5. Кадрове планування в організації.

Кадрове планування є найважливішим елементом кадрової політики, допомагає при визначенні її завдань, стратегії і цілей, сприяє їх виконанню через відповідні заходи.

Кадрове планування - це складова частина планування на підприємстві. Зміст кадрового планування полягає у тому, щоб забезпечити людей робочими місцями у потрібний час і в необхідній кількості, у відповідності з їхніми здібностями, нахилами і вимогами виробництва.

Кадрове планування передбачає відслідковування змін у професійно-кваліфікаційній структурі кадрів, а головне - виявлення майбутньої потреби у персоналі та його кількісного і якісного складу.

Кадрове планування охоплює п'ять послідовних етапів:

1-й етап: Інформаційний - збір та обробка необхідної інформації про діючий персонал і його розвиток у перспективі.

2-й етап: Розробка проектів кадрового плану - аналіз кадрових ситуацій і перспектив їх розвитку; розробка альтернативних варіантів проектів кадрового плану.

3-й етап: Прийняття рішень - затвердження одного із варіантів плану як обов' язкового орієнтиру для діяльності кадрової служби.

4-й етап: Визначення необхідних витрат: проводяться розрахунки витрат на утримання персоналу.

5-й етап: Кадровий контроль - здійснення контролю та виконання кадрових рішень на основі планових і поточних даних організації; коригування кадрових цілей на основі зміни цілей організацій.

Вихідними даними для визначення чисельності працівників, їх професійного та кваліфікаційного складу є:

1. Виробнича програма.

2. Норми виробітку (обслуговування).

3. Заплановане зростання підвищення продуктивності праці.

4. Структура робіт.

6. Організація набору та відбору персоналу.

Приймання на роботу - це виконання дій служби персоналу для залучення кандидатів на посаду, які мають якості, необхідні для роботи в організації.

Процес приймання на роботу здійснюється за такою схемою:

1. Планування трудових ресурсів.

2. Залучення кандидатів на приймання для відбору працівників.

3. Відбір працівників.

4. Зарахування на роботу.

Головною метою добору персоналу є створення резерву кандидатів на всі робочі місця з урахуванням поточних і майбутніх кадрових змін, звільнень, переміщень, виходу на пенсію, закінчення терміну контракту, змін напрямів і характеру діяльності організації.

Залучення кандидатів на посаду здійснюється із внутрішніх та зовнішніх джерел такими методами:

Внутрішній конкурс здійснює служба персоналу шляхом розсилки у всі підрозділи інформації про наявність вакансій з пропозицією надати дані про кандидатів на посади із числа своїх друзів та знайомих або із числа своїх працівників.

Суміщення професій. Цей метод використовується самими працівниками організації (якщо виконавець потрібний на деякий час для виконання певного обсягу робіт).

Ротація. Це метод внутрішнього переміщення керівних кадрів.

Списки очікування ведуть відділи персоналу організацій. До них заносять кандидатів, які звернулись в організацію про працевлаштування.

Самостійний пошук через засоби масової інформації. Організації надають перевагу самостійному пошуку і відбору кандидатів на роботу. Менеджер по персоналу повинен добре знати, до яких засобів масової інформації необхідно звертатися, маючи на увазі їх тираж, місця розповсюдження та коло споживачів (читачів, глядачів). Важливо правильно написати текст об' яви, щоб привернути увагу осіб, які шукають роботу. У тексті зазначається посада і вимоги до кандидатів (освіта, досвід роботи тощо).

Відбір - це процес, у якому організація вибирає із претендентів на посаду одного або декількох осіб, які найкращим чином відповідають вимогам організації в конкретних умовах.

На кожному етапі використовуються свої методи оцінки. Всі вони мають загальний недолік - суб' єктивність, і остаточне рішення залежить від того, хто використовує метод або хто залучений у якості експерта. Тому об' єктивність оцінки претендентів на роботу є загальною вимогою до працівників служби персоналу організації. Вона передбачає незалежність висновків від якоїсь окремої думки або міркування.

Після кожного етапу відсіюється частина претендентів, або вони самі відмовляються від подальших процедур, приймаючі інші пропозиції.

