3. Умови відшкодування витрат на відрядження

Однією з основних операцій з підзвітними сумами є оплата витрат на відрядження. Згідно з інструкцією Міністерства фінансів України "Про службові відрядження в межах України та за кордон" у редакції від 10 червня 1999 р. № 146 службовим відрядженням вважається поїздка робітника (службовця) за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, організації, на визначений термін в іншу місцевість для виконання службо­вого доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відно­синах із платником податків, включаються до складу валових витрат платника податків тільки у разі наявності документів, що підтверджують зв'язок цього відрядження з основною діяльні­стю підприємства, а саме: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства; укладено­го договору (контракту) та інших документів, що регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові співвідносн­ий; документів, які засвідчують участь особи, що перебуває у відрядженні, у переговорах, конференціях за тематикою, що сто­сується основної діяльності підприємства, яке командирувало працівника. Підприємство здійснює реєстрацію особи, що вибу­ла у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з "Інструкцією про службові відрядження".

Направлення робітника у відрядження здійснюється на під­ставі наказу керівника підприємства із зазначенням пункту при­значення, назви підприємства, терміну та мети відрядження.

Термін відрядження визначається керівником або його за­ступником, але не може перевищувати 30 календарних днів (за кордон — 60 днів).

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи командированого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника. При відправленні транспортного засобу до 24 годин включно днем вибуття вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — на­ступна.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, куди він командирова­ний. Замість днів відпочинку, що не були використані за час від­рядження, інші дні відпочинку після повернення не надаються.

Якщо працівник спеціально командирований для роботи в дні відпочинку або святкові дні, то компенсація за це сплачується відповідно до чинного законодавства.

За особою, яка перебуває у відрядженні, зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі за час перебування в дорозі.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні на відрядження відносно вибуття та прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівник командиро­ваний у різні населенні пункти, то відмітки про день прибуття та день вибуття проставляються в кожному пункті. Відмітки в по­свідченні на відрядження відносно прибуття та вибуття працівни­ка засвідчуються тією печаткою, якою користується у своїй госпо­дарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відпо­відної посадової особи, на котру наказом (розпорядженням) керів­ника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та повертаються з нього.

За кожен день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебу­вання працівника у відрядженні, враховуючи дні відпочинку, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі йому сплачуються добові в межах норм, встановлених постановою КМУ від 11 липня 2002 р. № 977.

Кількість днів відрядження для сплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня повернення до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні.