4. Организация аналитической деятельности

В середине прошлого века, когда сфера услуг начала быстро развиваться, основным производителем услуг были малые предприятия и частные лица. В этих условиях диагностическая и аналитическая деятельность проводилась руководителем организации интуитивно или с применением элементарных аналитических процедур (сравнения, таблиц, графиков). Широкое внедрение средств современных коммуникаций обеспечило необходимую базу для процесса концентрации в сфере услуг, обеспечив повышение эффективности работы сетевых структур за счет концентрации капитала, использования единой системы управления и обеспечения, возможности привлечения высококвалифицированных специалистов. Крупная сетевая структура требует большей точности в принятии управленческих решений, так как цена ошибки возрастает многократно. Естественно, возникает необходимость создания системы поддержки принятия управленческих решений в виде аналитической службы и автоматизированной системы управления.

В отличие от бухгалтерского учета, который достаточно жестко регламентирован нормативными документами, объем, структура и периодичность проведения диагностических исследований определяется потребностями руководства организации, поэтому решения о необходимости создания аналитической службы и ее функциях могут весьма широко варьироваться. Однако опыт создания таких служб выявил общие принципы, на которых должна строиться деятельность аналитического управления и основные этапы по организации этой деятельности.

Результативность деятельности аналитической службы во многом зависит от правильной его организации. Можно выделить базовые принципы организации аналитической работы:

Анализ должен носить научный характер, т.е. учитывать требования экономических законов развития производства и рынка, использовать достижения науки и передового опыта, научно обоснованные и апробированные методики проведения анализа

Анализ должен базироваться на государственном подходе. При оценке экономических явлений, процессов, результатов хозяйствования нужно учитывать их соответствие экономической, социальной, экологической, международной государственной политике и законодательству.

Анализ должен быть системным и комплексным Комплексность исследования требует охвата всех сторон деятельности и всех подразделений, изучения причинных зависимостей в экономике предприятия, причем предприятие необходимо рассматривать как сложную динамическую систему, учитывая наличие большого количества внутренних и внешних связей, соподчиненность его отдельных элементов.

Анализ должен быть объективным, конкретным, точным. Он должен основываться на достоверной, проверенной информации, реально отражающей объективную действительность, а выводы его должны обосновываться точными аналитическими расчетами.

Анализ призван быть оперативным и действенным. Оперативность означает умение быстро и четко проводить анализ, обеспечивая менеджеров необходимой информацией для принятия решений в максимально сжатые сроки, так как многие решения необходимо принимать срочно, вне зависимости от готовности результатов анализа. Или наличия полной достоверной информации для его принятия. Действенность обеспечивается практическим использованием материалов анализа для управления, разработки конкретных мероприятий, обоснования, корректировки и уточнения плановых данных. В противном случае цель анализа не достигается.

Анализ должен проводиться по плану и обеспечивать эффективное распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. Анализ и диагностика должны проводиться систематически, а не от случая к случаю и использовать информацию, собранную и обработанную сотрудниками различных подразделений, а не только аналитического управления. Специализированные аналитические исследования и первичную диагностику проводят менеджеры по своим направлениям. Задачей аналитического управления является выявление проблем, связанных с нарушениями координации между подразделениями и неиспользуемых резервов, выявлением нарушений интересов организации отдельными исполнителями. Информация, собранная менеджерами по направлениям, должна оперативно собираться и систематизироваться, что требует четкого планирования аналитической деятельности и эффективного распределения обязанностей (обеспечение полноты исследования и исключение дублирования работ).