Межтабличные связи Чтобы посмотреть, как Access создает связи между таблицами, откройте окноСхема данных (Relationships).

Для этого выберите команду Сервис ► Схема данных (Tools > Relationships). В открывшемся окне вы можете увидеть, что уже заданы какие-то связи между таблицами, в зависимости от того, как много полей подстановок и ссылочных таблиц вы создали.

  Щелкните на кнопке Отобразить все связи (Show All Relationships), чтобы убедиться, что все связи отображены. Если вы дважды щелкнете на линии, которая указывает связь, откроется диалоговое окно Изменение связей (Relation ships). В этом окне главная таблица и первичный ключ изображаются в левом столбце, а подчиненная таблица и внешний ключ — в правом столбце.

 

 

Задание условий целостности

 Условие целостности предназначено для того, чтобы обеспечить соответствие записей в подчиненной таблице записям в главной таблице. Оно предотвратит непреднамеренное удаление пользователем тех записей в главной таблице, которые связаны с записями в подчиненной таблице.

Благодаря соблюдению условий целостности данных вы можете быть уверены в том, что ваши записи в подчиненной таблице «не останутся сиротами»: заказы 6ез клиентов, классы без учащихся, а заработная плата без служащих.

Если при создании связи между таблицами тблНовыеКниги и тблКнигаПочтой вы задали требование соблюдения условий целостности, то при работе с данными Access наложит следующие четыре ограничения:

1.     Access не позволит в таблице тблКнигаПочтой использовать книгу с таким номером ISBN, какого еще нет в таблице тблНовыеКниги.

2.  Значения внешнего ключа НомерISBN, использованные в подчиненной таблице тблКнигаПочтой, защитят соответствующие записи в главной таблице тблНовыеКниги, так что пользователи не смогут удалить в главной таблице записи о книгах, имеющих такой номер ISBN, который использован в таблице тблКнигаПочтой.

3.  Сами данные первичного ключа защищены. Пользователь не может изменить номер ISBN книги в таблице тблНовыеКниги, коль скоро на действующий номер есть ссылка в таблице тблКнигаПочтой.

4.  Если вы попробуете ввести, удалить или изменить данные, нарушающие условие целостности, Access выдаст на экран предупреждение и проигнорирует внесенные изменения.

Каскадное обновление и удаление данных

Преодолеть второе и третье ограничения и при этом обеспечить условия хранения целостности данных все же можно, если установить флажки каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records). Если допускается каскадное обновление связанных полей, то при изменении значений первичного ключа в главной таблице происходит автоматическое обновление значений внешнего ключа в подчиненной таблице. Если каскадное обновление связанных полей допускается, то вы можете изменить номер ISBN книги в главной таблице тблНовыеКниги. При этом автоматически произойдет изменение этого же номера во всех записях таблицы тблКнигаПочтой. Если разрешено каскадное удаление связанных записей, то удаление записи в главной таблице приводит к удалению всех связанных записей в подчиненной таблице.

Удаление книги Access 2000 для занятых из таблицы новых книг приведет к удалению записей о ней в таблице отдела Книга — почтой.

Создание связей

Не все связи в базе данных используются для подстановок. Для того чтобы создать другие виды связей, убедитесь в том, что поле первичного ключа главной таблицы содержится в подчиненной таблице в качестве внешнего ключа.

После этого откройте окно Схема данных (Relationships).

• Чтобы создавать связь, нужно быть уверенным, что и главная, и связанная таблицы отображаются в окне. Если это не так, щелкните на кнопке Отобразить все связи (Show Tables) на панели инструментов и выберите из списка те таблицы, которые хотите отобразить. После этого выберите в главной таблице поле первичного ключа и перетащите его к соответствующему полю связанной таблицы. Откроется диалоговое окно Изменение связей (Relationships), в котором вы сможете задать условие сохранения целостности данных.

Создание и использование форм

Формы обеспечивают пользователям возможность ввода данных без необходимости знать, как устроена таблица. Одна форма может содержать данные из многих таблиц, благодаря чему обеспечивается возможность ввода данных в разные таблицы из одного места. Макет формы можно выполнить таким образом, что форма на экране будет выглядеть точно так же, как на свой первоисточник: заявление о приеме, бланк регистрации, заполняемый клиентами; и прочие документы, используемые для сбора данных, подлежащих вводу в базу. Если форма, используемая для ввода записей в базу, полностью соответствует документу-источнику, вероятность ошибок при вводе данных снижается. Как и в случае с таблицами, существует несколько способов создания форм:

 Ø    Автоформа (Auto Form) — автоматическое создание форм;

Ø     Мастер форм (Form Wizard) — создание формы с помощью мастера;

Ø     Конструктор (Form Design View) — создание формы вручную в режиме конструктора.

В этом разделе мы сосредоточимся в основном на автоматическом создании форм и работе с Мастером форм (Form Wizard).

Более подробные сведения о разработке форм вы найдете в разделе «Разработка форм сложной структуры».