11.3 Зміст поняття “система документації”

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів.

Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

11.4 Аналіз основних документаційних систем.

11.4.1 Система управлінських документів

11.4.1.1 Організаційні документи

Це документи, які закріплюють функції, обов’язки та права органів управління протягом тривалого терміну. Кожна організація, підприємство, установа крім актів державної влади, у своїй діяльності керується положеннями, статутами, правилами, інструкціями.

ПОЛОЖЕННЯ – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів (структурних підрозділів органу), а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються. Типові положення розробляються для системи установ і підприємств та затверджується вищим органом управління. Індивідуальні положення розробляються на основі типових і затверджуються керівником підприємства (організації, закладу).

Реквізити: герб; назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ____________________ ____________________ ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ 17.08.97 р. Структура тексту Загальні положення. Основні завдання. Функції. Права та обов’язки. Керівництво. Взаємовідносини, зв’язок. Майно і кошти. Контроль, перевірка та ревізування діяльності. Реорганізація та ліквідація. Керівник структурного підрозділу (підпис і його розшифрування) До справи №

СТАТУТ – юридичний акт, який являє собою зведення правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов’язки у певній сфері державного управління або господарській діяльності. Типові статути розробляються для певних систем установ (підприємств, організацій) і затверджуються вищими органами державної влади. Індивідуальні статути розробляються для певної організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджуються вищими установами, яким підпорядковуються підприємства, організації тощо. Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити: гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про погодження та реєстрацію; дата.

Зразок:

ПОГОДЖЕНО СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО _____________ Реєстраційний “___” ________200_ р. номер ____________________ Ухвалено на загальних зборах трудового колективу протокол № _____ від ________ СТАТУТ ___________________________ _____________________________________ (назва підприємства, установи, організації) Структура тексту Загальні положення. Мета і завдання діяльності. Функції. Утворення і використання коштів. Майно підприємства. Управління. Створення та використання пайового фонду. Членство. Права й обов’язки. Звіт, звітність і контроль. Виробничо-господарська, зовнішньо-економічна діяльність. Реорганізація та ліквідація.

Варіант оформлення статуту:

ЗАРЕЄСТРОВАНО ЗАТВЕРДЖЕНО Червоно заводська районна Засновником (Засновниками) Державна адміністрація Директор __________________ м. Харкова ___________________________ від “ __” ______ 199 _ р. № ____ ___________________________ Голова держадміністрації (назва підприємства, організації засновника) ______________________ (прізвище, ініціали) СТАТУТ ___________________________ _____________________________________ (повна назва підприємства)

ІНСТРУКЦІЯ – правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносини установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Інструкції бувають:

1. Посадові.

2. З техніки безпеки.

3. З експлуатації різного обладнання тощо.

Реквізити: назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (до нього іноді входить назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Інструкції затверджуються вищими органами або керівниками організації. Текст викладається у вказівно-наказовому стилі.

Посадові інструкції – це документи, які визначають організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

Зразок:

Загальний бланк організації ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник директора Завідувач машинописного бюро Особистий підпис ___________________________ “__” ________200_ р. ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ Структура тексту Загальні положення (основні завдання працівника; порядок займання посади; професійні вимоги; кому підпорядковується; основні документи, якими треба керуватися). Функції (предмет, зміст, перелік видів робіт). Права. Посадові обов’язки. Відповідальність. Взаємини (зв’язки за посадою). Керівник структурного підрозділу (підпис і його розшифрування) До справи № _____ Співробітника ознайомлено.

ПРАВИЛА – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки службовий осіб.

Групи:

1. П ранила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації… і т.ін.

Реквізити: гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад, призначення правил); дата і номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ __________________________ (посада, назва підприємства, установи, організації) __________________________ (особистий підпис, прізвище, ім’я та по батькові) “__” ________200_ р. ПРАВИЛА Внутрішнього розпорядку (Текст документа) Особа, що відповідає за складання правил __________ (підпис) Розшифрування підпису