1.1.2. Использование условия отбора в запросах

Условия отбора - это ограничения, которые пользователь накладывает на запрос или расширенный фильтр для определения записей, с которыми он будет работать. Например, вместо просмотра всех поставщиков фирмы, можно просмотреть только поставщиков из Москвы. Для этого необходимо указать условие отбора, отсеивающее все записи, кроме тех, у которых в поле «Город» указано «Москва».

Чтобы установить условие отбора для поля в бланке запроса, в ячейку Условие отбора для данного поля введите выражение. В предыдущем примере выражением является «Москва». Могут быть использованы и более сложные выражения, например, Between 1000 And 5000.

Для того же поля или для нескольких полей можно ввести дополнительные условия отбора. Если выражения вводятся в несколько ячеек Условие отбора, то они автоматически комбинируются с помощью операторов And или Or. Если выражения находятся в разных ячейках, но в одной строке, то автоматически используется оператор And, что означает, что будут возвращены только записи, отвечающие условиям отбора, указанным во всех ячейках. Если же выражения находятся в разных строках бланка запроса, то автоматически используется оператор Or, что означает, что возвращены будут записи, отвечающие любому условию отбора, указанным в ячейках.

Можно также указать условия отбора для изменения результатов вычислений. При помощи условий отбора можно ограничить группы, для которых производятся вычисления, записи, включенные в вычисления, или результаты вычислений, выводимые на экран.

При создании выражения необходимо объединить идентификаторы, значения и операторы таким образом, чтобы они давали определенный результат. С помощью выражений выполняются как простейшие арифметические действия, например, сложение чисел (1 + 1), так и более сложные операции с данными, как, например, отображение значения полей «Имя» и «Фамилия», разделенных пробелом, в поле «Полное имя»: ПолноеИмя: [Имя] & " " & [Фамилия].

Пользователь имеет возможность создавать выражения с помощью построителя выражений или самостоятельно создавать выражения, комбинируя компоненты выражений.

1.1.3. Вычисления в запросе

Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе, например, найти сумму или среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей или вычислить дату, отстоящую на три месяца от текущей даты.

Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вместо этого, вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для определения вычисляемого поля можно использовать встроенные функции Microsoft Access или выражения, создаваемые пользователем. Встроенные функции позволяют найти следующие итоговые значения для групп записей или для всех записей: сумму значений поля, среднее, число значений в поле, минимальное значение, максимальное значение, среднеквадратичное отклонение или дисперсию. Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение.

Выражения, определяющие вычисляемые поля, создаются с помощью мастера простых запросов или вводятся пользователем в строку Групповая операция бланка запроса, в которой допускается выбор статистических функций для выполняемых над полем вычислений.

В бланке запроса задают также условия отбора, с помощью которых определяются группы, для которых вычисляются итоговые значения, записи, включаемые в вычисления, или результаты, отображаемые после выполнения расчетов.

Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять действия с числами, датами и текстовыми значениями в каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Например, обычное выражение позволяет умножить значения одного поля на итоговое значение, найти разность значений двух полей типа даты, соединять несколько строковых значений в текстовом поле или создавать подчиненные запросы. Заполняя ячейки в строке Групповая операция в бланке запроса, можно выполнить расчеты для групп записей и вычислить сумму, среднее, количество или другой тип итогового значения для вычисляемого поля.

Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса.

При выполнении расчетов допускаются сложные выражения, например, Sum([НаСкладе]+[Заказано]). Имеется также возможность определить для вычисляемого поля условие отбора, позволяющее отбирать используемые в расчетах данные.

Р езультаты вычислений не обязательно должны отображаться в поле. Вместо этого, их можно использовать в условиях отбора для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения записей, над которыми производятся какие-либо действия. Например, следующее выражение в ячейке строки Условие отбора позволяет отбирать в запросе только записи, которые имеют значение в поле «ДатаНазначения», попадающее в интервал между текущей датой и датой, отстоящей от нее на три месяца.

В ычисляемые поля используются также для обновления данных в запросе на обновление. Например, следующее выражение в ячейке Обновление позволяет увеличить все значения в поле «Цена» на 5 процентов.