Документ "Видатковий касовий ордер"

Документ "Видатковий касовий ордер" (ВКО) призначений для обліку виплати готівки. Залежно від встановленого виду операції за допомогою даного документа може бути зафіксована видача готівки коштів по різних торгівельних операціях:

•  Оплата постачальнику

•  Повернення коштів покупцеві

•  Видача коштів подзвітній особі

•  Інша витрата коштів

•  Виплата заробітної плати

•  Внесок готівкою в банк

• Інкасація коштів 

В випадку оформлення виплати коштів постачальникові або комітенту "ВКО" може бути виписаний на підставі документів "Замовлення постачальникуі", "Надходження товарів та послуг" або документа "Звіт комітенту". При оформленні таких операцій варто встановлювати вид операції "Оплата постачальнику". Зміни у взаєморозрахунках з контрагентами відбуваються при акцепті документа.

Якщо необхідно оформити операцію видачі коштів покупцеві за повернуті їм товари, то необхідно встановити вид операції: "Повернення коштів покупцеві". У цьому випадку ВКО може бути виписаний на підставі документа "Повернення від покупця" , або документа "Замовлення покупця".

У випадку оформлення операції по видачі коштів підзвітній особі встановлюється вид операції "Видача коштів підзвітній особі". При оформленні даної операції необхідно з довідника "Фізичні особи" вибрати підзвітну особа, якій видаються кошти.

Валюта, зафіксована в документі ВКО, по якому видаються кошти підзвітній особі, буде визначена як валюта підзвітної особи. Саме в цій валюті підзвітна особа повинна буде звітувати, та оформляти авансовий звіт.

При оформленні операції "Внесок готівкою в банк" в документі вказується та каса компанії, з якої вилучається готівка, та той розрахунковий рахунок організації, на який вони надходять

На підставі видаткового касового ордера з установленим видом операції "Інкасація коштів"  можна ввести документ "Платіжний ордер: надходження коштів", що відображає операцію по зарахуванню інкасованих коштів на розрахунковий рахунок організації

В документі передбачена можливість фіксації виплати так званих інших сум, які прямо не відносяться ні до однієї торгівельної операції.  Наприклад - це може бути оплата оренди приміщень, видача коштів на представницькі витрати і т.д. В цьому випадку вид операції встановлюється "Інша витрата коштів" та вводиться додаткова інформація про статтю руху коштів

В документі також вводиться необхідна інформація для правильного формування друкованої форми документа, а саме: інформація про те, кому видана готівка (поле "Видати" в друкованій формі документа), а також підстава та додаток по документу При проведенні документа в бухгалтерському обліку в групі полів «Одержувач» вказується додаткова інформація про вид розрахунків , тип розрахунків та про той рахунок обліку, на який необхідно віднести даний платіж.

Документ "Авансовий звіт"

Авансові звіти зберігаються й редагуються в журналі "Авансові звіти".

Документ авансовий звіт оформляється в тій валюті, що визначена для співробітника при видачі йому коштів (документ "Видатковий касовий ордер") , як валюта підзвітної особи.

Документ має кілька табличних частин, які розташовуються на відповідних закладках Інформація про кошти, отриманих підзвітною особою, відображається на закладці "Аванси".

Кошти, видані підзвітній особі можуть бути витрачені на:

• Закупівлю товарів і тари (закладки "Товари" і "Тара")

• Оплату постачальникам (закладка "Оплата")

• Інші (додаткові) витрати (закладка "Інше").

Дані про витрату коштів заповнюються в документі "Авансовий звіт" на відповідних закладках табличної частини.