Раздел I общие понятия об описи. Этапы ее составления

1.1. Понятие об описи дел и документов. Формы описи

Опись дел и документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Описи дел и документов составляются в делопроизводстве организа­ций и ведомственных архивах. В случае поступления в государственный архив неописанных документов, описи на них составляются в государст­венном архиве. Кроме того, в государственном архиве в процессе пере­работки могут составляться новые описи взамен составленных ранее.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заве­рителя и справочного аппарата к описи.

Опись является базовым архивным справочником в государствен­ных, ведомственных и муниципальных архивах, так как она служит ос­новой для создания других справочников системы НСА архива— путе­водителей, каталогов, обзоров, указателей. В связи с этим качественное составление описи является определяющим при ее создании.

Опись единиц хранения — это один из обязательных элементов сис­темы НСА государственных и муниципальных архивов; она выполняет одновременно две функции: 1) является внутрифондовым первичным учетным документом и 2) внутрифондовым справочником по составу и содержанию единиц хранения.

Осуществляя функцию учета, опись, с одной стороны, фиксирует каждую единицу хранения, а. с другой стороны, — всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

В качестве справочника по содержанию опись рассчитана на информирование в функционально-отраслевом разрезе на уровне единицы хра­нения. Опись содержит вторичную документную информацию, которая должна в полной мере соответствовать первичной документной инфор­мации, заключенной в единицах хранения.

В государственных, муниципальных архивах принята единая листо­вая форма описи с графлением (см. Приложение № 1).

1.2. Объект описания описи

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись пред­ставляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного доку­мента или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения.

Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

1.3. Описательная статья описи

Опись — это перечень описательных статей, расположенных в по­рядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

Описательная статья представляет собой набор обязательных и до­полнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (еди­ницы учета): 1) порядковый номер; 2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год); 5) количество листов в единице хранения (для единиц хранения, содержащих письма и фотографии — количество документов). В случае необходимости в опи­сательную статью могут включаться: 6) указание на подлинность (копийность) документов; 7) способ воспроизведения документов; 8) степень полноты документов; 9) внешние особенности; 10) аннотация докумен­тов единицы хранения.

К обязательным реквизитам описания относятся: №№ 1, 3, 4, 5; к до­полнительным — №№ 2, 6. 7, 8, 9, 10.

Для идентификации объекта описания на уровне единицы хранения состав элементов описания должен включать: архивный шифр (сокращен­ное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения), заголовок единицы хранения, крайние даты документов еди­ницы хранения, объем единицы хранения (количество листов в единице хранения). Таким образом, минимально необходимая совокупность рек­визитов описания, позволяющая установить полное соответствие между объектом описания и его архивным описанием, входит в число обяза­тельных элементов описания.

Реквизиты описательной статьи описи можно также разделить на идентификационные и интеллектуальные. К идентификационным отно­сятся: порядковый номер, делопроизводственный индекс, крайние даты документов, количество листов в единице хранения. Составление этих реквизитов не представляет особой сложности и требует лишь внима­ния.

При установлении крайних дат документов единицы хранения, сле­дует иметь в виду следующее: начальной датой единицы хранения явля­ется дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конеч­ной — дата составления (регистрации) самого последнего документа.

Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при опи­сании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.).

Даты декретов, указов, грамот, договоров, постановлений, распоря­жений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если до­кументы не датированы, даты указываются по времени их опубликова­ния или введения в действие.

Если единица хранения была начата в одной организации, а законче­на в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. В том случае, если даты единицы хранения определяются приблизитель­но, то они заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные элементы дат, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопроси­тельными знаками. Например:

[Не ранее 1955 г.]

[Не ранее мая? — не позднее июля] 1960 г.

При подготовке описи в электронном варианте, реквизит «крайние да­ты» желательно разбить на два поля: «начальная дата» и «конечная дата».

Реквизит «количество листов» заполняется на основании заверитель-ной надписи в единице хранения.

Интеллектуальные реквизиты раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав и содержание. К ним относятся заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, сте­пень полноты документов и внешние особенности единицы хранения, аннотация документов. Для составления этих реквизитов требуется вы­сокая квалификация, серьезные общие и профессиональные знания.

Основную информацию о составе и содержании документов едини­цы хранения несет заголовок. Главное требование к заголовку единицы хранения: обеспечить полное соответствие информации заголовка дей­ствительному содержанию единицы хранения.

Содержание единицы хранения в заголовке должно передаваться в кратком, сжатом виде, с соблюдением конкретности описания. Заголовок единицы хранения должен отражать особенности времени, места собы­тий, социальной среды, воспроизводить названия учреждений, форм соб­ственности и правовых отношений, обычаев, географических наименова­ний, видов документов, присущих периоду возникновения документов.

При составлении заголовка не допускается модернизация лексики, но в то же время необходимо избегать архаизации выражений и оборотов. Содержание документов следует передавать в заголовке единицы хране­ния современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы.

Подлинность или копийность документов обязательно указывается в том случае, когда описываются особо ценные документы. Например:

Письмо Давыдова Дениса Васильевича Бахметьеву Алексею Николае­вичу о жизни в деревне, поездке в Москву. Подлинник.

Если данные о подлинности или копийности относятся к части доку­ментов или одному документу, то они вносятся в заголовок вслед за ука­занием видов этих документов или одного документа в скобках со строч­ной буквы. Например:

Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промыишенности.

Способ воспроизведения документов указывается в том случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульп­торов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи тре­буют специфического описания. Например:

Репродукции картин русских художников XVIII — нач. XX вв. Фото­копии, цв. литографии.

При наличии в деле особо ценных документов, не полностью сохра­нившихся, указывается степень их полноты: «отрывок», «разрозненные места», «без начала», «без конца» и т.д. Например:

Симонов К.М. «Русский вопрос». Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия.

К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.). на­личие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д.

Аннотация документов единицы хранения составляется в том случае, если в ней имеются уникальные, важные, распорядительные документы, документы организаций-предшественниц, сведения по личному состав}. имеющие значение для выполнения социально-правовых, генеалогичес ких и других запросов, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.