2.3. Автоматизированная форма учета

Революция в системе информационных технологий, которая произошла в нашей стране, привела к появлению новых приемов и способов организации учета.

Использование персональных компьютеров для автоматизации систем учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия.

Обязательным условием автоматизации учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации:

1) первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;

2) документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;

3) коды;

4) отчетность, получаемая автоматически;

5) технологические и инструкционные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

Компьютерная обработка информации позволяет:

1) сэкономить время и силы работников учреждения;

2) обнаружить арифметические и другие ошибки в учете и отчетности;

3) в кратчайшие сроки оценить текущее положение предприятия, перспективы развития;

4) подготовить и сохранить на магнитных носителях первичные и отчетные документы, в том числе и бланки часто используемых форм с уже заполненными в них реквизитами предприятия.

Автоматизация бухгалтерской и иной деятельности в нашей стране со времени своего возникновения прошла несколько этапов своего развития.

Этапы развития вычислительной техники для обработки экономических задач.

Целесообразно более подробно рассмотреть развитие сферы применения информационных технологий в учете начиная с конца 1980‑х годов. На этом этапе внедрение электронно‑вычислительных машин шло очень интенсивно и продолжается по сей день. Этот этап можно разбить на несколько периодов.

Первый период характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адаптации (1988–1991 гг.).

Во втором периоде наблюдается приспособленность к различным изменениям в законодательстве (бухгалтерском, финансовом). Появление локальных сетей (1992–1994 гг.).

Третий период – автоматизации – отличается комплексным подходом и узкой специализацией. Такие системы имеют WINDOWS – версии и могут работать в сети (1995–1996 гг.).

Современный этап – это поколение комплексных корпоративных информационных систем, предполагающих поставку вместе с программными средствами методики организации производства. Таким образом, переход от тиражируемых систем, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика. Но в реальной действительности во многих учреждениях и организациях и не только некоммерческого характера применяются информационные системы всех поколений.

В настоящее время идет и его интеграция в систему мировых стандартов.

Информационной технологией называется технология преобразования данных и обеспечивается реализация всех процедур преобразования информации.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) бухгалтера – это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного персонала при выполнении им профессиональных функций. К инструментальным средствам относятся техническое, информационное, программное, технологическое обеспечение. Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной бухгалтерией. Применение современных персональных компьютеров позволяет одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных осуществить интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета.

В условиях децентрализованной обработки появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ бухгалтера какого‑либо участка учета с последующей передачей полученных результатов на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, журнально‑ордерную систему, что не требует коренного изменения в учете.

Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации, начиная с этапа создания первичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности и ее анализом. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской документации, программные продукты составляются с таким расчетом, чтобы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные новые формы документов, сводок, таблиц. Все это требует от бухгалтера знание ПК, умение пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ.