6. Получение ведомости

Ведомость на зарплату должна включать все данные таблицы расчета зарплаты за исключением должности сотрудников и итоговую ин­формацию:

• суммы начисления, удержания и выдаваемой на руки суммы по каждо­му отделу и в целом по предприятию,

• среднюю зарплату (начисление) по каждому отделу и в целом по пред­приятию.

Для получения итоговой информации выполните следующие шаги:

Скопируйте рабочий лист Зарплата и присвойте новому листу другое имя, например, Ведомость.

В ячейку С1 введите название таблицы Ведомость.

Для сокрытия столбца Должность выделите любую его ячейку и вы­полните команду Формат/Столбец /Скрыть

Записи таблицы должны быть отсортированы по отделам. Если спи­сок не отсортирован, выполните сортировку по полю Отдел.

Выделите одну из ячеек списка и выполните команду Данные/Ито­ги...

В открывшемся диалоговом окне Промежуточные итоги выполните следующие действия:

Раскройте список в поле ввода При каждом изменении в и выберите то поле, по которому группируются записи для получения итогов. Та­ким полем в поставленной задаче является поле Отдел, т.к. все итоги подводятся по отделам.

В поле ввода Операция по умолчанию будет выбрана функция Сум­ма.

В поле ввода Добавить итоги по выберите элементы, по которым подводятся итоги: Начислено, Удержано и К выдаче. При помощи по­лосы прокрутки раскрывающегося списка пройдите по всем его эле­ментам и проверьте, что другие элементы не помечены.

Оставьте отметки для флажка Заменить текущие итоги и для флажка Итоги под данными. Нажмите кнопку ОК.

На экране появятся строки с промежуточными итогами для каждой группы записей и общий итог. Обратите внимание на кнопки, которые появи­лись слева от таблицы. Кнопки с цифрами 1,2 и 3 обеспечивают степень дета­лизации показа данных в таблице: кнопка 3 - вся таблица с промежуточными итогами и общим итогом; кнопка 2 - только итоги: промежуточные и общий; кнопка 1 - только общий итог. Той же цели служат и кнопки со знаками «+» и «-». Нажмите на каждую из кнопок и посмотрите, как свернулась структурная схема слева. После этого разверните весь список со всеми итогами, нажав кнопку 3.

Добавьте в таблицу итоговые строки по вычислению среднего значе­ния по полю Начислено:

- Выполните команду Данные/Итоги...

- В поле ввода При каждом изменении в оставьте то же значение От­дел.

- В поле ввода Операция выберите элемент Среднее.

- В поле ввода Добавить итоги по уберите отметку с элементов Удер­жано и К выдаче.

Для сохранения старых промежуточных итогов уберите отметку с флажка Заменить текущие итоги. Это позволит добавлять новые ито­говые строки к уже имеющимся.

Нажмите кнопку ОК. На экране появились новые итоговые строки, до­бавилась кнопка с номером 4 и изменилась структурная схема детали­зации.

Можно улучшить внешний вид таблицы, выполнив ее форматирование. Попробуйте воспользоваться Автоформатом. Для этого выполните ко­манду Формат/Автоформат... и выберите один из вариантов форматирования. В окне просмотра для каждого варианта можно увидеть образец формата. Перед форматированием списка выделите одну из ячеек списка, тогда весь список будет выбран автоматически. Чтобы отформатировать только часть списка, её следует выделить.

Чтобы убрать все итоги, выделите любую ячейку списка, выполните команду Данные/Итоги... и в диалоговом окне Промежуточные итоги нажмите кнопку Убрать все.

Задание 5. На отдельном листе получите таблицу кадрового со­става предприятия с указанием общего числа сотрудников и их количества в каждом отделе.

Скопируйте рабочий лист Зарплата, назовите новый лист, например, Кадры. Отсортируйте таблицу по полям Отдел, Долж­ность и Таб.номер. Скройте столбцы Начислено, Удержано и К выдаче. Подсчитайте количество сотрудников в каждом отделе и в целом на предприятии, используя функцию Счет.

Задание 6. На отдельном листе получите таблицу, сгруппиро­ванную по должностям сотрудников с указанием номеров отделов.