Етап 1. Попередня відбірна бесіда

Основна мета бесіди - оцінка рівня освіченості претендента, його зовнішнього вигляду і визначальних особистісних якостей.

Після бесіди претенденти направляються на наступний етап відбору, інколи знаючи, що у них зменшуються шанси для прийняття на посаду.

Етап 2. Заповнення бланка-заяви і автобіографічної анкети

Претенденти, які пройшли попередню бесіду, повинні заповнити бланк заяви і анкету. У анкеті запитується інформація, яка впливає на продуктивність майбутньої роботи претендента.

Етап 3. Бесіда по найманню - інтерв'ю

Метою цієї бесіди є не тільки відбір кандидатів на посаду, а й реклама організації шляхом переконання співрозмовника у значимості і особливості пропонованої роботи.

Етап 4. Тестування

Тест - це зразок поведінки людини, джерело інформації, яка може надати відомості про професійні здібності та вміння претендента на посаду. Тестування допомагає сформувати думку про здатність претендента до його професійного та посадового зростання, специфіки мотивації, особливості стилю діяльності.

Дієвість тестів завжди визначається по тому, що він оцінює. При найманні на роботу слово "дієвість" означає, що тест відноситься до виконання даної роботи, тому що результати тесту повинні дати уявлення про здатність людини виконувати певну роботу.

Етап 5. Перевірка рекомендацій та службового списку.

Більшість фірм вивчають і перевіряють інформацію, яка міститься у автобіографії, а також рекомендації претендентів на посаду. Рекомендації перевіряються 100 %, з них 80 % роблять це по телефону. З' ясовують мотивацію і заробітну плату претендента, його компетенцію, здатність адаптуватись у колективі.

Окремі фірми замовляють описування біографії у спеціальних агентствах, які надають інформацію про фінансовий стан, заборгованість, кредити у банку, характер та стиль життя.

Перевірка біографії є корисною, тому що це простий спосіб одержання інформації про претендента - як поточної, так і минулої роботи.

Етап 6. Медичний огляд

Проводиться, якщо робота висуває особливі вимоги до здоров' я претендента:

- робота з харчовими продуктами;

- коли необхідно упередити приймання осіб, які є переносниками інфекційних захворювань;

- коли необхідно визначити здатність претендента виконувати фізичну роботу.

Етап 7. Прийняття рішення

Це здійснення порівняння кандидатів за всіма параметрами і подання їх на розгляд керівництву, яке приймає рішення.

Прийняття на роботу у підприємствах різних форм власності здійснюється відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених керівниками підприємств та погоджених із профспілковими організаціями.

Трудові договори за терміном дії бувають таких видів:

- договори, укладені на невизначений строк;

- договори, укладені на визначений строк;

- договори, укладені на час виконання певної роботи.

Трудові договори укладаються в письмовій формі та підписуються працівником і керівником підприємства, після чого працівники оформляються на роботу наказом по підприємству. На підставі наказу про зарахування на роботу в трудовій книжці працівника робиться відповідний запис.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації (працівнику з кадрової роботи) трудову книжку, а у випадках, коли особа влаштовується на роботу вперше - довідку з домоуправління, ЖЕКу або сільської ради про останню зайнятість; звільнені у запас військовослужбовці подають військові квитки, а молоді спеціалісти - направлення на роботу, яке видається навчальним закладом. У всіх випадках повинен бути паспорт.

У разі прийняття на роботу, яка потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення навчального закладу або документ про спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров' я населення працівники підприємств харчової промисловості, громадського харчування, продовольчих магазинів, дитячих закладів, усіх видів транспорту, а також підприємств шкідливими умовами праці під час прийняття на роботу мають пройти медичний огляду. Списки професій та порядок медичного обстеження встановлює Міністерство охорони здоров'я України.

Начальник відділу по роботі з персоналом (працівник по кадрах) під час бесіди з особою, яка влаштовується на роботу, пересвідчується у тому, що її трудова книжка, паспорт, диплом, посвідчення, а для військовозобов' язаних - і військовий квиток відповідним чином оформлені, тобто записи у них зроблено правильно, фотокартка у паспорті відповідає особі пред' явника документів.

