Тема 11. Функции менеджмента

Функции менеджмента – это относительно самостоятельные однородные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности, объективно необходимые для реализации целей системы управления. Для того, чтобы считаться таковой, функция менеджмента должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.

1. Планирование – функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели предприятия и что должны делать члены предприятия для достижения поставленной цели. Составление плана рассматривается как начальный этап процесса управления.

Функция планирования призвана ответить на три основных вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время?

Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация (оценить ее потенциал).

2. Куда мы хотим двигаться?

Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению (желаемое положение организации).

3. Как мы собираемся достигнуть этого?

Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения цели комплекса мероприятий по достижению поставленных целей.

Выделяют пять принципов планирования в организации:

• Принцип единства - предполагает, что планирование должно иметь системный характер, обеспечивать взаимосвязь и одновременность планов всех структурных единиц.

• Принцип непрерывности – процесс планирования должен осуществляться постоянно, в рамках установленного цикла, разработанные планы должны приходить на смену друг другу.

• Принцип гибкости – заключается в придании плану и процессу планирования способности иметь свою направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.

• Принцип точности – планы должны быть конкретизированы и детализированы в той степени, в какой позволяют внешние и внутренние условия деятельности фирмы.

Выделяют следующие типы планирования:

1. В зависимости от горизонта планирования:

1. долгосрочное планирование (от 6 до 25 лет);

2. среднесрочное планирование (3-5 лет);

3. краткосрочное планирование (1-2 года).

2. В зависимости от значения в процессе плановой деятельности:

1. стратегическое планирование (3-5 лет) – определение наиболее эффективных направлений деятельности и развития организации, обеспечивающих достижение намеченных долгосрочных ориентиров;

2. тактическое планирование (1 год) – выработка решений о распределении ресурсов предприятия ля решения стратегических целей;

3. оперативное планирование – планирование отдельных технологических операций в общей системе планирования в пределах года.

Основные задачи планирования деятельности организации:

• выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов и анализа альтернативных вариантов;

• обеспечение устойчивости планирования деятельности организации, формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций;

• комплексное обеспечение формирования плана;

• формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение плана;

• координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

• стимулирование в выполнении плана.

План – это документ, содержащий:

1. показатели работы на будущее (сроки и очередность выполнения работ);

2. распределение ресурсов (финансовых, материальных, трудовых и временных);

3. предписание действий, используемых для:

- установления ответственности;

- контроля исполнения;

- оценки результатов;

- поощрения и наказания.

2. Организация – это целенаправленный процесс взаимодействия работников и подразделений для достижения поставленных целей. Реализация этой функции включает определение трудовых заданий, выдачу их членам организации, делегирование им соответствующих полномочий, проектирование структур и подразделений.

К задачам организации как функции управления относятся:

• деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;

• формирование организационной структуры, налаживание взаимодействий ее элементов, создание условий для формирования определенной организационной культуры;

• организация выполнения принятых решений;

• текущая организация производственного, торгового и иных процессов обеспечения деятельности организации всеми видами ресурсов;

• преобразование (реорганизация) системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция и т.д.);

Большое значение также имеет рациональная организация управленческих процессов. Процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие, при этом в качестве предметов труда выступают управленческие решения, информация, документы. Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются: пропорциональность, непрерывность, наличие целей, эластичность действий, устойчивость, разделение на операции труда, соблюдение норм управляемости, делегирование обязанностей и полномочий, параллельность, ритмичность, концентрация однородных предметов труда в одном месте, гибкость процесса.

3. Мотивация – это совокупность внутренних движущих стимулов, побудительных мотивов, которыми люди руководствуются в своих действиях. Это процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

Процесс управления поведением человека (коррекция поведения) через использование мотивации данного работника называется мотивированием.

Мотивация является результатом сложной совокупности потребностей. Для того чтобы мотивировать работников руководителю следует определить их потребности. Методы управленческой мотивации можно разделить на методы экономического, социального, психологического, властного, социально-психологического и морального мотивирования. Методы экономической мотивации: заработная плата, премии, проценты, доплаты и надбавки, участие в прибылях и т.д. Методы социальной мотивации: общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление. Методы психологической мотивации: ощущение собственной значимости, безразличие, ненужность и т.д. Методы властной мотивации: повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий, делегирование и т.д. Социально-психологические методы: повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая, управленческая и профессиональная этика. Методы моральной мотивации: личное или публичное признание, похвала, критика.

