5. Учасники проекту та адміністрування проекту

Учасники проекту - це основний елемент його структури, тому що якраз вони забезпечують реалізацію його задумок. У кожної організації - учасника проекту - свої функції, своя міра участі і міра відповідальності за його долю.

В залежності від виконуваних функцій всі організації об’єднують в конкретні групи (категорії) учасників проекту. Розглянемо найбільш типові групи учасників проекту.

1). Головний учасник - замовник - майбутній власник і користувач результатів проекту. В якості замовника може виступати як фізична так і юридична особа. Замовником може бути як одна ,так і декілька організацій.

2). Інвестор - сторона, яка владує кошти в проект (інколи буває, що замовник і інвестор - одна і та ж особа).

3). Генеральний проектувальник - учасник, який розробляє проектно-кошторисну документацію (тобто об’єднує усі проектно-кошторисні організації). В закордонній практиці генерального проектувальника представляють Архітектор та Інженер.

4). Архітектор - це юридична особа або організація, які мають право професіонально (на основі ліцензії) виконувати роботу по створенню проектно-кошторисної документації, вимог до проведення торгів і загальне управління проектом.

5). Інженер - це юридична особа або організація, які мають ліцензію на право заняття так званим інженірінгом, тобто комплексом послуг, пов’язаних з процесом виробництва і реалізації продукції проекту. Інженірінг включає фази планування робіт, проектування, проведення випробовувань, контролю за передачею в експлуатацію.

6). Генеральний постачальник - забезпечує матеріально-технічне забезпечення проекту.

7). Генеральний підрядник - юридична особа, яка несе відповідальність за виконання робіт у відповідності з контрактом.

8). Керівник проекту - ( в західних країнах Проект-менеджер або менеджер проекту) - це юридична особа, якій замовник делегує повноваження по керівництву роботами по проекту: плануванню, контролю та координації робіт учасників проекту. Його повноваження визначаються контрактом із замовником.

9). Команда проекту - це специфічна організаційна структура, яку очолює керівник проекту і яка створюється на період здійснення проекту з метою ефектного досягнення його цілей.

10). Ліцензіар - це юридична або фізична особа, яка володіє ліцензією або “ноу-хау”, які використовуються в проекті.

11). Банк - це основний інвестор, який забезпечує фінансування проекту.

Крім цих основних учасників проекту на заході часто використовують посаду адміністратора проекту, який знімає з плечей керівника проекту адміністративний тягар (але не відповідальність), який зв’язаний з використанням на практиці системи управління проектом (це в основному планова та звітно-облікова служба). Це на 20-30% розвантажує керівника проекту.

Обов’язки адміністратора проекту:

1). Використовувати сучасні засоби і прийоми управління проектами для надання керівникам послуг в області планування, складання графіків, відслідкування звітності та темпів виконання робіт.

2). Забезпечення взаємодопомоги і найкращого використання ресурсів проекту.

3). Забезпечення керівників проекту і компаній, які здійснюють проект, вичерпною інформацією, яка дає можливість контролювати хід виконання проекту, його пріоритети та забезпечення ресурсами.

Адміністратор проекту рівноправний з керівником проекту (непідзвітний йому). Він підтримує робочі відносини з усіма учасниками проекту. Адміністратор має свій допоміжний персонал - помічників, секретарів, референтів.

Показником успішної роботи адміністратора є задоволеність керівників компанії станом звітності. Використовуючи інформацію адміністратора, вони можуть ефективно контролювати проект і приймати по ньому обгрунтовані рішення.

Рішення про необхідність використання при здійсненні проекту і Керівника (проект-менеджера) і Адміністратора приймається вищим керівництвом компанії, і залежить від його професійного підходу і традицій компанії.