29. Языковые формулы официальных документов.

Унификация документов – заключается в установление единообразовании состава и формы документов.

Один из способов сокращения объема документов заключается в уплотнении информации за счет четкого языка: максимум определенной информации в минимуме слов. Процесс составления официально - деловых бумаг - соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Типовой текст – текст-шаблон, используют в качестве примера для создания нового документа – типизация документов.

Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:1) личные,2) директивные и распорядительные,3) административно-организационные,4) информационно-справочные,5) деловые письма,6) финансовые и учетные документы

Образец заявления. Заявление включает:1. Наименование адресата и автора заявления. Если наименование адресата представляет собой название должностного лица, то оно ставится в дательном падеже, или это название организации - в винительном. Фамилия, имя и отчество заявителя помещаются под адресатом, с предлогом от или без него.2. В центре страницы с заглавной буквы помещается слово Заявление, написанное с заглавной буквы без точки в конце слова.3. Текст заявления пишется с красной строки.4. Дата ставится слева, подпись - справа. При составлении текста заявления используются следующие клишированные формы:1) для выражения просьбы: Прошу + инфинитив; Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что?2) для ввода аргументации: Ввиду того, что....; В связи с тем, что.... Автобиография пишется в свободной форме с соблюдением последовательности сведений:1) Фамилия, имя, отчество; 2) Дата рождения; 3) Место рождения ;4) Учеба;5) Работа;6) Занятие в настоящее время;7) Краткие сведения о членах семьи;8) Дата, подпись. Образец-схема делового письма включает следующие пункты:1) реквизиты;2) заголовок к тексту;3) текст;4) подпись,5) отметка о наличии приложения;6) отметка о направлении копии в другие адреса

30. Требования к языку и стилю документов.

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату.

Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) – после него.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.