4. Контроль – данная функция устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей в запланированном, выявляет отклонения и их причины. Другими словами, это функция обратной связи в процессе управления. Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные.

Контроль можно квалифицировать:

1. По объектам контроля (предмет труда, средства производства, условия труда, документы и т.д.);

2. По исполнителям;

3. По принимаемому решению;

4. По возможности дальнейшего использования объектов контроля;

5. По признаку открытости (уровень информированности коллектива);

6. По масштабу;

7. По методике проведения;

8. По способу получения, обработки информации (с использованием технических средств или нет);

9. По степени формализации (формальный (или официальный) и неформальный);

10. По степени мотивационной значимости;

11. По объектам выполняемых операций (однофункциональных и многофункциональных);

12. По характеру (непрерывный и периодический);

13. По степени охвата объектов контроля (сплошной и выборочный);

14. По режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормальный и т.д.);

15. По времени контроля (регулярный, разовый);

Контроль также подразделяется на текущий и заключительный. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, носит название текущего, его задача – оперативное выявление и своевременное устранение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена, при этом полученные результаты сравниваются с запланированными. Целью данного контроля является оценка выполненных работ, в том числе выявление недостатков и упущений.

Выделяют следующие основные принципы , которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля:

• ориентация на результаты;

• простота контроля;

• своевременность контроля;

• адекватность контроля, контролируемой деятельности;

• гибкость контроля;

• стратегическая направленность контроля;

• открытость контроля;

• экономичность контроля;

• эффективность контроля.

Советы по проведению контроля:

1. не контролируйте только «любимые» участки;

2. не контролируйте из недоверия;

3. скрытый контроль, преступный метод контроля;

4. контроль и неформальность необходимы при хороших результатах работы;

5. контроль должен осуществляться по принципам консультация и помощь, а не выявление и наказание;

6. позитивные персональные результаты контроля оглашаются прилюдно, негативные – наедине.

Контроль обычно выполняется в четыре этапа. На первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы. На втором этапе путем сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На третьем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами. На четвертом этапе определяется, какие действия необходимо предпринять с целью повышения эффективности контроля и снижения его отрицательного влияния на работников.

Рекомендуется:

• устанавливать обоснованные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

• обсуждать с работниками ожидаемые результаты;

• устанавливать жесткие, но достигаемые результаты;

• избегать лишнего контроля;

• поощрять за достижение стандартов.

Главные инструменты выполнения функций контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, а также норм и нормативов. Контроль должен проводиться в организации на систематической основе, цели и сроки контроля должны быть известны работникам. Результатами контроля могут быть корректировка выбранной стратегии через соответствующие управленческие решения.

5. Координация – это функция, призванная обеспечить согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления. Главная задача координации – обеспечение взаимодействий и согласованности в работе всех подразделений и звеньев организации (по горизонтали и по вертикали) путем установления рациональных связей (коммуникаций между ними). Характер данных связей может быть различным, т.к. зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения данной функции могут использоваться как документальные источники (отчеты, доклады, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникших проблем на различных совещаниях, семинарах, собраниях, конференциях и т.д.

Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонение от нормального хода работ в организации. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между различными подразделениями и подсистемами организации.

Координация предполагает:

• обеспечение единства и согласованности функций процесса управления (планирование, организация, мотивация, контроль);

• обеспечение согласованности между отдельными руководителями и их сотрудниками;

• согласование сроков выполнения различных работ;

• обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации с субъектами внешней среды и с деловыми партнерами;

• коллективную разработку и согласование исполнительным директором компании основных параметров проекта ее бюджета;

• оптимальное разделение труда;

• распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками и исполнителями на всех уровнях;

• устранение отклонения системы управления от данных параметров.

Координацию можно разделить на несколько видов:

1. превентивная (когда прогнозируются проблемы, трудности, пути их преодоления и принимаются адекватные меры);

2. устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев в системе, после того, как они произошли;

3. регулирующая – предназначена для поддержания системы управления и производства в установленных пределах;

4. стимулирующая – повышающая эффективность функционирования систем управления и производства.

Координацию в организации сопровождают два типа процедур:

- непосредственное руководство деятельности в виде распоряжений, приказов, директив;

- действия по созданию системы норм и правил, касающихся деятельности организации.

Деятельность по координации осуществляется посредством совещаний, контактов между руководителями, сотрудниками, проведение согласований, правил и графиков, внесение в них корректив, увязки работы исполнителей в процессе выполнения производственных решений.