1. Поняття про документ, його ознаки, функції і класифікація.
Основним елементом справочинства є документ.
Слово “документ” походить з латині, в його основі лежить латинське слово “dосео” – “пояснювати, викладати справу”; лат. “documentum”означає “зразок”, “взірець”, “свідоцтво”, “доказ”. Вважають, що це слово прийшло до нас з Росії, а там, у свою чергу, з’явилося за часів Петра II (кін. 17 – поч. 18 ст.), котрий віддавав перевагу усьому іноземному. Спочатку воно позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось і мали юридичну силу.
У сучасній українській мові слово “документ” має кілька значень:
1. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось (акт, протокол, заповіт, доручення).
2. Матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі і часі (файл, фотоплівка, перфокарта).
3. Історично достовірні писемні джерела (грамота, акт, малюнок).
У світовій практиці документ визначається як запис інформації, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Відповідно до світових стандартів інформація може бути записана не лише за допомогою знакового письма, а й зображення, звуку тощо. На основі цього документами можна вважати всі матеріальні об’єкти, які використовуються для передачі інформації у суспільстві.
За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа”:
документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідну до чинного законодавства юридичну силу.
З цього визначення випливають основні ознаки документа:
наявність інформації;
стабільна матеріальна форма;
функціональна призначеність для передавання інформації у просторі і часі.
Таким чином, документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована, тобто має двоєдину природу. Відсутність будь-якої з двох складових знищує документ загалом.
Документи мають загальні та спеціальні функції.
Загальні функції:
інформаційна (документ створюється для зберігання інформації);
соціальна (документ – соціально значущий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу, його поява зумовлена цією потребою);
комунікативна (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);
культурна (документ закріплює і передає культурні традиції, відображає рівень наукового і технічного розвитку суспільства).
Спеціальні функції
управлінська (документ є інструментом управління; ця функція виявляється, насамперед, в управлінських документів);
правова (документ має юридичну силу, є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві (законодавчі акти); будь-який документ може бути використаний як судовий доказ);
історична (це джерело історії, матеріальне підтвердження певних подій тощо; цю функцію документи виконують тоді, коли вони виконали свої оперативні функції і надійшли до архіву на зберігання).
Класифікація документів – поділ документів на класи за певними ознаками подібності та відмінності і формування на цій основі справ.
Виокремлюють певні системи документації та документування.
Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення. Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Є специфічні (галузеві) документаційні системи, що відтворюють специфіку різних сфер діяльності суспільства: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо. Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.
Класифікація документів має не лише теоретичне, а й практичне значення: підвищує оперативність роботи з документами, сприяє економії праці, забезпечує швидкий пошук документів у поточному діловодстві, сприяє розмежуванню функцій виконавців і структурних підрозділів служби діловодства, забезпечує здійснення контролю над ними.
Документи класифікують за такими ознаками:
За найменуванням: рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика, звіт, акт тощо.
За походженням:
службові (офіційні) – створюються підприємствами, організаціями та службовими особами, що їх представляють, і торкаються інтересів підприємств та організацій;
особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності і стосуються конкретної особи.
За способом фіксації інформації:
письмові (рукописні, машинописні);
графічні (зображення об’єктів передається за допомогою ліній, штрихів, світлотіні; це креслення, графіки, малюнки, карти, схеми, плани; вони цінні своєю ілюстративністю);
фото-, кінодокументи (створені способами фотографування та кінематографії; на них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко або й неможливо);
фонодокументи (створюються за допомогою систем звукозапису; широко використовуються для протоколювання зборів, нарад, засідань).
За технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом.
За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
За місцем складання:
внутрішні (створені у певній організації, не виходять за її межі, мають чинність лише всередині цієї організації);
зовнішні (надійшли з інших організацій чи від громадян).
За напрямом:
вхідні (створені за межами організації і надійшли в організацію);
вихідні (створені в організації, але використовуються за її межами).
За джерелами виникнення:
первинні (характеризують стан підприємства (наприклад, статистична звітність));
вторинні (утворені на основі аналізу та узагальнення первинних документів).
За складністю:
прості (односкладні) – відображають одне питання;
складні – містять у собі два або більше питань.
За спеціалізацією:
загальні (з адміністративних питань);
спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин).
За призначенням:
організаційно-розпорядчі (документи для оперативного управління організацією: вказівки, інструкції, накази, положення, постанови);
довідково-інформаційні (в яких міститься певна інформація про факти, події, явища: довідки, протоколи, акти, телеграми, доповіді);
фінансово-розрахункові та облікові (відображають господарську діяльність підприємства: акти ревізії, платіжні відомості);
господарсько-договірні (договори, контракти, трудові угоди);
документи з особового складу (мають інформаційний характер про особовий склад установи, ведуться відділом кадрів: особові листки з обліку кадрів, трудові книжки);
особисті офіційні документи (автобіографії, заповіти, розписки, скарги);
посвідкові (засвідчувальні) (засвідчують щось: паспорт, довідка, диплом, свідоцтво).