Редагування даних

Існує два способи зміни вмісту комірки. При введенні у вибрану комірку нового значення стара інформація замінюється тою, що вводиться. Це найпростіший спосіб замінити помилково введене числове значення (наприклад, 15 замість 17) або виправити рядок, що містить невелику кількість символів, або короткий текст. Якщо ж комірка містить громіздку формулу або довгий рядок символів, які необхідно лише трохи скоректувати, найкраще використовувати рядок формул. Для цього спочатку клацніть на комірку і встановіть курсор введення в рядок формул, а потім скористайтеся мишею або клавіатурою і внесіть правку. Перейти в режим редагування активної комірки дозволяє і функціональна клавіша [F2]. Ви можете також виконати подвійне клацання на комірці і внести зміни прямо в ній. Прийоми редагування вмісту комірки такі ж, як і в будь-якому текстовому редакторові: для виділення символів в комірці використовуються клавіші управління курсором, а для їх видалення - клавіші [Delete] і [Backspace]. Після закінчення редагування досить натиснути клавішу [Enter] або клацнути на кнопці Введення в рядку формул. Для видалення вмісту виділіть потрібну комірку, а потім натисніть клавішу [Delete] або клацніть на комірці правою кнопкою миші і в контекстному меню, що відкрилося, виберіть пункт Очистити вміст. Не слід викликати команду Видалити, оскільки при цьому комірки віддаляються з листа, а сусідні комірки зрушуються і займають їх місце.

Виділення комірок і діапазонів

В Excel завжди виділена рамкою принаймні одна комірка — активна. Комірка є найменшою структурною одиницею, яка може бути виділена. Група виділених комірок називається діапазоном. Для виділення діапазону комірок перемістіть курсор в першу комірку діапазону (переконайтесь, що покажчик має вид великого хреста, як при виборі активної комірки) і, утримуючи кнопку миші, перетягнете його в потрібному напрямі до останньої комірки, яку необхідно включити в діапазон, потім відпустіть кнопку. Цю операцію можна виконати і за допомогою клавіатури: слід виділити першу комірку, натиснути клавішу [Shift] а потім, утримуючи її, розширити виділений діапазон, використовуючи клавіші управління курсором. Для виділення одного стовпця (рядки) досить клацнути на його заголовку. Щоб виділити декілька суміжних стовпців (рядків), слід клацнути на першому стовпці(рядку) діапазону, що виділяється, а потім перетягнути покажчик через відповідні стовпці (рядки). Виділити робочий лист можна за допомогою клацання на сірому прямокутнику, що знаходиться на перетині заголовків рядків і стовпців.

Лекція 1. Табличний процесор excel. Робоча книга і її структура. Об'єкти робочого аркуша. Типи даних

Вікно табличного процесора Excel призначено для введення електронної таблиці й містить наступні елементи:

• стандартні елементи вікна Windows;

• поле імені містить ім'я або адресу активного клітинки або діапазону чарунків;

• рядок формул призначений для відображення й редагування вмісту активного чарунку;

• рядок стану виводить інформацію про режим роботи, стани індикаторів режимів і клавіатури.

У робочій області вікна розташована робоча книга. Робоча книга — це файл, призначений для зберігання електронної таблиці, має розширення .xls. Робоча книга складається з робочих аркушів. За замовчуванням у знову створюваній книзі знаходиться 3 робочих аркуша. Користувач може управляти цією кількістю за допомогою установки значення параметра Аркушів у новій книзі на вкладці Загальні діалогового вікна, команди Параметри меню Сервіс.

Кожен робочий аркуш має ім'я (ярлик робочого аркуша). За замовчуванням аркуші йменуються Аркуш1, Аркуш2, Аркуш3, Діаграма1, вони можуть бути наступних типів:

• робочий аркуш - електронна таблиця;

• аркуш діаграми - графічне подання даних електронної таблиці.

Робочий аркуш являє собою сітку з рядків і стовпців. Максимальний розмір робочого аркуша - 256 стовпців, 65536 рядків. Стовпці йменуються латинськими буквами від А до Z і від АА до XFD. Рядки йменуються числами від 1 до 65536.

На перетинанні рядків й стовпців робочого аркуша розташовані чарунки (клітинки). Кожен чарунок має адресу, що утворюється: <ім'я стовпця><ім'я рядка>, наприклад А10. Введення й редагування даних відбувається в активній чарунці. Активна клітинки виділяється жирною рамкою Її ім'я знаходиться в полі імені. Існує також поняття діапазону клітинок. Діапазон (блок, інтервал) клітинок - це прямокутна область у таблиці, що містить кілька виділених клітинок. Адреса діапазону утворюється як: <адреса 1-й клітинки> : <адреса останнього клітинки>, наприклад А1:А10, A10:D20.

В чарунки робочого аркуша можна вводити дані двох типів: константи й формули. Константи - це значення, які не змінюються доти, доки їх не змінюють навмисно. Константи можуть бути наступних типів: числові, текстові (написи), дати й часу доби, а також двох спеціальних типів - логічні значення й помилкові значення.

Число в Excel може складатися тільки з наступних символів: цифри від 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Кома в числі інтерпретується як роздільник десяткових розрядів. Символ роздільника може бути змінений у додатку Мова й стандарти панелі керування Windows.

Існують наступні правила введення чисел:

1. Якщо введення числа починається зі знака «+» або «-», ексел опускає «+» і зберігає «-», інтерпретуючи уведене значення як негативне число.

