3. Управління доступом до іб 1с за допомогою Конфігуратора.

Запускаємо програму в режимі Конфігуцратора. В робочому вікні обираємо пункти меню Адміністрування – Користувачі, натискаємо кнопку Додати .

У з’явившомуся діалоговому вікні завнюємо поля: на вкладці Атрибути – Ім’я і Повне ім’я, на вкладцы Роль – Права та Інтерфейс. Після заповнення натискаємо ОК.

В тому разі, якщо необхідновтсановити пароль на обліковий запис, необхідно виділити обліковий запис користувача, на панелі інструментів натиснути кнопку Змінити пароль , ввести новий пароль користувача і натиснути ОК, після чого пароль необхідно повторити ще раз.

Після закінчення редагування списку користувачів можна закрити вікно Конфігуратора, при цьому всі зроблені зміни будуть збережені.

4. Інтерфейс вікна програми.

Після запуску програми в режимі "1С: Підприємство" на екрані розгорнеться головне вікно програми, яке показано на рис. 1-4.

У верхній частині вікна знаходиться рядок заголовка, в якій вказується назва конфігурації (якщо воно введено в конфігурацію).

Наступний рядок містить головне меню програми, а під нею містяться одна або кілька лінійок з панелями інструментів, що містять набори піктограм для швидкого виклику найбільш часто використовуваних функцій. Нижче цих рядків розміщується робоча область головного вікна програми. У цій області в процесі роботи з програмою можна розкривати інші вікна - з первинними документами, журналами, звітами, але на початку роботи ця область порожня.

Внизу вікна розташована рядок, що містить два поля. У її лівій частині видається ситуативна підказка, коротко пояснює, які дії можуть або повинні бути виконані в даній ситуації. У правій частині вказується встановлений обліковий період, в якому ведеться робота і за який розраховуються бухгалтерські підсумки.

Рис. 1-4. Загальний вид головного вікна програми 1С:Бухгалтерія

5. Основні елементи системи «1с: Підприємство».

Константи

Для роботи з постійною і умовно постійної інформацією в системі використовуються об'єкти типу "Константа". Серед них такі, як "Найменування підприємства", "Основна ставка ПДВ", "ПІБ головного бухгалтера" та ін У системі може бути описано необмежену кількість констант.

У режимі ведення бухгалтерського обліку звернення до списку констант проводиться через меню "Операції - Константи". У цьому списку можна вводити і змінювати значення констант, але не можна додавати нові константи або видаляти раніше введені.

Склад констант, що містяться в списку, визначається в режимі конфігурування, де описуються їх характеристики. Відповідно доповнити чи змінити існуючий список констант також можна в режимі конфігурування. На рис. 2-1-а показано вікно конфігурації, в якому розгорнуто гілку зі списком констант. Нижче показано вікно властивостей константи "Дата реєстрації".

В режимі ведення бухгалтерського обліку.

Рис. 2-1. Список констант

Звернемося одночасно до списку констант в режимі ведення бухгалтерського обліку. Список розгортається в окремому вікні і являє собою таблицю, що складається з трьох колонок: код, найменування, значення. (див. рис. 2-1-б).

У заголовку вікна вказується його назва - "Список констант", а також робоча дата, якій відповідають значення констант.

У графі "Код" представлені умовні позначення (синоніми або ідентифікатори) констант.

Графа "Найменування" представляє собою текст з повною назвою константи. При конфігуруванні найменування визначається вмістом поля "Коментар".

У графі "Значення" відображається поточне значення константи, при необхідності в цю графу може бути введено нове значення, також тут виробляється виправлення раніше введених значень. Значення може мати певний тип, заданий при конфігуруванні, наприклад: текст, число, дата і ін

Довідники

Довідники являють собою об'єкт програми, призначений для зберігання умовно-постійної інформації. Зазвичай у вигляді довідників організовуються списки матеріалів, товарів, організацій, валют, співробітників та ін Будь-який довідник складається з елементів, кожен з яких описується деяким безліччю значень (реквізитів). Наприклад, як елементи довідника "Матеріали" виступає інформація про конкретних одиницях матеріальних цінностей. Відповідно кожен елемент описується безліччю реквізитів, таких як, найменування матеріалу, код, одиниця виміру, ціна за одиницю і т.п.

У типовій конфігурації для звернення до довідників передбачений пункт головного меню "Довідники". Крім цього існує універсальний спосіб звернення до об'єктів даного виду через меню "Операції - Довідники".

У режимі ведення обліку користувач може вводити нові елементи в довідники, а також коригувати або видаляти раніше введені.

На етапі конфігурування можна описати, якими властивостями володіє кожен конкретний довідник. До налаштованим властивостей відносяться, наприклад, довжина і тип коду, кількість рівнів, підтримка унікальності кодів, набір реквізитів довідника.

