Charakterizujte význam komponenty workflow

Cílem workflow je automatizace řízení průběhů procesu, koordinace všech činností procesu.

Co je obsahem podpisového řádu 51

Je organizační normou a stanoví: vymezení pravomocí a odpovědnosti zaměstnance při podepisování dokumentace. Závazná pravidla pro způsob podepisování dokumentů ve vnitřních a vnějších vztazích podniku. Způsob vedení evidence podpisových vzorů.

Jaké jsou základní požadavky na skartaci dokumentů 55

Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartující subjekt zašle příslušnému archivu skartační návrh, který obsahuje označení původce dokumentů, seznam navržených dokumentů, jejich počet a ročník vzniku. Původce sestaví skartační komisi. Zaměstnanec archivu provede odborné archivní posouzení skartačního návrhu. Při skartačním řízení se dokumenty roztřídí podle dokumentární cennosti na archiválie a spisy k likvidaci. Označí se skartačními znaky A archiválie k trvalému uložení, V výběr k dodatečnému posouzení, S skart. Dokument je označen skartační lhůtou. Je proveden protokol o provedeném skartačním řízení.

Charakterizujte správní delikty 56

jsou to veřejnoprávní delikty, které projednávají správní úřady. Jsou to přestupky, dopustit se mohou pouze FO. Zákon uvádí, že se jedná o přestupek. Řeší se v režimu správního řáda a zákona o přestupcích. A tzv. jiné správní delikty, kterých se mohou dopustit PO i FO, u nich zákon uvádí pouze uložení sankce bez uvedení slova přestupek. Projednání řeší pouze správní řád. Mnohonásobně vyšší sankce.

Co zahrnují dokumenty rozhodovacího procesu 63

Plán porad a jednání sestavený na stanovené období. Zápis odborných porad a jednání.

Plán porad – Bussines Inteligence, využívání pracovních panelů, užití reportingů, stanovení struktury řešených problémů, stanovení priority rozhodovacích problémů. Zápis – přesná charakteristika rozhodovacích procedur a rozhodnutí, určení postupu realizace a časové vymezení, určení návaznosti rozhodnutí

Jaké jsou přínosy řízené dokumentace jednání a porad

Odstranění manuální administrativy, centralizovanou a přehlednou evidenci porad v el. podobě, rychlou distribuci informací odpovědným osobám, automatickou kontrolu termínů úkolů, rychlý přístup k dokumentům.

Lze využít systém pro správu dokumentů DMS.

Jak musí být označeny obchodní listiny

Údaj o firmě, jméno nebo název, sídlo nebo místo podnikání a identifikační číslo, zapsaní v OR údaj o zápisu, včetně spisové značky, nezapsaní údaj o zápisu do jiné evidence

Jaké jsou cíle řízení obchodní korespondence

Podpora obchodu cílenou komunikací, vyjádření zájmu o zákazníka, snížení možného rizika vnímaného zákazníkem, vytvoření účinné komunikace

Jaké jsou náležitosti obchodních smluv

číslo smlouvy, smluvní strany, předmět smlouvy a čas plnění, cenové a platové podmínky, dodací podmínky, závěrečná ujednání

Co zahrnuje správa smluv

Zahrnuje evidenci a správu smluv. Lze využít elektronický systém DMS, který sjednotí úložiště všech smluv, zlepší vyhledávání ve smlouvách a sledovat platnost smluv. Mezi vlastnosti patří workfow připomínkového a schvalovacího procesu smluv, elektronizace smluv, jejich bezpečné úložiště, řízení přístupových práv, rychlé a jednoduché vyhledávání.

Charakterizujte dokument faktura

Je účet za provedenou práci nebo dodané zboží. Popis toho za co se má platit, způsob platby a datum splatnosti. Musí mít další náležitosti jako obchodní listiny. Náležitosti nepřímo určují zákony, obchodní zákoník a zákon o účetnictví, dle kterého je faktura účetní doklad. Faktura u neplátce DPH nemá povahu daňového dokladu, pouze účet za práci nebo zboží.

Základní principy DMS 72

je to systém pro správu dokumentů, jeho principem je možnost efektivního spravování jakéhokoli dokumentu nebo informace, možnost vazeb na další dokumenty, poskytuje účelné funkce pro práci s dokumenty. PŘÍNOSY DMS: zefektivnění a zrychlení práce s dokumenty, operativní dostupnost dokumentů, rychlé vyhledání dokumentu, přehled o změnách v dokumentech. Fce: org. dokumentů do přehledné infrastruktury, automatická tvorba a řízení verzí a revizí dokumentů, podpora práce více uživatelů s jedním dokumentem, efektivní vyhledávání dokumentů, podpora vytváření standardizovaných dokumentů, vytváření dynamických pohledů na dokumety.

Dokumenty personálního procesu 73

Dokumenty o výběru zaměstnance( požadavky na místo a zaměstnance, způsob získávání, protokol o průběhu řízení), o vzniku pracovního poměru(pracovní smlouva, jmenování), dokumenty po dobu trvání pracovního poměru (změny pracovních podmínek, školení, hodnocení, dohody o hmotné odpovědnosti) o skončení pp – rozvázání pp dohodou, výpovědí, zrušení pp, ve zk.d., uplynutím doby.

Dokumenty kontrolního procesu 81

Systém řízení kontrolního procesu: kontrolní řád organizace, směrnice pro řízení kontrolní činnosti, plán kontrolní činnosti. Výsledky kontrolní akce: protokol o provedené kontrole, zpráva o PK. Vzniknou-li výhrady: námitky proti protokolu, rozhodnutí o NPP. Přijetí opravných opatření: příkaz ředitele k odstranění nedostatků, stanovení opatření k odstranění nedostatků zjištěných kontrolou