39. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:

• По умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны со злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.

• По причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники).

• По последствиям (локальные и транзитные). Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. Транзитная ошибка влечет за собой последующие (например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сумме, то она автоматически может быть повторена в журналах-ордерах и Главной книге). Транзитные ошибки опаснее, так как они в большей степени, чем локальные, искажают данные бухгалтерского учета.

• По значимости (значимые и незначимые). Значимые ошибки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения,

• По месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).

Варианты поиска ошибок различают следующие:

• при выполнении подсчета (суммировании) ряда чисел можно на калькуляторе сначала зафиксировать промежуточный итог, а затем в той же последовательности набрать те же числа со знаком минус. Если после этого окончательный итог будет равен нулю, то подсчеты выполнены правильно;

• при несовпадении итогов в оборотах по журналу хронологической регистрации операций и оборотной ведомости необходимо установить, где (в двух или в трех итогах) нарушается равенство. Если в двух, то совпадающие условия признаются правильными, а в числах, дающих третий, несовпадающий итог, имеет место ошибка. Между несовпадающими итогами надо найти разность, которая может указать на величину ошибки. Если в трех, то ошибку следует искать во всех трех группах чисел:

• для выявления правильности разноски используется пунктирование, «открыживание» чисел.

Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около нее проставляют отличительный знак (W или V), затем отыскивают эту же сумму, в дебетуемом счете ставят тот же знак, затем в кредитуемом и также проставляют этот знак. Если первая пунктировка не дала результата, то ее повторяют, причем проставляют уже второй знак (W), там же делают отметку на знаке (V).

Способы исправления ошибок. Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, зашрихтовать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления. [1, с. 161; 2, с. 303]

Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно».

• Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

• Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки.

Например, стоимость фактически поступивших товаров составила 15 тыс. руб., а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись:

Дебет счета 41 «Товары»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 12 000

При проверке ошибка была обнаружена и выполняется дополнительная запись:

Дебет счета 41 «Товары»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 3 000

• Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются.

Для исправления ошибки этим методом производятся одновременно две записи: одна «красная» (красными чернилами) с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи, другая обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов. При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются. Этим и достигается основная цель «красного сторно» – уничтожить (аннулировать) неправильную запись.

Способ «красное сторно» применяется и в тех случаях, когда бухгалтерская проводка указана правильная, а сумма записана большая, чем требуется. Этот способ используется не только для исправления ошибок, но также для уточнения некоторых учетных данных (списание реализованных торговых наценок).

Во всех случаях исправление ошибок должно быть оговорено и подтверждено подписью лица, делающего исправление.

При исправлении ошибок способами дополнительной проводки и «красное сторно» бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

После того как составлен баланс и другие отчетные формы, никакие исправления ни в учетных регистрах, ни в Главной книге за данный отчетный период не допускаются. Этим в значительной степени обеспечивается тождественность данных текущего учета и отчетности.

Всякие же уточнения данных и исправление ошибок, относящиеся к операциям истекшего отчетного периода, отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются способы дополнительной проводки и «красное сторно».

Развитие и рационализация бухгалтерского учета характеризуются совершенствованием применяемых форм учета. Необходимость перехода от одной формы бухгалтерского учета к другим, более совершенным, обуславливается развитием предприятия.

Применение компьютеров в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных. Кроме того, появляется возможность совершенствовать проведение экономического анализа. Этим самым создается информационная база для принятия эффективных управленческих решений.

Использование вычислительной техники позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. Пользователь производит ввод данных первичных документов, которые затем с помощью специальных программ группируются и обобщаются непосредственно на компьютере. В результате можно получить различную информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета, и использовать ее многократно.