Аналіз та оцінювання організаційних структур управління

Організаційна структура управління в системі менеджменту постійно змінюється під впливом факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ, а також результатів виробничо-господарської діяльності підприємства. Постійними є аналіз та оцінювання діючих організаційних структур управління з метою їх удосконалення.

СЛАЙД 39

?????????????????????????

Існує декілька способів аналізу та оцінювання організаційної структури управління:

• експертний

• аналогій

• структуризації цілей і завдань

• організаційного моделювання

• структурних еволюційних порівнянь

Сутність експертного способу - полягає у попередньому дослідженні

чинної структури управління, виявленні недоліків і характерних особливостей. Для цього проводять діагностичне дослідження системи менеджменту з метою порівняння фактичних значень відповідних показників з нормативними (плановими). Їх аналіз дає змогу виявити недоліки в організаційних структурах управління і резерви щодо їх удосконалення.

Спосіб аналогій - передбачає використання організаційних структур і форм управління, що виправдали себе на інших підприємствах. Найчастіше цей спосіб застосовують щодо підприємств подібних за розміром, видами продукції, типом виробництва, складністю продукції тощо. Спосіб аналогій передбачає:

• розроблення і застосування стандартних інструкцій

• типових структур управління

• норм керованості

• функцій управління

• розрахункових формул для визначення необхідної чисельності управлінських працівників

Його використання зумовило певну уніфікацію організаційних структур управління, упорядкування штатних розкладів, регламентацію адміністративно-управлінської діяльності на підприємствах.

Спосіб структуризації цілей і завдань - має на меті:

• розгляд організації як багатоцільової системи

• структуризацію цілей і проблем організації за певними ознаками, які беруть за основу при визначенні видів діяльності, функцій, складу управлінських робіт.

Групування управлінських робіт дає змогу сформувати структурні підрозділи та зорієнтувати їх діяльність на досягнення конкретної виробничо-господарської мети.

Способи організаційного моделювання - базуються на використанні формальних показників системи управління і створенні відповідних моделей. Ефективним є підхід, в основі якого - декомпозиція інформаційного процесу, пов'язаного з управлінськими роботами. При цьому визначають:

• місця, які потребують управлінського впливу

• встановлюють періодичність і черговість впливів, склад і обсяги інформації, необхідні для цього технічні засоби тощо.

3 урахуванням особливостей функцій та процесів управління (їх націленості, періодичності, трудомісткості тощо) встановлюють:

• чисельність працівників

• їх підпорядкованість під час виконання управлінських робіт

• склад підрозділів апарату управління.

До організаційного моделювання належать способи, які використовують параметричні залежності об'єкта і суб'єкта управління. Для цього визначають залежність параметрів керуючої системи від виробничо-технічних факторів, щільність їх зв'язків, досліджують кількісні характеристики системи управління та імітують різні ситуації управлінської діяльності. Все це розширює можливості системного аналізу, забезпечує вивчення і прогнозування організаційних змін у системі управління на перспективу, ефективне розв’язання проблем, що постають під час виробничо-господарської діяльності.

Спосіб структурних еволюційних порівнянь. В його основі такі положення:

• необхідність оцінювання організаційної структури управління в процесі її розвитку (з урахуванням змін, удосконалень, уточнень тощо)

• необхідність комплексного застосування під час оцінювання організаційної структури управління всіх способів - експертного, порівнянь та аналогій, структуризації завдань і цілей тощо

• побудова порівняльної моделі організаційної структури на основі оцінювання відповідності функцій, відповідальності та повноважень посадових осіб виробничо-господарським цілям підприємства, а також на засадах очікування (прогнозування) зміни цілей, завдань і результатів виробничо-господарської діяльності

• врахування при формуванні результатів оцінювання організаційної структури управління всієї сукупності факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ організації та їх прогнозованих змін.

Отже, за основу оцінювання організаційних структур управління необхідно брати підхід, який забезпечує комплексне використання способів і враховує різноманітні-фактори внутрішнього і зовнішнього середовищ в умовах розвитку.

СЛАЙД 40

?????????????????????????

Застосування способу структурних еволюційних порівнянь вимагає кваліфікованого аналізу організаційних структур управління підприємств та їх підрозділів. На початковій стадії необхідно вивчити існуючу організаційну структуру управління, дотримуючись такої послідовності:

• визначення об'єкта дослідження (конкретної організаційної структури управління)

• коротка характеристика організації;

• формулювання місця і ролі організації;

• визначення переліку робіт, які підлягають виконанню при здійсненні аналізу;

• вибір і затвердження методики проведення робіт;

• розроблення календарного плану-графіка робіт, у якому фіксують їх перелік і терміни виконання, відповідальних виконавців, порядок проведення аналізу;

• обґрунтування форми подання аналітичного матеріалу і звітності.

