4.2. Автоматизація управлінської роботи податкових органів

Основними елементами (напрямками) організації управлінської роботи, що застосовуються в органах ДФС України є:

• організація раціонального використання часу;

• раціоналізація трудових операцій;

• створення сприятливих умов праці.

В загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду (фіксації, обробки, систематизації тощо) тому для податкових та митних органів економія часу виражається у здійсненні операцій з управління податковими відносинами з найменшими втратами часу.

Управлінська робота в органах ДФС України характеризується кількісними і якісними показниками.

До кількісних характеристик належать робочий день, фонд робочого часу, ефективний фонд часу.

Якісні характеристики пов’язані з видами витрат часу. Недостатньо добре організована управлінська робота в органах ДФС призводить до невиправданих втрат часу як працівників контролюючих органів, так і громадян та суб’єктів підприємницької діяльності.

Раціональна організація використання робочого часу визначається: рівнем професійної підготовки працівників, стилем роботи керівників, загальним характером організації праці, ступенем свідомості працівників.

Працівники органів ДФС в цілому поділяються на керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Рівень організації праці цих категорій працівників значною мірою визначається рівнем організації та обслуговування робочих місць.

Робоче місце – частина простору, зона трудової діяльності, оснащена необхідними організаційно-технічними засобами, зв’язком, обладнанням, іншими спеціальними приладами для виконання службових обов’язків.

Залежно від рівня механізації праці виконавців розрізняють три види робочих місць:

– робочі місця ручної праці, де один або кілька виконавців виконують операції за допомогою різних знарядь праці;

– механізовані робочі місця, де виконавець впливає на предмет праці за допомогою механізованих знарядь, машин, праця яких визначається і спрямовується працівником;

– автоматизовані робочі місця, де робота здійснюється певними механізмами, обладнанням у заздалегідь встановленій працівником послідовності.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) – проблемно-орієнтований програмно-технічний комплекс, призначений для забезпечення істотного підвищення ефективності всіх процесів обробки інформації та прийняття рішень певними категоріями працівників.

На даний час розроблена велика кількість АРМ: адміністратора, економіста, фінансиста, диспетчера, юриста, інженера, конструктора, технолога тощо. Значна кількість (близько 50) їх функціонує у системі органів ДФСУ. У податковій службі перша версія АРМ з’явилась у 1991 році: АРМ податкового інспектора відділу обліку та звітності “Держдоходи”. За допомогою цього АРМ усунені основні недоліки ручного оперативного обліку податків і зборів.

Наприклад, за допомогою АРМ “Облік платників” та АРМ “Свідоцтво”, “Реєстрація платників ПДВ” у податковій інспекції здійснюється реєстрація платників податків – юридичних осіб на підставі реєстраційних документів, у результаті чого всі відомості потрапляють до бази даних АІС (автоматизованої інформаційної системи) податкової інспекції з наступною передачею цих даних у центральну базу ДФС України (через Головні управління) до державного реєстру юридичних осіб і держреєстру платників ПДВ.

У результаті реєстрації платника у податковій інспекції відкривається картка особового рахунку за кожним видом платежу, тобто скільки видів платежів і відрахувань платник має, стільки відкривається карток. Інформація про реєстрацію та відкриття карток особового рахунку надходить в усі управління і відділи, що працюють у системі оподаткування юридичних осіб, завдяки використанню мережевого варіанта АРМ “Облік податків і платежів”, що замінив АРМ “Держдоходи”.

Облік усіх касових апаратів, як юридичних та фізичних осіб, здійснюється за допомогою АРМ “Касові апарати”, оскільки за наявності у підприємця торговельної діяльності та торговельного приміщення підприємець обов’язково реєструє касовий апарат у відділі оперативного контролю ДПІ. Інформація про реєстрацію підходить до бази даних зареєстрованих касових апаратів на районному, обласному та центральному рівнях.

За наявності у платника податків оптової або роздрібної торгівлі, громадського харчування, обміну валют, грального бізнесу, побутових послуг ним обов’язково отримуються документи на придбання торгового патенту. За допомогою АРМ “Патент” структурним підрозділом прямих податків здійснюється реєстрація отримувача патенту та друк патенту на спеціальному бланку суворої звітності, а також нараховуються суми до сплати за кожен місяць. Таким чином, створюється актуальна база даних про торгові патенти на всіх рівнях ДФС.

Згідно із законодавством, платник повинен звітувати через ДПІ про свої прибутки та нараховані податки та збори, незалежно від того була діяльність чи ні. З метою забезпечення оперативності приймання звітності та автоматизованої її обробки, універсалізації технологічного процесу, використання у роботі даних звітних документів платників податків та встановлення жорсткого контролю за термінами їх подачі у податковій службі експлуатуються два альтернативні програмні комплекси “Податкова звітність” та “Звіт”. Обидва варіанти, створені різними розробниками, належним чином реалізують поставлену мету, автоматизуючи операції:

– реєстрація форм звітності платників податків;

– введення нарахованих сум податків за зареєстрованими формами звітності;

– введення даних за поданими формами звітності платників податків;

– контроль форми звітності на етапі введення даних;

– пакетний контроль усіх поданих форм;

– ведення реєстрів поданих та неподаних документів;

– ведення реєстрів нарахованих сум податків;

– ведення реєстрів контролю форм звітності.

