4.1 Выбор ключа таблицы

В главной таблице связи должен быть определен ключ. Access считает таблицы, у которых не определен ключ, подозрительными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется диа­логовое окно. сообщающее о том. что ключ таблицы не определен. В связанных таблицах также можно определить ключ. Это поможет избежать появления в таблице повторяющихся данных.

Ключ таблицы можно задать по значению нескольких полей. Ключ таблицы "Персональные ме­роприятия". не допускающий повторяющихся записей, необходимо задавать по значению нескольких полей, поскольку в эту таблицу могут быть добавлены сведения о нескольких мероприятиях, от­носящихся к одному сотруднику и запланированных на один и тот же день. Если принять правило, не позволяющее добавлять в таблицу сведения о нескольких мероприятиях одного типа, запланированных на один и тот же день, то ключ таблицы можно создать по полям "КодСотрудника", "Тип Мероприятия" и "ДатаПлан". При определении ключа таблицы Access автоматически индексирует таблицу по значе­нию ключа.

Чтобы определить ключ таблицы "Персональные мероприятия" и проиндексировать ее по значе­нию ключа:

1. Откройте таблицу "Персональные мероприятия" в режиме конструктора.

2. Выделите поле "КодСотрудника". нажав на кнопку выделения поля в левой части бланка структуры таблицы.

3. Нажмите клавишу <Ctrl> и удерживая ее нажатой, выделите поле "ТипМероприятия". Этот способ является общим способом выделения нескольких элементов в бланках и таблицах Access.

4. Нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, выделите поле "ДатаПлан".

Если по ошибке были выделены другие поля таблицы, то, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. нажмите кнопку выделения ненужного поля, чтобы снять выделение.

5. Нажмите кнопку "Ключевое поле" (Primary Key) на панели инструментов. Слева от каждого из выде­ленных полей появится маркер ключевого поля, информирующий о том. что поле включено в ключ таб­лицы.

5. Чтобы определить последовательность, в которой выделенные поля входят в ключ, нажмите кнопку "Индексы" (Indexes) на панели инструментов. Появится окно "Индексы".

Теперь в таблице "Персональные мероприятия" определен ключи таблица проиндексирована по его зна­чению.

4.2 Индексирование таблицы.

Хотя Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таблицы, по которым она проиндексирована. Чтобы проиндексировать таблицу "Персональные мероприятия" по значению поля "ДатаФакт" и создать составной индекс по значениям полей "ТипМеро­приятия" и "ДатаПлан":

1. Выделите поле "ДатаФакт". нажав на кнопку выделения поля в левой части бланка структуры табли­цы.

2. Сделайте активным свойство "Индексированное поле" (Indexed) в нижней части окна конструктора.

3. Раскройте список "Индексированное поле", щелкнув по кнопке со стрелкой вниз или нажав клавишу <F4>.

4. Поле "ДатаФакт" может содержать повторяющиеся данные, поэтому в списке нужно выбрать значение "Да (Допускаются совпадения)" С помощью только что описанного метода можно проиндексировагь таблицу только по значению одного поля.

5. Если окно "Индексы" не открыто, то нажмите кнопку "Индексы" на панели инструментов. В окне "Ин­дексы" выводятся все индексы таблицы. Чтобы создать составной индекс, введите Тип/Дата в столбце "Индекс" (Index Name) и выберите поля "ТипМероприятия" и "ДатаПлан" в раскрывающихся списках столбца "Имя поля" (Field Name).

6. Перейдите в режим таблицы, нажав кнопку "Режим таблицы". Появится диалоговое окно, сообщаю­щее о том. что структура таблицы была изменена. Подтвердите сохранение структуры таблицы, нажав кнопку "Да".

Теперь таблица "Персональные мероприятия" имеет три индекса: индекс, который был создан по значению ключа, простой индекс по значению поля "ДатаФакт" и составной по значениям полей "Тип-Мероприятия" и "ДатаПлан".