Узагальнену класифікацію можливих способів оцінювання організаційних структур управління наведено на даному слайді.

Джерелами отримання інформації для аналізу можуть бути:

• організаційна структура управління підприємствами

• положення про структурні підрозділи

• посадові інструкції

• штатний розпис підрозділів

• основні техніко-економічні показники діяльності підприємства

• результати опитування працівників

• нормативно-довідкові матеріали

• накази і розпорядження керівництва

• матеріали із зарубіжного досвіду тощо.

Важливим критерієм, за допомогою якого оцінюють ефективність організаційної структури управління, є ступінь досягнення цілей підприємства при заданих обмеженнях матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і термінів виконання. Використання наявних ресурсів характеризується показниками:

• виробництва і реалізації продукції

• задіяння основних фондів і трудових ресурсів

• величиною отриманих прибутків

• рентабельності виробництва.

При цьому зважають на повноту та успішність виконання управлінських робіт.

Відсутність в організаційній структурі управління підприємством підрозділів з:

• маркетингу

• перспективного розвитку підприємства

• зовнішніх зв'язків

• лабораторії економічного аналізу

унеможливлює використання багатьох функцій управління, а відповідно досягнення оптимальних показників діяльності підприємства, забезпечення його конкурентоспроможності.

У процесі аналізу використовують такі показники, як:

• тривалість циклу управління

• трудомісткості

• управлінських робіт

• структуру трудомісткості загальних і конкретних функцій менеджменту

• рівень автоматизації та комп’ютеризації.

Особливо важливим є оцінювання відповідності організаційної структури управління перспективним завданням розвитку організації на засадах використання показників, які характеризують склад і структуру управлінських рішень.

СЛАЙД 41

???????????????????????????

Доцільно аналіз організаційної структури управління підприємством проводити у три етапи:

1. Встановлення ступеня відповідності організаційної структури управління місії та цілям організації з урахуванням її особливостей.

2. Аналіз побудови організаційної структури управління.

3. Узагальнення інформації та обґрунтування висновків.

СЛАЙД 42

?????????????????????????

Аналізу підлягають результуючі показники діяльності організації, які відображають динаміку кількісних показників виробництва і реалізації продукції, собівартості прибутку і рентабельності тощо. Узагальнення досвіду підприємств дає змогу побачити невикористані можливості, резерви виробництва. Ефективною зарекомендувала себе схема визначення резервів розвитку підприємства.

СЛАЙД 43

??????????????????????

Оцінювання відповідності організаційної структури системам управління, цілям, завданням і перспективам розвитку підприємства здійснюють у певній послідовності:

• встановлюють тип організаційної структури управління (товарна, регіональна тощо)

• розробляють матриці цілей (завдань) підприємства і порівнюють їх за допомогою табл. Реалізації цілей підприємства в межах існуючої організаційної структури управління з існуючою організаційною структурою.

Умовними позначеннями, наприклад знаком « + » або « —», на основі розрахунку відповідних часток визначають участь у вирішенні конкретних завдань. Матричні таблиці заповнюють у розрізі підрозділів апарату управління та підприємства загалом. За допомогою такого підходу визначають:

• завдання, які має вирішувати апарат (структурна ланка) управління

• проблеми, що вирішуються не в повному обсязі або недостатньо якісно (не відповідають призначенню ланок)

• неправильне підпорядкування ланок, функції, що дублюються кількома ланками

На другому етапі з’ясовують, наскільки раціональними є побудова організаційної структури управління, функції та завдання підрозділів в управлінських процесах. їх аналіз проводять за такими напрямами:

• оцінювання функціональної, ієрархічної і скалярної (кількісної) структури апарату управління

• аналіз кількості підрозділів (ланок) та якості їх функціонування

• оцінювання взаємозв’язків підрозділів апарату управління і виконавців.

Предметом аналізу є й горизонтальний і вертикальний розподіл управлінських повноважень. При цьому встановлюють:

• ступінь централізації виконання функцій менеджменту

• рівень спеціалізації та концентрації в підрозділах апарату управління

• технологію процесів управління

• необхідні функції для управління конкретним об'єктом

• фактично виконувані функції управління

• функції управління, передбачені статутними, інструктивними, директивними документами тощо.

СЛАЙД 44

?????????????????

Перелік фактично виконуваних функцій управління доцільно визначати за:

• результатами опитування керівників і спеціалістів

• анкетування

• вивчення наказів і розпоряджень менеджерів

• а також безпосередніх спостережень за управлінською діяльністю.

Для відображення висновків варто використовувати табл. 8.2.

Таблиця 8.2