

• Образ результата;

• Понимание необходимых ролей;

• Визуализация;

• Упаковка.

2. Люди:

• Разосланы приглашения для участников;

• Списки;

• Проведено информирование участников и оргсостава;

• "Команда" – проведены организационные встречи;

• Внутренняя коммуникация – связь.

3. Площадка:

• Райдер;

• Логистика (в т.ч. доставка необходимого);

• Техника;

• Питание;

• Навигация.

4. PR. 

• Резонанс;

• Фото-видео,

• «Круги на воде»; 

Штатное расписание

1. Ведущий;

2. Менеджер/администратор/организатор (Администратор (АХЧ) и Координатор (HR, всё про внутреннее взаимодействие форсайт-команды и её координацию);

3. Модератор;

4. Визуализатор;

5. Летописец;

6. Аналитик (делает предварительные тренды, информационную базу, погружается в тему, вместе с ведущим потом собирает информацию и карту после сессии);

7. Продюсер - знает, куда деть результат + PR;

8. Дизайнер – создание live инфографики;

9. IT-менеджер - распределенный онлайн;

10. Фотограф и видео оператор. 

Этап 1. Начальная подготовка к проведению форсайт-сессии

1. Узнать:

• Сколько участников;

• Кто участники;

• Тема форсайта;

• Какая цель мероприятия;

• Кто заказчик и какого результата хочет добиться;

2. Разработать:

• Пресс-релиз - описание мероприятия;

3. Сформировать:

• Совместно с ведущим концепцию программы;

• Лонглист участников команды (модераторы, визуализаторы).

Этап 2. Подготовка программы

• От ведущего и модератора получить первую версию программы и требования к АХО;

• Сформировать список команды и распределить роли: ведущий, модераторы, летописцы, и т.д.;

• Получить данные от команды: ФИО, паспортные данные и т.д.;

• Определить совместно с ведущим список документации по предметной области данного форсайта;

• Выслать модераторам и другим помощникам материалы по предметной области и необходимый список для чтения;

АХО

1. В каком помещении будет проходить мероприятие?

2. Выяснить ограничения помещения;

3. Сформировать райдер на помещение и обеспечение (канцелярия, техника, персонал);

4. Выяснить, какие нужны визуальные интерфейсы;

5. Выяснить, кто может выступать поставщиком услуг печати, трансфера, питания участников.

Этап 3. Непосредственно перед событием

Убедиться, что все печатные материалы подготовлены и готовы к транспортировке (бейджи, карточки, карты, раздатка и т.д.)

1. По 30 карточек каждого типа: распечатать в цвете, нарезать. Один комплект карточек (5 разных штук) – модератору на стол, для демонстрации (Сделать пять увеличенных демонстрационных карточек формата А4, в цвете);

2. Нарисованная карта: ярко, чётко, понятно. Заголовок (название группы). Вспомогательные линии;

3. Канцелярия: ножницы, скотч, бечёвка, липкая «жвачка» или малярный скотч, маркеры, флипчарт, листы для флипчарта, post-it, бумага А4 и ручки (для участников, первичная генерация);

4. Оформление. Плакат с принципами работы + любые визуальные материалы на усмотрение модератора (графики, схемы и пр.).

Процесс работы. Помощь модератору

1. Проконтролировать назначение летописца, объяснить ему задачу.

2. Попросить модератора при демонстрации карточек напомнить аудитории, что их нужно заполнять читабельно;

3. По сигналу модератора раздавать нужные карточки. Количество указывает модератор! Раздаём не больше.

4. Собирая карточки, проверять

   1. заполнение

   2. читабельность

5. Сразу же размещать карточки на карте.

6. 3 типа тренда оформлять соответственно: стабильный(сплошная линия), угасающий(прерывистая линия) и неустойчивый(волнистая линия)

7. При возникновении связок визуализировать связность с помощью скотча и бечёвки.

8. Если карточки перекрываются – двигать, размещать так, чтобы видно было всё.

9. После рабочего такта и перед началом следующего: проверить, что карточки не отклеиваются и что никто никуда ничего не забрал.

10. Убедиться, что после каждого такта всё оцифровано.

11. Сфотографировать результат для истории. Проконтролировать финальную оцифровку.

22