5 Сортировка данных в таблице

Сортировка данных – это одна из наиболее важных команд для организации таблицы. Целью сортировки является упорядочивание записей на основе выбранного критерия. Часто сортировку используют, если данные в таблице набирались постепенно, и каждая запись производилась просто на одну строку ниже. Найти информацию в такой таблице очень трудно. Использование сортировки помогает упорядочить данные.

Для сортировки данных в таблице сделайте следующее.

1. Выберите столбцы для сортировки или установите курсор в таблице, если нужно отсортировать ее полностью.

2. Нажмите кнопку Данные на вкладке Макет и выберите в меню пункт Сортировка (рис. 27).

Рисунок 27 – Выбор команды Сортировка

3. В диалоговом окне Сортировка (рис. 28) выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку таблицы, из списка Сначала по. Столбцы здесь перечислены по номерам слева направо.

Рисунок 28 – Диалоговое окно Сортировка

4. Выберите тип данных сортировки: Текст, Число или Дата.

5. Установите тип сортировки: по возрастанию или по убыванию.

6. При необходимости установите параметры для вторичной сортировки по второму и третьему столбцам.

7. Если нужно применить сортировку, при которой будет учитываться регистр букв, то нажмите кнопку Параметры и установите флажок учитывать регистр в области Параметры сортировки (рис. 29).

Рис. 29 – Диалоговое окно Параметры сортировки

8. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить выбранные параметры сортировки.

6 Вычисления в таблице Word

Для выполнения вычислений над числами в таблице Word 2007 можно создать формулу. Окно диалога Формула можно вызвать, щелкнув на команде Формула в группе Данные на контекстной вкладке Макет (рис. 30).

Рисунок 30 – Группа Данные

Пример вычисления в таблице представлен на рисунке 31. Чтобы сложить два числа надо установить курсор в ячейку слева от чисел, вызвать окно диалога Формула и выполнить функцию =SUM(LEFT). Для применения других функций надо щелкнуть на кнопке, которая открывает список Вставить функцию и выбрать требуемую функцию.

Рисунок 31 – Пример вычисления в таблице Word

Вычисления в таблицах

Формула задаётся как выражение, в котором использованы:

1. абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка (разделяемые точкой с запятой –А1; В5; Е10 и т.д.) или блока (начало и конец блока ячеек – А1:F10)

2. ключевые слова для ссылки на блок ячеек:

• LEFT – ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой

• RIGHT– ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой

• ABOVE– ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой

• BELOW– ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой

3. константы – числа, текст в двойных кавычках;

4. встроенные функции Word;

5. знаки операций (+ - * / % ^ = < <= >= < > )

Виды встроенных функций

Категория	Функция	Назначение
Статистические	AVERAGE()	Вычисление сред. значение для диапазона ячеек, например: =AVERAGE(А1:С20)
	COUNT()	Подсчёт числа значений в указанном диапазоне ячеек, например: =COUNT(А1:С20; В25; А30)
	MAX()	Нахождение макс-ого знач. в указанном блоке ячеек, например: =MAX(А1:С20; В25; А30)
	MIN()	Нахождение мин-ого знач. в указанном блоке ячеек, например: =MIN (А1:С20; В25; А30)
	SUM()	Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек, например: =SUM (А1:С20; В25; А30)
Математические	ABS(x)	Абсолютное значение вычисляемого выражения, например: = ABS(А1*В12-С25+100)
	MOD(x, y)	Остаток от деления первого числа на второе, например: = MOD(А1,С12)
	INT(x)	Целая часть числа, например: = INT(234.45)
	PRODUCT()	Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек, например: = PRODUCT(А1:С20; В25; А30)
	ROUND(x, y)	Округление значения до указанного числа знаков, например, округлить до сотен: = ROUND(2345.45.-2)
	SIGN(x)	Определение знака числа, например (-1 для отрицательных и 1 для положительных): = SIGN(-2345.45)
Логические	IF(x,y,z)	Проверка заданного условия и присвоения значения ячейке: если условие истинно - значение 1, иначе значение 2:= IF (Е12>G12; значение 1;значение 2)
	AND(x,y)	Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения логических аргументов, иначе – 0, например: = AND(А4>3; В3<3)
	OR(x,y)	Вычисляет значение 0, если заданы истинные значения любого логического аргумента, иначе – 1, например: = OR (А2>3; D3<=4)
	NOT(x)	Вычисляет значение 0, если заданы истинное значение логического аргумента, иначе – 1, например: = NOT( D4>2)
	FALSE	Логическая константа ложь, которой соответствует число 0.
	TRUE	Логическая константа истина, которой соответствует число 1.
	DEFINED(x)	Определяет значение в ячейке.

Наиболее часто применяемые команды при работе с ячейками таблицы доступны в контекстном меню ячейки, которое вызывается правым щелчком мыши.