3. Основні правила ведення і оформлення касових операцій

3.1 Основні правила ведення касових операцій

Згідно з пунктом 4 Указу від 29.06.2000 № 359 «Про затвердження порядку розрахунків між юридичними особами, індивідуальними підприємцями в Україні» готівкові розрахунки між юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями в Білорусі здійснюються в білоруських рублях в порядку, визначеному Нацбанком.

Такий порядок визначено Інструкцією про порядок ведення касових операцій і розрахунків готівкою грошовими коштами в білоруських рублях на території України, затвердженої постановою Правління Нацбанку від 17.01.2008 № 4 та Правилами організації готівкового грошового обігу в Республіці Білорусь, затвердженими постановою Правління Нацбанку від 24.08.2007 № 166.

В даний час Нацбанком не визначено граничний розмір готівкових розрахунків між юридичними особами, їх відокремленими підрозділами та індивідуальними підприємцями. Тому до затвердження такого розміру необхідно керуватися нормою, встановленою пунктом 30 Правил № 166 для видачі готівки з кас банків. Згідно з цим пунктом юридичним особам, їх відокремленим підрозділам, підприємцям з кас банків видаються готівка в розмірі не більше 300 БВ протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами кожній юридичній особі, відокремленому підрозділу, індивідуальному підприємцю. У порівнянні з 50 БВ на місяць (це обмеження суми готівкових розрахунків між суб'єктами господарювання діяло до 1 листопада 2009 року) - дуже солідна сума.

Гранична сума готівкових розрахунків між суб'єктами господарювання збільшилася - і це добре. Але одночасно для юридичних осіб введено заборону на розрахунки готівкою з виручки: юридичні особи, підрозділи не мають права використовувати виручку для розрахунків готівкою між юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями (останній абзац пункту 19 Інструкції № 4).

Втім, юридичні особи, підрозділи всі ж можуть використовувати готівкові гроші, що надійшли до каси, але тільки за погодженням з обслуговуючим банком і тільки на оплату праці, пенсії, допомоги, стипендії у необхідному розмірі (частина друга пункту 17 Правил № 166).

Згідно з листом Нацбанку від 09.10.2009 № 28-21/224 «Про порядок розрахунків готівкою грошовими коштами» допускається прийом до кас готівкових грошей без обмеження розміру:

• юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями, що здійснюють виставкову діяльність, - за послуги та оренду площ, роздрібну торгівлю;

• магазинами-складами - за придбані в них товари;

• ринками - за надані ними послуги, оренду приміщень;

• юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями, що здійснюють ветеринарний і фітосанітарний контроль, - за послуги з ветеринарного нагляду і карантину рослин на державному кордоні та транспорті;

• юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями, які реалізують паливо та послуги, пов'язані з автомобільними перевезеннями вантажів і пасажирів.

Відповідальність за дотримання Порядку ведення касових операцій покладається на керівників організацій, головних бухгалтерів та касирів. Особи винні в неодноразовому порушенні касової дисципліни, притягуються до відповідальності відповідно до законодавства України. Порядок ведення касових операцій систематично перевіряють банки.

Для зберігання грошових коштів і виконання розрахунків ними на кожному підприємстві, в організації чи установі створюється каса. На великих підприємствах може мати філії в підрозділах. Каса являє собою спеціально обладнане ізольоване приміщення, що має сигналізацію, пристрої, що перешкоджають проникненню туди сторонніх осіб, вогнетривкі металеві шафи для зберігання грошей та цінних паперів.

Ведення касових операцій покладається на касира, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих цінностей і не може передоручати, кому б то не було виконання своїх обов'язків.

Здача готівкових коштів у центральну касу підприємства підрозділами, розташованими поза місцем розташування підприємства і які не є відокремленими підрозділами, продавцями дрібнороздрібної торговельної мережі (намети, лотки, кіоски, літні кафе тощо), пунктами пересувної торгівлі (автомагазини, автолавки, лотки, корзини і т.п.), а також іншими уповноваженими особами (агенти, розповсюджувачі, інспектори та інші матеріально відповідальні особи), що здають виручку в центральну касу підприємства, повинна здійснюватися у встановлений відповідно до законодавства України термін.

Здача готівкових коштів у центральну касу вищевказаними підрозділами, уповноваженими особами з порушенням встановленого терміну розцінюється як факт несвоєчасного оприбуткування в касу готівкових грошових коштів.

У випадку, коли організація не представляє розрахунок на встановлення ліміту залишку коштів готівки в касі, цей ліміт вважається нульовим.

Нерідко буває так, що складно заздалегідь спланувати поточні витрати. А отримати в банку 300 БВ «про запас» і просто чекати, коли виникне потреба в готівці, не можна.

Юридичні особи, підрозділи можуть видавати готівку під звіт на майбутні витрати тільки на строки, що визначаються керівником юридичної особи, підрозділи, включаючи день видачі готівки під звіт:

• не більше 3 робочих днів - на витрати в місці знаходження юридичної особи, підрозділи;

• не більше 10 робочих днів - на витрати поза місцем знаходження юридичної особи, підрозділи;

• до 30 робочих днів - у сумі, що не перевищує 1 БВ, в цілому по юридичній особі, підрозділу.

Підзвітні особи, отримавши готівку під звіт на майбутні витрати, зобов'язані не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми та повернути до каси невикористані готівкові гроші.

Грошові розрахунки з населенням при здійсненні торгових операцій і надання послуг організація зобов'язана проводити із застосуванням касових апаратів підсумовуючих або спеціальних комп'ютерних систем. Всі вживані касові апарати повинні бути зареєстровані в державній податковій інспекції, як і книги касира-операціоніста (на кожен касовий апарат).

Підприємці, які відкрили рахунки і яким надійшла виручка готівкою за попередній місяць у розмірі, що перевищує 500 базових величин, звертаються в банк до 15-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому розмір виручки перевищив 500 базових величин, за встановленням порядку і строків здачі готівки, розміру витрачання готівки з виручки.

Підприємці зобов'язані дотримуватися до кінця календарного року встановлені банком порядок і терміни здачі готівки, розмір витрачання готівки з виручки.

У ЧТУП «Фантазія 2007» встановлені терміни здачі виручки на 2010 рік: понеділок і четвер - щотижня. Прийом готівки від операцій в роздрібній торгівлі, ведеться за допомогою касових підсумовуючих апаратів встановленого зразка, на прийняті гроші від продавців виписується КО-1.