Лабораторная работа № 3 Сортировка, поиск и фильтрация данных в таблицах

Access предоставляет простые и удобные средства сортировки и филь­трации данных в таблице. Эти средства позволяют изменить представление данных таблицы в режиме таблицы в соответствии с некоторыми крите­риями.

В состав Access входят также средства поиска и замены, которые позво­ляют найти запись по определенному значению поля, и затем, в случае необходимости, изменить это значение. Средства поиска очень удобно применять при работе с большими таблицами. Поиск и замена содержимого записей часто используются при импорте данных в таблицы Access.

Средства сортировки, фильтрации, поиска и замены данных реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ.

Знакомство с возможностями использования средств фильтрации, поиска и сортировки данных в таблицах.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ.

Рассмотреть вопросы, связанные с возможностями поиска и сортировки данных. Ознакомиться со следующими разделами Справочной системы ACCESS:

• Поиск и замена данных;

• Поиск данных с помощью фильтра;

• Сортировка данных в таблицах.

ЛАБОРАТОРНЫЕ ЗАДАНИЯ.

1. Показ и скрытие столбцов таблицы.

2. Сортировка таблицы по значению одного или нескольких полей.

3. Поиск записей по значению поля.

4. Поиск и замена значений полей таблицы.

5. Использование обычного фильтра и фильтра по выделенному фраг­менту.

6. Настройка режима "Таблица в режиме таблицы" .

7. Экспорт отсортированных и отфильтрованных данных.

Закрепление столбцов таблицы.

Если записи таблицы, которую нужно отсортировать, содержат больше полей, чем помещается в окне таблицы, то для облегчения просмотра можно закрепить некоторые столбцы таблицы. Закрепленные столбцы таблицы всегда остаются видны. При горизонтальной прокрутке таблицы прокручиваются только незакрепленные поля. Чтобы закрепить столбцы "КодКлиента" и "Название" таблицы "Клиенты":

1. Откройте таблицу "Клиенты" в режиме таблицы.

2. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке выделения поля "КодКлиента" .

3. Нажмите клавишу <Shift> и, удерживая её нажатой, щёлкните левой

кнопкой мыши по кнопке выделения поля "Название".

4. Выберите команду "Формат, Закрепить столбцы" (Format, Freeze Columns). Раздели­тельная линия между закрепленными и незакрепленными столбцами таб­лицы станет черной, а не светло-серой.

Сортировка таблицы по значению одного поля.

Почтовый список рассылки принято сортировать по почтовому индексу. Такая практика применяется в России и других странах, где ис­пользуются почтовые индексы. Чтобы отсортировать таблицу "Клиенты" по значению поля "Индекс":

Выделите поле "Индекс", щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.

Выберите команду "Записи, Сортировка, По возрастанию" (Records, Sort, Ascending) и нажмите кнопку "Сортировка по возрастанию" (Son Ascending) на панели инструментов.

Таблица будет быстро отсортирована.

Операция сортировки таблицы эквивалентна выполнению следующего оператора языка SQL:

SELECT * FROM Customers ORDER BY [Postal Code]

Сортировка таблицы по значению нескольких полей

В разных странах и даже регионах стран действуют различные форматы почто­вых индексов. Поэтому при создании списка рассылки нужно использовать сортировку таблицы по значениям полей "Страна" и "Индекс". Чтобы про­извести сортировку таблицы по значению нескольких полей, нужно выде­лить эти поля. По умолчанию Access устанавливает приоритеты сорти­ровки слева направо, т. е. сначала таблица сортируется по значению самого левого выделенного поля, затем по значению следующего поля и т. д. Изме­нить приоритеты сортировки можно двумя способами: изменить порядок следования полей в таблице или указать порядок сортировки в окне расши­ренного фильтра. Чтобы произ­вести сортировку таблицы по значению нескольких полей:

1. Выделите поле "Страна", щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.

2. Укажите мышью на заголовок поля "Страна", нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите поле "Страна" левее поля "Индекс". Отпустите левую кнопку мыши.

3. Нажмите клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, щелкните по заго­ловку поля "Индекс" левой кнопкой мыши. Поля "Страна" и "Индекс" будут выделены.

4. Выберите команду "Записи, Сортировка, По возрастанию" нажмите кнопку "Сортировка по возрастанию" на панели инструментов.