Звернутися до опису властивостей довідника можна через відповідну гілку дерева метаданих.

Документи

Документи є об'єктами бухгалтерської програми, призначеними для введення і збереження в базі інформації про факти господарської діяльності, що відбуваються на підприємстві. За допомогою документів відображаються платежі з розрахункового рахунку, операції по касі, кадрові переміщення, руху по складу та інші події.

У типовій конфігурації є велика кількість різних видів документів. Як правило, кожному виду документів відповідає документ-аналог, який використовується при ручному веденні обліку. Типовими прикладами видів документів є такі документи, як "Платіжне доручення", "Рахунок", "Приходная накладная", "Видаткова накладна", "Накладна на внутрішнє переміщення", "Прибутковий касовий ордер" та ін Кожен вид документа призначений для відображення певних фактів господарської діяльності. У режимі ведення бухгалтерського обліку, звернення до форм введення документів здійснюється через пункт "Документи" головного меню програми.

Система також автоматично підтримує журнали для реєстрації введених документів. Доступ до раніше введеним документам можливий за допомогою записів, зареєстрованих в журналах документів.

Важливою властивістю документів програми "1С: Бухгалтерія" є можливість їх проведення. Проведення документа передбачає автоматичне формування проводок, що відображають у бухгалтерському обліку факт господарської діяльності, зафіксований документом.

Створення нових видів документів, опис їх властивостей і структури виконується в режимі конфігурування. Кожен вид документа може мати довільну кількість реквізитів у шапці і в многострочной (табличній) частини. Для документа створюється екранна форма для введення вихідної інформації. При налаштуванні документа також задаються такі загальні його характеристики, як довжина і тип коду документа, умови підтримки унікальності кодування та багато інших. Крім того, на етапі конфігурування для документа визначається алгоритм його проведення (формування проводок) і алгоритм формування друкованої форми документа.

У наступних розділах, при реалізації облікових завдань розглядаються основні прийоми використання документів в режимі ведення бухгалтерського обліку та налаштування документів в режимі конфігурування.

Журнали документів

Журнали документів призначені для реєстрації інформації про введені документах. У зв'язку з цим, кожному виду документа ставиться у відповідність один або кілька журналів, в яких фіксується факт введення документа. Реєстрація документа в журналі здійснюється у вигляді запису, що містить ідентифікаційні ознаки документа.

У типовій конфігурації передбачено кілька журналів документів: "Банк", "Каса", "Заробітна плата", "Товари, реалізація" і ін Наприклад, в журнал "Банк" автоматично поміщається запис про кожного введеному в систему документі з оплати виробленої або отриманої підприємством через розрахунковий рахунок. Звернутися до списку журналів можна через меню "Операції - Журнали документів".

На етапі конфігурування визначається перелік використовуваних журналів, а також склад і форма подання інформації в кожному з журналів.

Звіти

Облікова інформація, зареєстрована в комп'ютерній системі, є основою для формування звітності. Форми звітів різноманітні. Деякі з них стандартизовані і орієнтовані на використання зовнішніми споживачами: баланс підприємства (форма 1), податкова звітність і т.п. Деякі звіти використовуються всередині підприємства для організації ефективного управління.

З точки зору програми, звіт - це об'єкт програми, що забезпечує формування деякої вихідний (друкованої) форми документа на основі даних, що містяться в інформаційній базі.

У типовій конфігурації програми міститься деякий досить велике число готових форм звітів. Серед них: Оборотно-сальдова відомість, картка рахунку, аналіз рахунку, баланс (форма 1) та ін

Звернутися до режиму формування стандартного звіту можна через пункт головного меню програми - "Звіти". Також список всіх звітів доступний через меню "Операції - Звіти".

Режим конфігурування дозволяє створювати практично необмежену кількість додаткових форм звітів, а також вносити зміни в порядок формування існуючих звітів.

Найменування форм звітів включені до складу метаданих. Через ці найменування можливий доступ до опису властивостей і алгоритмів формування звітів.

Бухгалтерські рахунки

Суть даних об'єктів в повній мірі відповідає загальноприйнятому розумінню бухгалтерських рахунків. Кожен рахунок має ряд властивостей і характеристик. Характеристики рахунків доступні для перегляду і коригування, що забезпечує гнучку настройку на різні системи обліку в конкретній країні, на конкретному підприємстві.

Сукупність усіх рахунків, що використовуються підприємством для ведення обліку, називається робочим планом рахунків. Важливо відзначити, що програма дозволяє підтримувати одночасно кілька робочих планів рахунків, кожен з яких може мати специфічні властивості. Для плану рахунків задається довжина коду рахунку, кількість рівнів субрахунків, а також кількість знаків у субрахунку кожного рівня.

