20/39-40 Учет процесса реализации

Сфера реализации представляет собой комплекс хозяйственных операций, связанных со сбытом и продажей продукции (выполнением работ, оказанием услуг), основных средств и прочих активов, а также определением финансовых результатов (прибыли или убытка). При учете операций, связанных с реализацией и определением финансового результата, используются счета: 43 «Готовая продукция», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки». У организации также могут возникнуть дополнительные расходы по сбыту: упаковка, транспорт, комиссионные сборы, рекламные расходы и т. п. Эти расходы называются коммерческими (внепроизводственными) и учитываются обособленно на счете 44 «Расходы на продажу».

Основной счет бухгалтерского учета, на котором организация ведет учет процесса реализации готовой продукции (выполнения работ, оказания услуг), – счет 90 «Продажи». На данном счете выявляется финансовый результат от продажи продукции (выполнения работ, оказания услуг) как разница между стоимостью продажи и полной себестоимостью. Особенность счета 90 состоит в том, что на нем одни и те же хозяйственные операции выражаются в двух оценках: по себестоимости (расходам) и по продажным ценам (доходам). Сопоставление этих двух оценок и позволяет выявить финансовый результат.

Исчисленный финансовый результат от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) подлежит обязательному списанию в конце месяца на счет 99 «Прибыли и убытки». Таким образом, сальдо на счете 90 «Продажи» не остается.

Аналогичный принцип работы используется при осуществлении бухгалтерских записей на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Задачи бухгалтерского учета процесса реализации:

• документальное оформление и своевременное отражение в учете отгрузки (отпуска) готовой продукции, товаров, сдачи выполненных работ и оказанных услуг;

• расходов по отгрузке и реализации продукции;

- правильное исчисление списываемых в процессе реализации расходов;

- своевременное оприходование поступивших средств от покупателя (заказчика);

- правильное исчисление финансового результата от реализации продукции.

21/41-42 Бухгалтерские документы.

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

по назначению;

• по содержанию хозяйственных операций;

• по объему отраженных в них операций;

• по способу использования;

• по числу учитываемых операций;

• по месту составления;

• по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

организационно-распорядительные;

• оправдательные (исполнительные);

• комбинированные;

• документы бухгалтерского оформления.

К организационно–распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов

• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель

• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя

• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения

• получение информации о ходе и результатах исполнения

• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения

• сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов

• снятие документов с контроля по указанию руководителей

• формирование картотеки исполненных документов

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

22/43-44

Инвентаризация и ее место в первичном учете.

Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Причины проведения инвентаризации различны:

-ошибки при отпуске и приеме ценностей;

-неисправности оргтехники;

-наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл);

-хищения и злоупотребления;

-контроль действия материально ответственных лиц.

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества организации. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком, например, перед составлением годового отчета, а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена материально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем организации за исключением случаев, предусмотренных "Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и "Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов".

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

перед составлением годового отчета;

при смене материально ответственных лиц;

при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;

при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются и рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.

Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:

-провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;

-выявить вместе с бухгалтерией результат инвентаризации;

-выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;

-разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.

Члены рабочих комиссий отвечают за:

своевременность и правильность проведения инвентаризации;

полноту и точность внесения в описи данных.

До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Апломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризуемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.

Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, другой - материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию, где данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях, в которых отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и "книжные остатки" (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения - излишки и недостачи - отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Инвентаризационная комиссия устанавливает виновников возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц). В настоящее время регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в следующем порядке. Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию с отнесением сумм излишков на счет "Прибыли и убытки".

Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч. 10 "Материалы";

К-т сч. 43 "Готовая продукция"

К-т сч. 50 "Касса".

В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным. Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При этом оформляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей";

недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на счета затрат -

Д-т счетов 20 "Основное производство,

25 "Общепроизводственные расходы",

26 "Общехозяйственные расходы";

К-т сч. 91 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются дебет счета "Прочие доходы и расходы" с кредита счета "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляют акт.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены ст.12 Закона о бухгалтерском учете и п.26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Детализация требований представлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49.

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально – ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Следовательно, указывать в учетной политике организации обязанность проведения инвентаризации в перечисленных случаях (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности) необязательно. Однако в четной политике должен быть определен список материально – ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год должен определяться состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризируемого имущества).

