11.4. Управління запасами

Управління запасами — це функціональна діяльність, мета якої — довести загальну суму щорічних витрат на утримування запасів до мінімуму за умови задовільного обслуговування клієнтів.

Згідно з іншим визначенням, управління запасами — це забезпечення і підтримування оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, не­обхідних для реалізації стратегічного плану організації.

Важливість управління запасами пояснюється, насамперед, тим, що вироб­ництво — це потік матеріальних ресурсів через процес, який змінює форму цих матеріалів, перетворюючи їх у готову продукцію.

Типи запасів найчастіше розглядають у контексті конкретної організації (стосовно банку — це запаси грошей, школи — запаси навчальних засобів, лікарні — ліків). Детальніше зупинимося на типах запасів промислового підприємства:

Сировина (це інгредієнти, які перетворюються в кінцевий продукт, і характер яких залежить від призначення продукції та особливостей виробничого процесу).

Допоміжні матеріали (матеріали, які не є часткою готового виробу: мастило, миючі засоби тощо).

Незавершене виробництво (вироби, що не пройшли повний технологічний цикл обробки).

Готова продукція (нереалізовані кінцеві продукти, які зберігаються на складах підприємства-виробника або на підприємствах роздрібної торгівлі).

Запаси створюються з метою:

• сприяння обслуговуванню споживачів (наявність запасів — важливий чинник утримування споживачів, пов'язаний із можливістю поставки продукції в будь-який час);

• сприяння гнучкості виробництва (здатність швидко переходити на вироб­ництво іншої продукції завдяки запасам, можливість задовольнити попит на продукцію, яка в даний час не виробляється),

• сприяння визначеності виробництва (чим більш невизначена ситуація на ринку, тим більша необхідність страхування створенням резервних запасів)',

• сприяння згладжуванню виробництва (здатність задовольняти попит у періоди максимального збуту без збільшення обсягу виробництва);

• отримання прибутку шляхом цінової спекуляції (в період інфляції можна отримати прибуток купівлею запасів за нижчою ціною і продажем їх у майбутньому).

Створення та зберігання запасів потребують значних витрат, і щорічна їх сума перевищує чверть вартості самих запасів. Тому важливо керувати запа­сами, щоб зазначені витрати були мінімальними і щоб забезпечувався той рівень обслуговування та задоволення запитів клієнтів, якого прагне компанія.

Витрати, пов'язані зі створенням і зберіганням запасів, охоплюють:

А. Витрати на підтримування запасів, тобто пов'язані з володінням запасами, Б. Витрати, пов'язані з розміром партій, тобто затрати, пропорційні до кіль­кості замовлених партій, а не кількості виробленої продукції.

В. Витрати, пов'язані з дефіцитом запасів, тобто такі, що виникають при

відсутності необхідних матеріалів. Г. Витрати на управління запасами

Ефективність системи управління запасами залежить від виду попиту на конкретний тип запасів. Теорія менеджменту виділяє залежний і незалеж­ний попит.

Предмет має залежний попит, якщо його використання прямо пов'язане з планами виробництва інших виробів. Цей вид попиту існує, в основному, на матеріали та комплектуючі вироби, що використовуються при виробництві продукції.

Предмет користується незалежним попитом, якщо попит на нього не зу­мовлюється планами виробництва інших виробів. Прогнозувати його значно важче, ніж залежний попит.

Система управління запасами при залежному попиті на продукцію має можливість чітко планувати потреби виробництва в матеріальних ресурсах, оскільки в цій ситуації основою планування є план виробництва. Метою та­кого планування матеріальних потреб є забезпечення виробничого процесу лише тим, що безпосередньо необхідне для виконання планів поточного періоду.

Система управління запасами при залежному попиті реалізує два підходи: фіксована кількість продукції та фіксований час.

У системах з фіксованою кількістю продукції постійно контролюється рівень запасів. У момент падіння кількості запасів нижче від встановленого рівня ви­дається замовлення на поповнення запасів, причому замовляється завжди одна й та ж кількість виробів. Отже, фіксованими величинами в цій системі є рівень запасів, при якому повторюється замовлення, та кількість замовлених виробів.

• Система управління запасами за фіксованою кількістю продукції є ефективною за таких умов:

• висока питима вартість виробів, що постачаються;

• високі витрати зберігання матеріально-технічних запасів;

• високий рівень збитків у випадку відсутності запасів;

• скидки у ціні залежно від замовленої кількості;

• відносно непередбачений або випадковий характер попиту.

У системах з фіксованим часом замовлення на поповнення запасів розміщу­ються із заданою періодичністю. Кількість виробів, що замовляється, неста­більна і залежить від наявного залишку. Така система є найбільш ефективною для матеріально-технічних запасів, що мають такі характеристики:

• малоцінні предмети;

• низькі витрати на зберігання матеріально-технічних запасів;

• незначні втрати при відсутності запасів у конкретний момент часу;

• даний вид запасів — один з багатьох, що закуповується у конкретного

• постачальника;

• скидка у ціні залежить від вартості замовлень відразу на кілька виробів;

• відносно стабільний рівень попиту тощо.

Для визначення вартості оптимального розміру замовлення доцільно розглянути таку залежність :

На рис. 16.5 пряма (1) характеризує поточні витрати на утримування запа­сів (це кошти, інвестовані в запаси, орендна плата, страхові витрати тощо). Крива (2) характеризує вартість виконання замовлення. Щоб звести до мініму­му витрати на запаси, менеджер повинен звести до мінімуму вартість виконан­ня замовлення, а також поточні витрати. Як видно з рис. 16.5, ці величини зв'язані між собою протилежно: із збільшенням розміру кожного замовлення кількість і вартість замовлень зменшується, але, з іншого боку, оскільки великі кількості ресурсів замовляються та розміщуються в запасах, витрати на утри­мання зростають. Складання залежностей (1) та (2) дає криву сукупних витрат (3), екстремальна точка якої відповідає оптимальному розміру замовлення.

Більшість американських теоретиків і практиків менеджменту вважають, що при встановленій меті управління запасами (утримування на мінімальному рівні щорічної загальної суми витрат на забезпечення запасів) необхідно зво­дити до мінімуму такі показники:

• кількість замовлень за рік;

• тривалість страхових циклів;

• тривалість часу поставки, виготовлення та внутрізаводського транс­портування;

• тривалість циклів зберігання на складі;

• кількість товарів, що знаходяться на складі;

• кількість складів і комор.

Американські фахівці вважають, що добре виконана програма управління запасами повинна дати такі результати:

Більш як на 10% зменшити загальну суму витрат на запаси.

Зменшити середню суму капітальних вкладень у запаси.

Зменшити кількість дефіцитних товарів.

Для ефективної реалізації цієї економії необхідно правильно використати як кошти, зекономлені на капіталовкладеннях у запаси, так і додаткову площу, звільнену через зменшення розміру запасів.