У розглянутій версії типової конфігурації встановлений один робочий план рахунків. Даний план рахунків має найменування (ідентифікатор) - "Основний". Крім основного плану рахунків до складу конфігурації може бути додано довільне число додаткових планів рахунків, наприклад для ведення паралельного внутрішнього обліку, або обліку за міжнародними стандартами.

Звернемося до плану рахунків в режимі ведення бухгалтерського обліку. Це можна зробити через меню "Операції - План рахунків".

На екрані розгорнеться список бухгалтерських рахунків, кожен з яких має код і найменування, а також ряд інших ознак. Нижче наводиться невеликий фрагмент робочого плану рахунків.

План рахунків являє собою таблицю, кожен рядок якої відбиває визначений рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку.

Для кожного рахунку можуть бути встановлені наступні ознаки:

• "Код" - повний код рахунку, що включає код рахунку і субрахунку.

• "Найменування" - найменування рахунку (субрахунку).

• "Вал." - Ознака ведення валютного обліку, використовується для ведення валютного обліку. Якщо по рахунку або субрахунку ведеться валютний облік, то в графі "Вал." ставиться "+".

• "Кол." - Ознака ведення кількісного обліку. Якщо по рахунку або субрахунку ведеться кількісний облік, то в графі "Кол." ставиться "+".

• "Заб." - Ознака позабалансового рахунку. Якщо рахунок є

• позабалансовими, то в графі "Заб." ставиться "+".

• "Акт." - Ознака активності рахунку. Даний ознака може мати значення: "А" - активний, "П" - пасивний, "АП" - активно-пасивний. Активність рахунка визначає відображення залишків за рахунком. Активний рахунок має завжди дебетовий залишок - якщо кредитовий оборот перевищить дебетовий, то дебетовий залишок буде негативним. Пасивний рахунок має завжди кредитовий залишок - якщо дебетовий оборот перевищить кредитовий, то кредитовий залишок буде негативним. Активно-пасивний рахунок може мати будь-який залишок, тобто залишок буде дебетових або кредитових, але завжди позитивним. За замовчуванням, рахунок вважається активно-пасивним.

• "Субконто1", "Субконто2" ... - Види субконто рахунку. Значення колонок визначають, що за цим рахунком передбачається ведення аналітичного обліку в зазначених аналітичних розрізах (за видами субконто). Наприклад, якщо вказати в графі "Субконто1" вид субконто "Матеріали", то це означає, що за цим рахунком ведеться аналітичний облік в розрізі матеріалів. Як бачимо, план рахунків дозволяє організувати на кожному рахунку облік по декількох аналітичним розрізам.

План рахунків має ієрархічну структуру, найбільш поширеною є дворівнева організація рахунків - рахунок / субрахунок. У цьому випадку рахунок першого порядку може містити або не містити субрахунків. Рахунок, у якого є субрахунки, називають груповим.

Стан рахунку відображається піктограмою, розташованої ліворуч від його коду. Рахунок, який є груповим, тобто містить субрахунки, має піктограму жовтого кольору.

При введенні нового рахунку програма ставить запитання: чи будуть у рахунку субрахунку? Якщо відповісти ствердно, то рахунок при записі стає груповим, тобто рахунком верхнього рівня, і в подальшому може мати субрахунки. Груповий рахунок не може бути використаний в проводках, в них можуть бути використані тільки його субрахунки, які, в свою чергу, не повинні бути групами.

Якщо ж при введенні рахунку відповісти, що рахунок не матиме субрахунків, то такий рахунок не буде групою, а його піктограма-стан буде пофарбована в синій колір. Рахунок, який не є груповим, можна використовувати в проводках.

Види субконто

Для організації аналітичного обліку в програмі "1С: Бухгалтерія" використовується поняття "Вид субконто". Під виглядом субконто розуміється сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку. Зазвичай увазі субконто відповідає довідник або перерахування, що містять конкретні значення цих об'єктів. Наприклад, виду субконто "Основні засоби" відповідає довідник "Основні засоби". У цей довідник вводяться дані про конкретні об'єкти основних засобів.