Після цього для особи, яка влаштовується на роботу, виписується бланк наказу про прийняття на роботу. Підписаний начальником відділу кадрів бланк наказу віддається працівникові для ознайомлення з умовами праці та для співбесіди з керівником відділу, який на зворотному боці бланка пише свій висновок про можливість прийняття, а також візує наказ: на яку посаду може бути призначений претендент, з яким окладом або за яким розрядом.

Результати медичного обстеження, відмітки про інструктаж з техніки безпеки та протипожежний мінімум проставляються на зворотному боці бланка наказу про прийняття на роботу.

Після підписання наказу про прийняття на роботу відділ персоналу заповнює особову картку, а у трудовій книжці робляться необхідні записи (додаток).

Під час оформлення на роботу службовців їх ознайомлюють з посадовою інструкцією. Всі особи, які влаштовуються на роботу, повинні ознайомитись з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

У наказі про прийняття на роботу слід точно зазначити назву посади, на яку призначено робітника або службовця, відповідно до штатного розкладу.

Щодо прийняття на роботу деяких категорій працівників встановлено додаткові правила. Так, законодавством дозволяється приймати на роботу підлітків від 15 до 16 років, якщо це погоджено з комітетом профспілки.

На керівні посади працівників висувають за ініціативою власника майна підприємства на підставі рішення відповідного органу.

Призначення на виборчу посаду відбувається за наявності протоколу зборів про обрання працівника на цю посаду.

Якщо відповідно до законодавства або статуту підприємства певна посада заміщується на засадах конкурсу, то призначення на роботу відбувається на підставі рішення відповідного органу про обрання за конкурсом.

Особливим порядком регулюється прийняття на роботу за сумісництвом. Сумісництво на службі означає одночасне обіймання, крім основної, іншої оплачуваної посади на підприємстві або виконання іншої регулярно оплачуваної роботи.

Особливості оформлення осіб, котрі призначаються на посади з матеріальною відповідальністю, полягають у тому, що з ними укладається особливий письмовий договір про відповідальність за збереження переданих їм цінностей, який зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника.

Переведення на іншу роботу - це зміна місця роботи працівника, виду трудової діяльності або інших суттєвих умов праці.

До суттєвих умов праці належать:

- розмір і система заробітної плати;

- ступінь складності та важкість роботи;

- час і порядок виконання роботи;

- право на скорочений робочий день;

- право на додаткову відпустку, пільгову пенсію та ін.

У випадках, якщо працівник зарахований до підрозділу, розміщеного в іншій місцевості, то його можна перевести до іншого підрозділу тільки за його згоди, тому що змінюється одна з головних умов - місце роботи.

Переведення через виробничу потребу відбувається тоді, коли слід виконати роботи для недопущення чи ліквідації стихійного лиха, виробничої аварії або негайного ліквідування їх наслідків, при виникненні нагальності зміни відсутнього працівника та в інших виняткових випадках.

Тимчасовим заміщенням вважається виконання службових обов' язків на посаді тимчасово відсутнього працівника (тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження), якщо спричинено потребою виконання розпорядчих функцій.

Призначення працівника виконуючим обов' язки на вакантній посаді не можна вважати заміщенням, а тільки переведенням на іншу роботу зі згоди на це працівника.

Не допускається переведення на іншу роботу, не сумісну зі станом здоров' я працівника.

Не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його на тому ж підприємстві на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором. Власник не має права переміщати працівника на роботу, не сумісну з його станом здоров' я.

У зв' язку зі змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці - систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого дня, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад тощо - працівник повинен бути повідомлений не пізніше як за два місяці.

Якщо колишні умови праці не можуть бути збережені, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється.

У разі виробничої потреби власник має право переводити працівників на термін до одного місяця на не обумовлену трудовим договором роботу на тому ж підприємстві або на іншому підприємстві, але в тій же місцевості з оплатою праці за виконаною роботою, але не нижчою від середнього заробітку за попередньою роботою. Таке переведення допускається з метою попередження стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків; для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування державного або громадського майна та в інших виняткових випадках, а також заміни відсутнього працівника.

Тривалість переведення на іншу роботу для заміни відсутнього працівника не може перевищувати одного місяця протягом календарного року.

Відмова без поважних причин від тимчасового переведення на іншу роботу в разі виробничої потреби вважається порушенням трудової дисципліни.