Служба pr в организации: функции, структура, состав
Независимо от размера организации и размера создаваемого РR-отдела, для эффективной РR-деятельности необходимо иметь прямую связь от РR-службы к руководству. Часто руководитель РR-отдела входит в команду высших управленцев. Оптимальной, с этой точки зрения, является такая оргструктура, когда РR-менеджер, с одной стороны, связан непосредственно с руководителем, а с другой, - имеет возможность обслуживать все функциональные подразделения компании.4
Согласно Ф. Джефкинсу, руководитель РR-службы (РR-менеджер, РR-директор) обычно выполняет следующие функции:
1. Поддерживает правильный имидж организации, ее политики, продуктов, услуг и персонала.
2. Отслеживает общественное мнение и доводит его до руководства.
3. Предлагает руководителям помощь в вопросах коммуникации.
4. Консультирует руководство организации, другие службы по вопросам организации связей с общественностью.
5. Информирует общественность о политике, деятельности, продуктах, услугах и персонале фирмы для достижения максимального знания и понимания их аудиторией.
В РR много технической работы, о которой часто забывают. Именно поэтому в структуре РR-отдела такое количество секретарских должностей. А работа секретаря, по мнению П., Грина, включает в себя:
составление списка прессы для распространения материалов;
осуществление мониторинга прессы;
подсчет оценки рейтинга;
создание и заполнение информационных файлов; подбор полной справочной библиотеки по группам интересов;;
организация событий: составление списка приглашенных и т.д.;
подготовка к публикации и тиражированию любых материалов: от визиток до отчетов; установление внутренних каналов коммуникации для определения целей РК, для подготовки всех акций и пресс-релизов;
контроль соответствия бюджетных расходов запланированным затратам.
В российских компаниях большинство из этих функций выполняется младшими сотрудниками отдела, которые обычно называются «специалист» (в банковской сфере), «младший аналитик», «аналитик» (в специализированных РR-агентствах), «менеджер» (в отраслевых компаниях).
Если попытаться построить некоторую идеальную модель РR-службы в крупной коммерческой структуре, то, по мнению А.Н.Чумикова, мы получим следующее. РR-служба находится в подчинении одного из представителей топ-менеджмента и занимается следующими вопросами:
• подготовкой технического задания и организацией тендеров на проведение маркетинговых, социологических, политологических и прочих исследований, анализом их результатов;
• разработкой программ по формированию общественного мнения или изменению его в пользу фирмы;
• организацией тендеров и выбором специализированных РR-агентств для возможной совместной работы;
• налаживанием корпоративных связей с общественностью, формированием имиджа фирмы среди широких слоев населения, коммуникацией с лидерами, создающими общественное мнение, — официальными политиками, лоббистами, деятелями культуры, учеными и пр.;
• взаимодействием со СМИ, организацией пресс-конференций, подготовкой пресс-релизов, статей, радио- и телепередач, брошюр, каталогов, бюллетеней, отчетов о коммерческой и общественной деятельности фирмы, включая спонсорство, благотворительность, пожертвования;
• организацией презентаций фирмы и производимых ею товаров и услуг, семинаров, экскурсий на фирму, юбилеев и других торжеств;
• внутрифирменными РR: оптимизацией кадровой политики фирмы, созданием системы внутрифирменного статуса, подготовкой материалов и изданием корпоративной газеты/журнала, поддержкой программ по работе с молодыми сотрудниками, участием в разработке и проведении акций социального, культурного, спортивно-оздоровительного характера, планированием и осуществлением мероприятий для сотрудников фирмы в нерабочей обстановке.
Одна из основных задач PR как элемента инфраструктуры бизнеса связана с расширением рынка и повышением прибыльности через эффективное взаимодействие с управленческими структурами, органами власти и прессой (таблица 1.1).
Таблица 1.1 - Цели управления связями с общественностью в организации