Для організації ведення аналітичного обліку на рахунку в розрізі деякого виду субконто, необхідно "прикріпити" до рахунку цей вид субконто. Дана дія виконується при налаштуванні плану рахунків. У графі "Субконто" вказується найменування прикріплюватися виду субконто. Так, наприклад, до рахунку 10 можна прикріпити субконто виду "Необоротні активи". Цей же вид субконто можна прикріпити для ведення аналітичного обліку в розрізі об'єктів основних засобів на інших рахунках, наприклад на рахунку 13 "Знос основних засобів" та ін Для одного рахунку може бути задано ведення аналітичного обліку за кількома видами субконто. Так, наприклад, для рахунку 10 може бути визначено ведення аналітичного обліку за двома видами субконто: "Необоротні активи" і "Місця зберігання". Аналітичний облік в розрізі декількох незалежних видів субконто за одним рахунком, називається багатовимірним. У цьому випадку рахунок має декілька незалежних розрізів подання інформації. Так, наприклад, ведення аналітичного обліку на рахунку 10 по двом вищеназваним субконто дозволить отримувати підсумки по рахунку в цілому, за необоротними активами в розрізі складів, по складах в розрізі необоротних активів, а також, зрозуміло, в цілому по кожному необоротному активу і в цілому по кожному складу.

Характеристики видів субконто встановлюються при конфігуруванні системи.

Операції та проводки

Зміна стану рахунків здійснюється за допомогою подвійного запису на рахунках у вигляді проводок. У програмі "1С: Бухгалтерія" проводки відображаються в комп'ютерному обліку тільки за допомогою введення операцій. Операція є повним відображенням у бухгалтерському обліку сталася господарської операції. Кожна операція може містити одну або кілька проводок. Проведення не існують окремо від операцій. Кожна проводка належить одній і тільки однієї операції.

У режимі ведення бухгалтерського обліку здійснюється введення господарських операцій і відповідних їм проводок. Засоби типової конфігурації передбачають різні режими введення операцій, що відрізняються рівнем автоматизації, наочністю введення, зручністю.

Найбільш простим і найменш автоматизованим є ручний спосіб введення операцій та проводок. При ручному введенні може використовуватися режим введення методом копіювання інформації з раніше введених операцій і проводок, що помітно полегшує процес введення облікової інформації.

Наступним за рівнем автоматизації, є спосіб введення облікової інформації, орієнтований на використання механізму типових операцій. Типові операції являють собою шаблони введення груп проводок. Причому, правила формування елементів проводок налаштовуються параметрично або описуються на спеціальній мові. Ці засоби дозволяють автоматично формувати кореспондуючі рахунки, значення аналітичних об'єктів, здійснювати розрахунок сум проводок на підставі даних, що вводяться в типову операцію, і даних, накопичених в інформаційній базі. Шаблони типових операцій створюються в режимі ведення бухгалтерського обліку і є засобом автоматизації, найбільш доступним для самостійного створення та використання силами бухгалтера.

Найвищий рівень автоматизації введення господарських операцій реалізується за допомогою використання документів, коли на підставі первинного документа, введеного в комп'ютерну систему, проводиться автоматичне формування проводок.

Цей посібник присвячено вивченню ефективних методів і способів відображення фактів господарської діяльності підприємства в комп'ютерному обліку з використанням всіх можливих засобів автоматизації введення операцій та проводок для вирішення завдань різних ділянок бухгалтерського обліку.

У режимі конфігурування описуються різні властивості операцій і проводок. І для операції, і для проводок можуть бути задані додаткові реквізити.

Бухгалтерські підсумки

Бухгалтерські підсумки формуються програмою "1С: Бухгалтерія" за самі різні періоди часу: за день місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані при будь-яких змінах, викликаних введенням нових проводок і бухгалтерських операцій. Період, до якого (включно) підтримуються підсумки, встановлюється в режимі ведення бухгалтерського обліку через меню "Операції - Управління бухгалтерськими підсумками". На екран видається вікно, показане на рис. 2-3. Дане вікно дозволяє визначити існуючу кордон актуальності бухгалтерських підсумків, а також встановити новий кордон підтримки актуальності підсумків.

Рис. 2-3. Вікно управління бухгалтерським підсумками

Поточна межа актуальності підсумків вказується у верхньому рядку вікна. Ця межа може бути змінена. Для цього необхідно в полі, розташованому нижче, зазначити рік і квартал нового періоду підтримки актуальності підсумків і натиснути кнопку "Установить расчет".

Крім того, у вікні є кнопка "Повний перерахунок підсумків". Натискання цієї кнопки призведе до повного перерахунку всіх бухгалтерських підсумків від початку введення бухгалтерських операцій аж до встановленої межі підтримки актуальності підсумків.

Примусовий перерахунок підсумків може знадобитися для того, щоб відновити підсумки після збою комп'ютера, а також після внесення змін в налаштування плану рахунків у частині ведення аналітичного, кількісного або валютного обліку.

Контрольні питання.

1. В чому полягає призначення системи «1С:Підприємство»?

2. Які конфігурації використовуються в системі?

3. Опишіть процес запуску системи.

4. В яких режимах може працювати система?

5. Опишіть процес адміністрування системи.

6. Опишіть інтерфейс програми «1С:Підприємство».

7. Дайте характеристику кожному елементу системи «1С:Підприємство».