5. Автоматизация – Пятый шаг.

Развитие современной вычислительной техники каждый год открывает новые возможности оптимизации расходов, связанных с вводом, передачей и обработкой информационных потоков. Электронные носители позволяют экономить на копировании и пересылке данных, лазерные технологии (например, автоматическое считывание штрих-кодов) минимизируют издержки ввода информации. Компьютерные базы данных экономят на хранении, специализированное программное обеспечение позволяет одним нажатием кнопки составлять отчеты почти любой сложности и т.д. Одним словом, «ручной способ» выполнения тех операций, которые мы уже привыкли исполнять с помощью разнообразной техники, мог бы обойтись в десятки раз дороже. При этом пострадали бы и скорость, и качество: современная техника во многих отношениях способнее и совершеннее человека. Выгоды от автоматизации фирмы на базе вычислительной техники очевидны. Остается ответить на вопрос о том, по каким принципам должна проходить рациональная автоматизация трансакций. Самый главный из них состоит в исключении повторного совершения одних и тех же операций. Такое может происходить, когда различные «блоки» в информационной структуре фирмы не интегрированы между собой. Возникает необходимость ручного «переноса» информации из программы в программу: часть сотрудников будет задействована в работе по вводу информации, которая уже находится на электронном носителе. Помимо дополнительных трансакций и расходов по оплате труда это приносит ошибки и неточности. Таким образом, грамотно построенная информационная структура фирмы требует однократного ввода информации. Другой интересный способ сокращения затрат – интеграция программных комплексов различных функциональных подразделений компании. Вариантов такого объединения может быть несколько: интеграция инженерного и производственного информационных блоков, «межфилиальной», клиентской сети и т.д.