1.2.2. Запросы на изменение и их использование
Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.
Запрос на удаление записей
Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. Для того чтобы создать запрос на удаление, выполните следующие действия.
Создайте новый запрос, содержащий таблицы, из которых необходимо удалить записи.
В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Удаление.
Д
ля
таблиц, из которых необходимо удалить
записи, переместите символ «звездочка»
(*) из списка полей в бланк запроса. В
ячейке Удаление
в этом поле появляется значение Из,
как показано на приведенном рисунке.
Чтобы задать условия отбора удаляемых записей, переместите с помощью мыши в бланк запроса поля, для которых устанавливаются условия отбора. В ячейке Удаление в этом поле появляется значение Условие, как показано на рисунке.
Введите условие отбора в ячейку Условие отбора для полей, перемещенных в бланк запроса.
Для предварительного просмотра удаляемых записей нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.
Для удаления записей нажмите кнопку Запуск на панели инструментов.
Примечание. Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.
Запрос на обновление записей
Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
Для того чтобы изменить группу записей с помощью запроса на обновление, необходимо выполнить следующие действия.
Создайте запрос, выбрав таблицы или запросы, включающие записи, которые необходимо обновить, и поля, которые должны быть использованы в условиях отбора.
В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление.
Переместите с помощью мыши из списка полей в бланк запроса поля, которые необходимо обновить или определить для них условие отбора.
В случае необходимости в ячейке Условие отбора укажите условие отбора.
Для полей, которые необходимо обновить, в ячейку Обновление введите выражение или значение, которое должно быть использовано для изменения полей, как показано на приведенном ниже рисунке.
Ч
тобы
просмотреть обновляемые записи нажмите
кнопку Вид
на панели инструментов. Выводимый
список не будет содержать новых
значений. Для возврата в режим
конструктора запроса снова нажмите
кнопку Вид на
панели инструментов. Любые изменения
следует вносить в режиме конструктора.Для создания новой таблицы нажмите кнопку Запуск на панели инструментов.
Примечание. Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.
Запрос на добавление записей
Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты». Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий:
Добавление полей на основе условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.;
Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Например, в демонстрационной базе данных «Борей» таблица «Клиенты» содержит 11 полей. Пусть требуется добавить записи из другой таблицы с полями, соответствующими 9 из 11 полям таблицы «Клиенты». Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.
Для того чтобы создать запрос на добавление записей, необходимо выполнить следующие действия.
Создайте запрос, содержащий таблицу, записи из которой необходимо добавить в другую.
В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Добавление. На экране появится диалоговое окно Добавление.
В поле Имя таблицы введите имя таблицы, в которую необходимо добавить записи.
Выберите параметр В текущей базе данных, чтобы поместить таблицу в открытую в данный момент базу данных, или выберите параметр В другой базе данных и введите имя базы данных, в которую требуется поместить новую таблицу. В случае необходимости укажите путь (можно также ввести путь к базе данных Microsoft FoxPro, Paradox или dBASE, а также строку соединения с базой данных SQL).
Нажмите кнопку OK.
Из списка полей в бланк запроса переместите с помощью мыши поля, которые необходимо добавить, а также те, которые будут использованы при определении условия отбора. При желании можно добавить ключевое поле, если оно имеет тип данных счетчик. Если все поля в обеих таблицах имеют одинаковые имена, то можно просто переместить с помощью мыши символ «звездочка» (*) в бланк запроса.
Если в обеих таблицах выделенные поля имеют одинаковые имена, соответствующие имена автоматически вводятся в строку Добавление. Если имена полей двух таблиц отличны друг от друга, в строку Добавление введите имена полей, добавляемых в таблицу.
Введите условие отбора, по которому будет осуществляться добавление, в ячейку Условие отбора для полей, перемещенных в бланк запроса.
Для предварительного просмотра удаляемых записей нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.
Для добавления записей нажмите кнопку Запуск на панели инструментов.
Примечание. Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.
Запрос на создание таблицы
Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий:
Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. Например, требуется создать таблицу, содержащую несколько полей из таблицы «Сотрудники», а затем экспортировать эту таблицу в базу данных, используемую отделом кадров.
Создание отчетов, содержащих данные, соответствующие определенному моменту времени. Например, 15 мая 96 года необходимо напечатать отчет об объеме продаж, сделанных в первом квартале, основанный на данных, содержащихся в базовой таблице на 9:00 1 апреля 1999 г. Отчет, основанный на запросе или инструкции SQL, выбирает из таблиц самые последние данные (данные на 15 мая 1999 г.), а не записи на указанный момент времени. Чтобы получить данные на 9:00 1 апреля 1999 г., необходимо разработать запрос на создание таблицы, в котором требуемые записи отбираются в зависимости от указанного момента времени и помещаются в новую таблицу. Затем в качестве основы для отчета следует использовать эту таблицу, а не запрос;
Создание резервной копии таблицы;
Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. Например, можно создать таблицу, сохраняющую все старые заказы, прежде чем удалить их из текущей таблицы «Заказы»;
Повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или инструкциях SQL. Например, требуется вывести на печать несколько отчетов, базирующихся на запросе, включающем пять таблиц, в котором рассчитываются общие итоги. Чтобы ускорить процесс, разработайте запрос на создание таблицы, извлекающий необходимые записи и сохраняющий их в одной таблице. Затем на базе этой таблицы создайте отчет или укажите ее в инструкции SQL как источник записей для формы или отчета. Это позволит обойтись без повторных запусков запроса для каждого отчета. Однако следует помнить, что после выполнения запроса на создание таблицы данные в этой таблице не изменяются.
Для того чтобы создать этот запрос, необходимо выполнить следующие действия.
Создайте запрос, выбрав таблицы или запросы, содержащие записи, которые следует поместить в новую таблицу.
В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Создание таблицы. На экране появится диалоговое окно Создание таблицы.
В поле Имя таблицы введите имя таблицы, которую необходимо создать или заменить.
Выберите параметр В текущей базе данных, чтобы поместить таблицу в открытую в данный момент базу данных, или выберите параметр В другой базе данных и введите имя базы данных, в которую требуется поместить новую таблицу. В случае необходимости укажите путь.
Нажмите кнопку OK.
Переместите поля, которые должна содержать новая таблица, из списка полей в бланк запроса.
Для полей, перемещенных в бланк запроса, в ячейке Условие отбора введите условие.
Для просмотра новой таблицы до ее создания на панели инструментов нажмите кнопку Вид. Чтобы вернуться в режим конструктора запроса и внести необходимые изменения или запустить запрос, на панели инструментов нажмите кнопку Вид.
Для создания новой таблицы нажмите кнопку Запуск на панели инструментов.
Примечания:
Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.
Установленные в исходной таблице свойства полей и ключевые поля не переходят к данным в новой таблице.