2. Числові значення, укладені в круглі дужки, інтерпретуються як негативні. Наприклад, (5) інтерпретується, як -5.

3. Символ Е або е використається при уведенні чисел в експонентному вигляді. Наприклад, 1Е6 інтерпретується як 1 000 000 (одиниця, помножена на десять у шостому ступені).

4. При уведенні більших чисел дозволяється вставляти пробіл для відділення сотень від тисяч, тисяч від мільйонів і т.д. При такому введенні числа в клітинких з'являються пробіли, а в рядку формул без пробілів.

5. Якщо введення числа почати зі знака грошової одиниці, до клітинки буде застосований грошовий формат.

6. Якщо введення числа закінчити знаком %, до клітинки буде застосований процентний формат.

7. Перед введенням раціонального дробу, щоб Excel не інтерпретував її як дату, требо ввести 0 і пробіл, наприклад 3/4 увести 0 3/4. Числа можна вводити в різних форматах. В Excel є набір стандартних числових форматів, які при бажанні можуть бути змінені. Також можна створити власні користувальницькі формати.

Звичайно введення чисел здійснюється в загальному числовому форматі. Відповідно до його числа в клітинких відбиваються у звичному виді. Якщо довжина числа не перевищує ширину клітинки, то воно відображається в тому вигляді, у якому вводиться, якщо перевищує, то число буде виведено в експонентній формі. Якщо значення числа перевищує припустиме по форматі значення, то в клітинках виводиться ознака переповнення - ####. Змінити, стандартний формат можна на вкладці Вид команди Клітинки меню Формат.

Введення тексту аналогічне уведенню числових значень. Текст - це довільна послідовність символів, не сприймана як число, дата, час доби або формула. При уведенні довгого тексту, що не може бути повністю відображений в одному клітинки, Excel здатний вивести його, перекриваючи сусідні чарунки. Але при цьому текст однаково буде зберігатися тільки в одній чарунці. При уведенні тексту в чарунку, що перекрита вмістом іншого клітинки, що перекриває текст обрізується. У рядку формул при активізації клітинки з довгим текстом відображається весь текст, що зберігається в ній. Довгий текст в клітинках можна побачити, розширивши стовпець подвійним щигликом на границі стовпця в його заголовку. Ширина стовпця настроїться по максимальній ширині значень у цьому стовпці. Полегшити читання довгих текстових значень може також перенос тексту. Цей режим дозволяє вводити довгі текстові значення з переносом на наступні рядки без накладення тексту на інші чарунки. При цьому Excel збільшує висоту рядка, що містить чарунок з додатковими рядками. Щоб установити цей режим, варто включити прапорець Переносити за словами на вкладці Вирівнювання команди Клітинки меню Формат.

Іноді потрібно ввести число зі знаком «+» перед ним. При простому наборі «плюс число» Excel сприйме введене значення як числове, і знак «+» опустить. Щоб змусити Excel звертатися зі спеціальними символами, як зі звичайними, потрібно ввести числовий текст. Числовий текст може складатися з тексту й чисел або тільки із чисел. Якщо значення, що вводить в чарунок, буде складатися з тексту й чисел, воно буде інтерпретуватися як текстове. Для того щоб створити текстове значення, що складається цілком із числових символів, варто почати введення з апострофа або ввести спочатку знак рівності, а потім значення, укладене в лапки. Знак рівності з лапками або апостроф з'являються в рядку формул, але не виводяться в клітинках. У той час як числові значення за замовчуванням вирівнюються по правому краю, числовий текст, як і звичайний, вирівнюється по лівому.

В Excel дата й час доби інтерпретуються як числа. Основною одиницею виміру часу в Excel є доба. Вони представляються послідовними десятковими значеннями від 1 до 65380. Базова дата, що представляє десятковим числом 1, - це неділя, 1 січня 1900 р. Максимальне десяткове значення дати ; 65380 представляє 31 грудня 2078 року. При уведенні дати р Excel зберігає її у вигляді десяткового значення, що дорівнює кількості днів між заданою й базовою датою. Час доби - це десятковий дріб, що представляє частину доби між їхнім початком (12:00 ночі) і заданим часом. Наприклад, 12:00 дня представляється значенням 0,5.

Зовнішнє подання в клітинках робочого аркуша залежить від формату, призначеного клітинки. У форматах дати й часу використаються наступні роздільники: «.», «/ », « - » - для дати; «> - для часу.

При уведенні дати між 1920 й 2010 р. можна вказувати тільки дві останні цифри року. При уведенні дати поза цим діапазоном рік потрібно записувати повністю.

Щоб увести поточний час в чарунок або у формулу, варто одночасно нажати клавіші Ctrl, Shift й «:». Для введення поточної дати в чарунок або формулу варто одночасно нажати клавіші Ctrl й «;».

При уведенні дати й часу немає розходжень між рядковими й прописними буквами. При використанні 12-годинного формату після введення часу через пробіл варто ввести АМ (А) - для введення часу до полудня й РМ (Р) - для введення часу після полудня. Наприклад, 3:00 РМ означає 15:00. Дату й час можна ввести в одну чарунку. Тоді їх варто розділити пробілом.

Дані типу дати й часу доби можуть брати участь в обчисленнях (додавання, вирахування), а також входити до складу формул у вигляді тексту (тоді їх необхідно укласти в подвійні лапки).