Часть 2. Работа с базой данных в access.

1. Запустить MS ACCESS (Пуск – программы – Microsoft Office - Microsoft Office ACCESS).

2. Создать БД Месяц_год.mdb (Новая база данных – Имя Файла (Месяц_год) - значок “жёлтая папка” справа, рядом с “Имя файла”, (задать путь к своей рабочей папке) – Создать).

Рис. 1. Создание базы данных

3.Создать таблицы «Разделы», «Переплеты», «Форматы», «Издательства», «Книги», базы данных Месяц_год.mdb путём импорта из листов файла Месяц_год.xls (Внешние данные – EXCEL – Путь к файлу Месяц_год.xls – Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных – Выбрать лист с нужной Таблицей EXCEl (например, Форматы) – далее по тексту (Убрать метку “Создать ключевое поле автоматически”)).

На Рис.3-5 показан пример создания Таблицы Разделы..

Рис. 2. Создание Таблицы

Рис. 3. Выбор нужного листа-EXCEL для создания Таблицы (здесь выбирается лист Разделы)

Рис. 4. Выбор опции “Не создавать ключ”

Рис. 5. Ввод названия таблицы, созданной в базе данных

4.Открыть каждую Таблицу в режиме “Таблица” (Переключение Отображения Таблицы из режима Таблицы в режим Конструктора и наоборот: правая кнопка мыши на название Таблицы – пункт Меню “Режим таблицы”/ “Конструктор”) и выполнить следующее:

• Просмотреть все таблицы.

• Удалить все пустые строки и столбцы и все некорректные строки (с несоответствующей информацией).

• Переименовать поля в соответствии с информацией в них:

  1. Таблица “Разделы”: поля Код раздела (числовое поле), Раздел (текстовое поле)

  2. Таблица “Переплёты”: поля Код переплёта (числовое поле), Переплёт (текстовое поле)

  3. Таблица “Форматы” (см. Замечание): поля Код формата (числовое поле), Формат (текстовое поле), Коэф_прив (числовое поле)

  4. Таблица “Издательства”: поля Код изд-ва (числовое поле), Изд-во (текстовое поле)

  5. Таблица “Книги”: поля Код раздела (числовое поле), Книга (текстовое поле), Код изд-ва(числовое поле), Год (числовое поле), Тираж (числовое поле), Код формата(числовое поле), Кол-во стр (числовое поле), Код переплёта (числовое поле), Цена.

Рис.6. Таблица “Книги” в Режиме “Таблица”

Рис.7. Таблица “Книги” в режиме "Конструктор”

Замечание. Если Таблица “Форматы” попала в Базу данных без коэффициентов приведения, выполнить следуюшие действия (Рис.8):

1) Открыть Таблицу в режиме Конструктора

2) Добавить новую строку (Правой кнопкой мыши щёлкнуть на 1-й пустой строке в режиме конструктора – выбрать “Вставить строки”).

Рис.8. Вставка строки в режиме Конструктора таблицы

3) Ввести (Рис.9):

• “Имя поля”: “Коэф_прив”

• “Тип данных”: “Числовой”

• Формат поля: “Фиксированный”

• Число десятичных знаков: 4

Рис.9. Ввод свойств поля “Коэф_прив”

4) Перейти в “Режим Таблицы”

5) Открыть Таблицу L:\ИТиСЭ\“Форматы_прив.xls”

6) Скопировать из неё столбец с коэффициентами приведения (Столбец “C”) в столбец “Коэф_прив” таблицы “Книги”.

5. Для Таблицы “Книги” создать новое поле типа “счётчик” и сделать его ключевым.

Открыть Таблицу в режиме Конструктора (Переключение Отображения Таблицы из режима Таблицы в режим Конструктора и наоборот: правая кнопка мыши на название Таблицы – Меню – Конструктор или Таблица).

Рис.10. Открытие Таблицы в режиме Конструктора

Добавить новое поле и вставить его перед полем “Код раздела” (Правой кнопкой мыши щёлкнуть на 1-й строке в режиме конструктора – выбрать “Вставить строки” – в новую строку ввести Имя поля “Код книги” и Тип данных “Счётчик”).

Рис.11. Добавление 1-й строки в режиме Конструктора

Рис.12. Присвоение типа “Счётчик” данным поля

Сделать поле ключевым (Правой кнопкой мыши нажать на нужное поле Таблицы в Режиме Конструкторамя – выбрать Ключевое в открывшемся меню – см. Рис.13).

Рис.13. Присвоение полю свойства Ключевое

Присвоить полю “Цена ” (Рис.14):

• Тип данных “Денежный” (левой кнопкой мыши открвть меню в ячейке на пересечении строки “Цена” и столбца “Тип данных” и выбрать тип “Денежный”)

• формат поля: “денежный” - в области “Свойства поля”.

Примечание. Для изменения свойств полей предназначена область “Свойства поля”, которая находится в нижней части Конструктора Таблицы. Для изменения свойств поля надо нажать левой кнопкой мыши на строку с именем поля, что приведёт к отображению текущих свойств нужного поля. Раскрыть меню для требуемого свойства (свойства Формат в данном примере) левой кнопкой мыши и выбрать необходимое значение свойства (Денежный в данном примере).

Рис.14. Выбор денежного формата и типа данных поля

6. Сделать ключевыми и обязательными следующие поля (Код формата (Таблица Форматы), Код переплёта (Таблица Переплёты), Код изд-ва (Таблица Издательства), Код раздела (Таблица Разделы))

Параметр “Обязательное поле” устанавливается в области “Свойства поля”.

Рис.15. Присвоение свойства Обязательное полям

Замечание: Типичные ошибки при работе в ACCESS.

1) В таблице есть пустые строки: их надо удалять, иначе СУБД не даст создать ключевое поле или индексное поле.

2)Не совпадает размер связующих полей в 2-х Таблицах.

Например:

В Таблице “Книги” поле “Код формата” длинное целое, а в Таблице “Форматы” поле “Код формата” одинарное с плавающей точкой.

7. Создать схему данных – взаимосвязь всех Таблиц между собой (Работа с Базами данных – Схема данных – см. Рис.16).

Перетащить Таблицы из перечня Таблиц формы “Добавление таблицы” в схему данных (Можно выделить все таблицы и нажать “Добавить”).

Рис.16. Создание схемы данных.

Закрыть форму “Добавление таблицы”.

Типы и размеры одинаковых полей должны совпадать в разных Таблицах, например:

Поле “Код раздела” таблицы “Разделы” должно иметь такой же тип и размер, как и Поле “Код раздела” таблицы “Книги”.

Установить связи между Таблицами “Один ко многим”, т.е. соединить между собой:

• поле“Код раздела” таблицы “Разделы” и поле “Код раздела” таблицы “Книги”

• поле“Код переплёта” таблицы “Перелёты” и поле “Код переплёта” таблицы “Книги”

• поле“Код изд-ва” таблицы “Изд-ва” и поле “Код изд-ва” таблицы “Книги”

• поле“Код формата” таблицы “Форматы” и поле “Код формата” таблицы “Книги”

Это можно сделать, проведя мышкой с нажатой левой кнопкой от поля одной таблицы к полю другой таблицы.

Установить галочки обеспечения целостности данных (Рис. 17).

Рис.17. Установка параметров обеспечения целостности данных для связанных Таблиц.

Рис.18. Схема данных

Закрыть схему данных с сохранением (правой кнопкой мыши щёлкнуть по названию “Схема данных” – Закрыть - Сохранить).