У результаті зазначених операцій формується база даних, що використовується для проведення аналізу звітної інформації платників відповідними підрозділами ДФС.

Управління документальних перевірок юридичних осіб, управління валютного контролю у сфері зовнішньоекономічної діяльності та відповідні підрозділи,, що здійснюють документальний контроль фінансової діяльності суб’єктів підприємницької діяльності, результати таких перевірок обліковують за допомогою АРМ “Аудит”.

За допомогою АРМ “Банк” здійснюється щоденне автоматичне рознесення платежів з податків та зборів до карток особових рахунків платників, здійснених останніми до банків. За умови порушення терміну сплати проводиться автоматизоване нарахування пені за відсотковими ставками або ставками НБУ, залежно від виду платежу із відображенням усієї інформації у картці особового рахунка.

Структурні підрозділи ДФС з контролю у сфері зовнішньоекономічної діяльності та оподаткування нерезидентів, які здійснюють і документальні перевірки валютних операцій, використовують інформацію АРМ “Митниця”. Цей АРМ надає можливість отримання інформації з імпортних, експортних і бартерних операцій, що здійснювались суб’єктами підприємницької діяльності й були зафіксовані під час перетину кордону валютно-митними деклараціями.

Платники, що сплачують місцеві податки, знаходяться під контролем відділу місцевих податків і зборів. Для своєї роботи інформацію про стан платіжної дисципліни платника вони одержують з допомогою АРМ “Облік податків і платежів”.

У картці особового рахунка платника за кожним видом платежу відображається інформація про нараховані, донараховані, реструктуризовані або відстрочені платежі, про їх сплату та суми пені, у разі невчасної сплати, про суми недоїмки або переплати за нарахованими, донарахованими, реструктуризованими або відстроченими платежами, а також про суми платежів, повернених до бюджету.

На підставі законодавства про державний реєстр створена центральна база даних потенційних платників податків – фізичних осіб. Ця інформація для центральної бази даних формується у податкових інспекціях, у відділі державного реєстру фізичних осіб за допомогою АРМ “ДРФО”. У результаті кожному громадянину видається особистий номер (ідентифікаційний код), який фігурує у всіх фінансових документах, що дозволяє автоматизованим способом вести облік державних доходів, нарахованих та сплачених податків кожною фізичною особою.

Реєстрація підприємця в податковій інспекції здійснюється відділом державного реєстру фізичних осіб за допомогою автоматизованої системи обробки інформації (АСОІ) “Податки фізичних осіб” та АРМ “Свідоцтво ПДВ фізичних осіб”, згідно з поданими ним реєстраційними документами.

Реєстрація фізичних осіб-платників земельного податку, нарахування цього податку та облік його сплати в податкових інспекціях здійснюється із застосуванням АРМ “Земля” відділом оподаткування фізичних осіб.

Крім вищезгаданих АРМ, у кожному відділі податкової інспекції є ще АРМ, за допомогою яких формуються звіти у вигляді електронного файлу для передачі електронною поштою до Головних управлінь, а потім і до центрального арату ДФС.

Зазначені АРМ є складовою частиною автоматизованої інформаційної системи АІС “Податки”. Фундаментальною основою АІС “Податки” є створення високоорганізованого інформаційного середовища. Це середовище охоплює в рамках ДФС України інформаційне, телекомунікаційне, технічне, програмне забезпечення, інформаційні технології, бази даних з метою забезпечення можливості створення і виконання ефективного системно-аналітичного апарату, що дозволяє на якісно новому рівні інформаційного обслуговування вести повсякденну, оперативну роботу, здійснювати системний аналіз стану та прогнозувати діяльність податкової служби у цілому, приймати науково обґрунтовані рішення щодо реалізації податкової і митної політики.

На сьогодні в органах ДФС розробляється та функціонує ряд автоматизованих інформаційних систем:

– Автоматизована інформаційна система (АІС) Головного управління ДФС, що забезпечує комплексну автоматизацію функцій роботи з базами даних обласних апаратів;

– АІС “Пільги” містить інформацію про пільги та дані щодо кількості платників податків;

– АІС “Галузь” забезпечує автоматизоване створення зведених даних районного рівня про платників податків і накопичення інформації за результатами їх фінансово-економічної діяльності та мобілізації коштів у бюджет України;

– АІС “Облік податків і платежів” районного рівня забезпечує автоматизацію облікових функцій, автоматизований розрахунок податкової заборгованості та пені за порушення термінів сплати, формування довідок та звітності ДПІ районного рівня;

– системні локально-мережеві АРМи районного рівня: “Підприємці”, “Земля”, “Облік платників”, “Аудит”, “Пільги”, “Свідоцтво”, “Касові апарати”, “Банк”, “Звіт” тощо.

Велику проблему у діяльності як ДПС України, так і інших органів влади складає подолання інформаційного дефіциту щодо ефективного відстежування господарської діяльності безперервно зростаючої чисельності й ділової активності суб’єктів підприємницької, в т. ч. і у сфері зовнішньоекономічної діяльності.