Что касается сроков проведения инвентаризаций, то в настоящее время не существует нормативного документа, который бы директивно определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

Итак, инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:

основных средств – не ранее 1 ноября отчетного года. С 1 января 1999г. допускается проведение инвентаризации объектов основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Ежегодное проведение инвентаризации основных средств может быть обусловлено необходимостью уточнения восстановительной (или балансовой) стоимости соответствующих объектов и проведения переоценки. Проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября представляется наиболее удобным – у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов для проведения переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов;

капитальных вложений – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;

незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация в эти сроки проводится для целей бухгалтерской отчетности. Максимально допустимый срок до конца отчетного года здесь обусловлен тем, что в организациях большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом проведение инвентаризации довольно трудоемко. Для более точного формирования информации для годовой бухгалтерской отчетности срок проведения инвентаризации незавершенного производства следует, по возможности, максимально приблизить к отчетной дате (31 декабря отчетного года). Кроме того, инвентаризация незавершенного производства может проводиться дополнительно и в другие сроки, устанавливаемые решением руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;

незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов – не менее одного раза в год. Из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идет об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов и остатка, числящегося на счете учета расходов будущих периодов. Так как такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения остатка неиспользованного или не подтвержденного расчетами резерва к валовой прибыли), то инвентаризацию целесообразно проводить по состоянию на эту дату. Хотя более удобным представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря – объемы расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;

молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и смей пчел, а также подопытных животных – не менее одного раза в квартал. Здесь частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По нескольким группам животных целесообразно и более частое проведение инвентаризаций;

готовой продукции на складе – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчетного года. Следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению;

товаров: на складах и базах промышленных товаров – не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров – не реже двух раз в год. Последнее в настоящее время обусловлено тем, что продовольственные товары, как правило, имеют ограниченные сроки хранения;

товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли – не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах – не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено большим их движением. Что касается книжной продукции, то здесь более частные инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции;

сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год. Так как ежегодное проведение инвентаризации должно быть как минимум приурочено к составлению отчетности, то проводить инвентаризацию МПЗ следует на ранее 1 октября. Более точные сроки уточняются с учетом номенклатуры имущества – при небольшой номенклатуре инвентаризацию можно проводить по состоянию на 1 декабря, при значительной – по состоянию на 1 октября;

нефти и нефтепродуктов – не реже одного раза в месяц. Указание в учетной политике о ежемесячном проведении инвентаризации автоматически исключает ее повторное проведение перед составлением отчетности;

драгоценных металлов и алмазов – не менее двух раз в год. В соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и камней на предприятиях, в учреждениях и организациях инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и 1 января года, следующего за отчетным;

денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности – не менее одного раза в месяц. Пунктом 3,39 Методических указаний установлено, что инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации №40 от 22.08.93. Порядок ведения кассовых операций не установлено периодичности проведения таких инвентаризаций. Однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует заключить, что рекомендуемые сроки являются оптимальными. Причем напомним, что инвентаризация кассы должна начинаться внезапно;

расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) – по мере получения выписок из банков. А по переданным в банк на инкассо расчетным документам – на первое число каждого месяца. Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой – она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок;

расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено хотя бы тем фактом, что налоговые декларации составляются, по меньшей мере, не реже. То же можно отнести и к расчетам с государственными внебюджетными фондами, расчетные ведомости в которые также представляются ежеквартально;

расчетов организаций со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, - на первое число каждого месяца. Здесь, по существу, проверяется расшифровка сальдо по счету учета внутрихозяйственных расчетов. В сводной бухгалтерской отчетности остатка по этому счету быть не должно. Для обеспечения этого достаточно проведения инвентаризации ежеквартально. Однако затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции, работ, услуг как этих подразделений, так и головной организации. Так как себестоимость формируется ежемесячно, то и инвентаризация должна проводиться не реже;

расчетов с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год. Так как инвентаризации данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещения в организации-дебиторы (кредиторы), то целесообразно начинать ее не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным).

23/45-46

Учетные регистры.

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом.

Систематическая и хронологическая записи как форма регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете объединяются в одном учетном регистре - журнале-ордере или мемориальном ордере, машинограмме, где они дополняют друг друга. Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление ОС, расходные кассовые операции и т.д.).

Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах (поступление ОС, расход денежных средств по датам текущего месяца и т.д.). Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую и хронологическую запись (журнал-ордер №1,2; ведомость №16).

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами) и комплексные.

В синтетических регистрах учета ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера.

В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Параллельное ведение регистров аналитического учета с синтетическими существенно увеличивает трудоемкость работы по обобщению и сверке учетных данных с помощью оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому там, где это возможно, применяются учетные регистры, в которых совмещаются данные аналитического учета с итоговыми данными синтетического учета. Подобное агрегирование особенно удобно для учета расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. Например, широко применяются накопительные ведомости, итоговые данные которых являются основанием для бухгалтерских проводок на синтетических счетах в целом за отчетный период.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарноматериальных ценностей, основных средств.

Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным стоимостным (суммовым) итогом.

В течение отчетного периода суммы из первичных документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них - по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

· дата записи в регистр;

· номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

· обоснование содержания записи;

· принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;

· сумма.

Указанные составные в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или на ЭВМ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных документах (на кассовых, банковских) указывается корреспонденция счетов, что способствует своевременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода. Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

На основании сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бухгалтерские проводки, которые записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

В заключение на каждом документе проставляется номер учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором он зарегистрирован. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки. Записи в учетные регистры (вручную или на ЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) в учетных регистрах регистрируются хозяйственные факты по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости).