2.2.Управление стоимостью проекта

Основные принципы управления стоимостью проекта

Стоимость проекта определяется совокупностью стоимостей ресурсов проекта, стоимостями и временем выполнения работ проекта.

Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета.

Управление стоимостью проекта включает следующие процессы:

1. оценка стоимости проекта;

2. бюджетирование проекта, т.е. установление целевых показателей затрат на реализацию проекта;

3. контроль стоимости проекта, постоянной оценки фактических затрат, сравнения с ранее запланированными в бюджете и выработки мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.

Основным документом, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, является бюджет.

Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит его затратная составляющая, которую принято называть сметой проекта.

Смета проекта - документ, содержащий обоснование и расчет стоимости проекта (контракта), обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен.

Управление стоимостью осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта (рис.).

Распределение стоимости проекта в течение его жизненного цикла неравномерно и обычно имеет структуру.

Оценка стоимости проекта

В зависимости от этапа жизненного цикла проекта и целей оценки применяют различные виды и методы оценки стоимости проекта (табл.).

Оценка стоимости начинается с определения структуры ресурсов и работ проекта.

Стоимость проекта определяется ресурсами, необходимыми для выполнения работ, в т.ч.:

1. оборудование (покупка, взятие в аренду, лизинг);

2. приспособления, устройства и производственные мощности;

3. рабочий труд (штатные сотрудники, нанятые по контракту);

4. расходные товары (канцелярские принадлежности и т.д.);

5. материалы;

6. обучение, семинары, конференции;

7. субконтракты;

8. перевозки и т.д.

Все затраты можно классифицировать как:

1. прямые и накладные расходы;

2. повторяющиеся и единовременные (например, ежемесячные платежи за использование производственных мощностей - повторяющиеся затраты, закупка комплекта оборудования - единовременные затраты);

3. постоянные и переменные по признаку зависимости от объема работ;

4. плата за сверхурочное рабочее время.

Техника оценки затрат проекта может включать 13 шагов:

1) определение потребностей работы в ресурсах;

2) разработка сетевой модели;

3) разработка структуры разбиения работ (СРР);

4) оценка затрат в разрезе СРР;

5) обсуждение СРР с каждым из функциональных управляющих;

6) выработка основного направления действий;

7) оценка затрат для каждого элемента СРР;

8) согласование базовых затрат с высшим уровнем управления;

9) обсуждение с функциональными управляющими потребности в персонале;

10) разработка схемы линейной ответственности;

11) разработка детальных графиков;

12) формирование суммарного отчета по затратам;

13) включение результатов оценки затрат в документы проекта.

Оценка стоимости проекта по сути является оценкой всех затрат, необходимых для успешной и полной реализации проекта. Эти затраты могут иметь различные представления:

• обязательства возникают, например, при заказе каких-либо товаров или услуг заблаговременно до момента их использования в проекте. В результате выставляются счета, оплата по которым может производиться либо в момент готовности товаров к поставке, либо в момент их получения, либо согласно принятой в организации политике оплат. В любом случае при заказе бюджет уменьшается на сумму этого заказа;

• бюджетные затраты характеризуют расходы, планируемые при производстве работ;

• фактические затраты отражают расходы, возникающие при выполнении работ проекта, либо в момент выплаты денежных средств.

Бюджетирование проекта

Под бюджетированием понимается определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное (утвержденное) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре. Бюджет может быть сформирован как в рамках традиционного бухгалтерского плана счетов, так и с использованием специально разработанного плана счетов управленческого учета.

На разных стадиях проекта разрабатываются различные виды бюджетов.

Бюджет может составляться в виде:

• календарных план-графиков затрат;

• матрицы распределения расходов;

• столбчатых диаграмм затрат;

• столбчатых диаграмм кумулятивных (нарастающим итогом) затрат;

• линейных диаграмм распределенных во времени кумулятивных затрат;

• круговых диаграмм структуры расходов.

Методы контроля стоимости проекта

Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов, обуславливающих отклонения от ранее запланированного бюджета и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения отрицательных аспектов и увеличения позитивных последствий изменения стоимости проекта.

Контроль стоимости проекта включает:

• мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;

• управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;

• предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;

• информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.